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5 atividades feitas pela sua recepcionista que você pode automatizar!

A tecnologia tem auxiliado em inúmeras demandas, especialmente na gestão de consultórios e na automação.

A boa notícia é que existem várias tarefas rotineiras que você poderá automatizar, principalmente aquelas que não exigem envolvimento humano.

Que tal dar mais agilidade à sua gestão e transformar os resultados do seu consultório? Continue a leitura e saiba mais sobre a automação de tarefas!

O que é automação de tarefas e quais as vantagens dessa prática?

A automação de tarefas consiste no uso de tecnologia para realizar tarefas repetitivas que não necessitam da intervenção humana. A ideia é transformar as tarefas manuais em ações executadas por softwares.

Na hora de identificar quais processos podem ser automatizados, é importante fazer alguns questionamentos, como:

  • As atividades são repetitivas?
  • Elas obedecem regras claras e bem padronizadas?
  • Qual é a sua importância para o valor final do produto?

A partir dessa análise é fácil identificar uma série de tarefas burocráticas e rotineiras que podem ser automatizadas.

Vantagens

O principal objetivo da automatização é reduzir a execução humana de tarefas operacionais. Dessa forma, você e a sua equipe poderão se dedicar a questões estratégicas.

Algumas das vantagens que a automação de tarefas traz são:

  • redução das falhas e erros;
  • redução de custos;
  • aumento da produtividade;
  • integração das áreas;
  • ganho de agilidade;
  • centralização de informações;
  • monitoramento constante;
  • indicadores de desempenho;
  • melhoria dos resultados.

Quais atividades posso automatizar no meu consultório?

Já está convencido de que a automação é uma boa ideia? Veja algumas tarefas rotineiras realizadas pela sua recepcionista que podem ser automatizadas.

#1- Backup de dados

Realizar o backup de forma manual é algo que toma tempo e nem sempre é eficiente. Afinal, a sua secretária pode acabar se esquecendo dessa tarefa importante e, com isso, colocar em risco as informações do seu consultório ou dos seus pacientes.

Com a automatização, os softwares realizam o backup de dados automaticamente, salvando essas informações na nuvem. Assim você poderá ter acesso a arquivos completos e atualizados, mesmo se algo der errado com as máquinas da sua clínica.

Essa é também é uma boa solução para os prontuários e fichas odontológicas, já que, por lei, é obrigatório o armazenamento das informações dos pacientes por, no mínimo, 5 anos.

#2- Contabilidade

Todo dentista e profissional de saúde sabe o quanto a contabilidade é uma preocupação constante. São inúmeros documentos, notas e outros itens que precisam ser arquivados ou enviados ao escritório de contabilidade.

E, novamente, realizar essas funções manualmente é algo que toma muito tempo dos seus funcionários. A melhor ideia, nesse caso, é automatizar esse setor, com softwares que avisam quando é hora de realizar o pagamento de funcionários ou fornecedores, gerenciam as faturas e fazem a conciliação dos recebimentos e do lançamento na sua conta bancária.

#3- CRM

Nós já falamos aqui no blog sobre o quanto o CRM é importante para os consultórios de odontologia. Esse software permite gerenciar melhor o relacionamento com os pacientes, aumentando a retenção e o nível de fidelidade.

Ao invés de gerenciar manualmente a sua lista de pacientes, os softwares de CRM fazem isso automaticamente. Eles conseguem analisar e agrupar pacientes com perfis semelhantes, disparar mensagens em datas especiais e enviar promoções de acordo com as preferências das pessoas que você atende.

#4- Redes sociais

As redes sociais são indispensáveis no marketing odontológico – e muitas dessas funções acabam sendo realizadas pela secretária. Já existem programas capazes de automatizar as postagens, deixando-as programadas, sem que você tenha que acessar a rede diariamente para fazer isso de forma manual.

Além disso, muitas soluções conseguem agrupar todas as mídias sociais em um software apenas, o que facilita na hora de gerenciar comentários e analisar suas campanhas.

#5- Agendamento de consultas

Já pensou em automatizar até mesmo o agendamento de consultas? Isso já é possível com os chatbots. Eles são robôs movidos à inteligência artificial, que conseguem conversar com seus pacientes, tirar dúvidas, agendar consultas e realizar uma série de outras tarefas.

Os chatbots podem ser instalados no site do seu consultório ou nas redes sociais e os próprios pacientes conseguem escolher a data e o horário que são melhores para eles, de acordo com o que é disponibilizado pelo profissional.

Esse agendamento é sincronizado direto com a agenda dos dentistas ou profissionais de saúde e atualizado automaticamente, sem a necessidade de nenhuma intervenção humana.

Alguns softwares ainda permitem que os pacientes desmarquem ou remarquem seus horários – e até enviam lembretes aos pacientes, reduzindo o no show.

Neste conteúdo, você viu que a automação de tarefas é uma realidade presente em vários consultórios e que traz uma série de vantagens. Existem várias atividades que podem ser automatizadas, desde o backup de dados até o agendamento.

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