Por Tiago Miranda Costa em Gestão de Clínicas | Postado em 17 de março de 2020
A tecnologia tem auxiliado em inúmeras demandas, especialmente na gestão de consultórios e na automação.
A boa notícia é que existem várias tarefas rotineiras que você poderá automatizar, principalmente aquelas que não exigem envolvimento humano.
Que tal dar mais agilidade à sua gestão e transformar os resultados do seu consultório? Continue a leitura e saiba mais sobre a automação de tarefas!
A automação de tarefas consiste no uso de tecnologia para realizar tarefas repetitivas que não necessitam da intervenção humana. A ideia é transformar as tarefas manuais em ações executadas por softwares.
Na hora de identificar quais processos podem ser automatizados, é importante fazer alguns questionamentos, como:
A partir dessa análise é fácil identificar uma série de tarefas burocráticas e rotineiras que podem ser automatizadas.
O principal objetivo da automatização é reduzir a execução humana de tarefas operacionais. Dessa forma, você e a sua equipe poderão se dedicar a questões estratégicas.
Algumas das vantagens que a automação de tarefas traz são:
Já está convencido de que a automação é uma boa ideia? Veja algumas tarefas rotineiras realizadas pela sua recepcionista que podem ser automatizadas.
Realizar o backup de forma manual é algo que toma tempo e nem sempre é eficiente. Afinal, a sua secretária pode acabar se esquecendo dessa tarefa importante e, com isso, colocar em risco as informações do seu consultório ou dos seus pacientes.
Com a automatização, os softwares realizam o backup de dados automaticamente, salvando essas informações na nuvem. Assim você poderá ter acesso a arquivos completos e atualizados, mesmo se algo der errado com as máquinas da sua clínica.
Essa é também é uma boa solução para os prontuários e fichas odontológicas, já que, por lei, é obrigatório o armazenamento das informações dos pacientes por, no mínimo, 5 anos.
Todo dentista e profissional de saúde sabe o quanto a contabilidade é uma preocupação constante. São inúmeros documentos, notas e outros itens que precisam ser arquivados ou enviados ao escritório de contabilidade.
E, novamente, realizar essas funções manualmente é algo que toma muito tempo dos seus funcionários. A melhor ideia, nesse caso, é automatizar esse setor, com softwares que avisam quando é hora de realizar o pagamento de funcionários ou fornecedores, gerenciam as faturas e fazem a conciliação dos recebimentos e do lançamento na sua conta bancária.
Nós já falamos aqui no blog sobre o quanto o CRM é importante para os consultórios de odontologia. Esse software permite gerenciar melhor o relacionamento com os pacientes, aumentando a retenção e o nível de fidelidade.
Ao invés de gerenciar manualmente a sua lista de pacientes, os softwares de CRM fazem isso automaticamente. Eles conseguem analisar e agrupar pacientes com perfis semelhantes, disparar mensagens em datas especiais e enviar promoções de acordo com as preferências das pessoas que você atende.
As redes sociais são indispensáveis no marketing odontológico – e muitas dessas funções acabam sendo realizadas pela secretária. Já existem programas capazes de automatizar as postagens, deixando-as programadas, sem que você tenha que acessar a rede diariamente para fazer isso de forma manual.
Além disso, muitas soluções conseguem agrupar todas as mídias sociais em um software apenas, o que facilita na hora de gerenciar comentários e analisar suas campanhas.
Já pensou em automatizar até mesmo o agendamento de consultas? Isso já é possível com os chatbots. Eles são robôs movidos à inteligência artificial, que conseguem conversar com seus pacientes, tirar dúvidas, agendar consultas e realizar uma série de outras tarefas.
Os chatbots podem ser instalados no site do seu consultório ou nas redes sociais e os próprios pacientes conseguem escolher a data e o horário que são melhores para eles, de acordo com o que é disponibilizado pelo profissional.
Esse agendamento é sincronizado direto com a agenda dos dentistas ou profissionais de saúde e atualizado automaticamente, sem a necessidade de nenhuma intervenção humana.
Alguns softwares ainda permitem que os pacientes desmarquem ou remarquem seus horários – e até enviam lembretes aos pacientes, reduzindo o no show.
Neste conteúdo, você viu que a automação de tarefas é uma realidade presente em vários consultórios e que traz uma série de vantagens. Existem várias atividades que podem ser automatizadas, desde o backup de dados até o agendamento.
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