Por Tiago Miranda Costa em Gestão de Clínicas | Postado em 2 de janeiro de 2024

[ATUALIZADO 2024] Contabilidade para dentistas: o essencial que você precisa de saber

Ser dentista e empreendedor não é fácil. Mesmo porque são vários os conhecimentos além da prática clínica que precisamos dispor. E um dos que mais preocupam os profissionais é a contabilidade para dentistas.

Afinal, é preciso pensar em meios de reduzir a carga tributária, mas sem sonegá-la ou correr o risco de sofrer sanções e multas do Fisco.

Não tem nem ideia de como realizar a contabilidade do seu consultório?  Veja as dicas e orientações importantes que separamos para você entender tudo sobre contabilidade para dentistas!

5 dicas de contabilidade para dentistas

#Dica 1: Pessoa física x Pessoa jurídica

Quando se é autônomo, é possível atuar, basicamente, de duas formas: como pessoa física ou jurídica, sendo que ambas recolhem tributos.

Para atuar como pessoa física, é essencial manter o livro caixa sempre atualizado, constando todas as despesas do consultório e também as entradas, para poder calcular o faturamento mensal.

A diferença é que, nesse caso, é possível usar as despesas do consultório para abater no Imposto de Renda e o valor do imposto a ser pago varia de 7% a até 27,5%.

No caso da Pessoa Jurídica, o dentista irá constituir firma e terá um CNPJ, o que significa diversos benefícios, como: facilidade na gestão tributária, possibilidade de ser incluído no Simples Nacional (alíquota de imposto de 6%), facilidade de empréstimos e financiamentos empresariais, clínicas a partir de 2 cadeiras podem trabalhar com convênios, redução no imposto sobre funcionários, etc.

Para se tornar mais profissional, a recomendação é optar por atuar como Pessoa Jurídica – mas tudo dependerá de cada caso. Em geral, essa também é a escolha dos profissionais que desejam pagar menos impostos.

#Dica 2: Regime de tributação

Quando falamos em contabilidade para dentistas, a escolha do regime de tributação é uma das dúvidas mais comuns. Ele será adotado por quem atuar como pessoa jurídica e influenciará no valor de imposto pago mensalmente.

Existem, basicamente, 3 possibilidades de contabilidade para dentistas:

• Lucro Real: os tributos são baseados na lucratividade da empresa e a alíquota varia mensalmente. Quando são apurados prejuízos, não há cobrança de imposto. Em geral, é adotado por consultórios com faturamento alto;
• Lucro Presumido: o percentual de tributação é definido pelo governo e é fixo, ou seja, independente se no período apurado o seu consultório teve lucro ou prejuízo. Os percentuais variam de estado e município;
• Simples Nacional: graças à LC 147/14, as clínicas médicas e odontológicas puderam se enquadrar no Simples Nacional. A vantagem é que você pagará todos os impostos em uma só guia. Contudo, fique atento, porque em alguns casos a tributação poderá ser maior do que no Lucro Presumido dependendo do faturamento.

Para escolher o melhor regime, sempre considere o faturamento médio da sua empresa e faça simulações em todas as opções, encontrando a que lhe ofereça menor tributação. E, claro, analise se a sua empresa realmente pode ser enquadrada em determinado regime.

No caso do Simples Nacional, por exemplo, só são permitidas empresas com faturamento anual máximo de R$ 4,8 milhões.

#Dica 3: Obrigações Fiscais e acessórias

Para quem for atuar como PJ, ainda é preciso se atentar às obrigações fiscais, que são:

• escrituração contábil: registro que regula os atos administrativos, pode ser manual ou automatizado;
• emissão de notas fiscais para prestação de serviços: é preciso emitir a NFS-e (Nota Fiscal de Serviço Eletrônico) para os pacientes;
• DMED anual: a sigla refere-se à Declaração de Serviços Médicos e de Saúde e precisa ser feita todos os anos, registrando os serviços prestados no consultório;
• folha de pagamento: registro do pagamento efetuado aos funcionários.

Em relação à emissão das notas fiscais, fique atento ao valor total faturado, pois é necessária a retenção de impostos destacados na nota, além da entrega obrigatória da DEFIS (para os enquadrados no Simples Nacional), DMED (para os enquadrados no Lucro Presumido), Sped Contribuições e Contábil (ECD e ECF) para empresas de Lucro Presumido e Lucro Real.

Além disso, você também terá de se preocupar com as obrigações acessórias – as informações fiscais do seu consultório que precisam ser transmitidas ao governo para atestar as apurações de impostos e demais obrigações realizadas. São elas:

• apuração do DAS (Documento de Arrecadação do Simples Nacional), se for o caso;
• SPED Fiscal ICMS/ IPI;
• SPED Contribuições;
• GIAS (Guia de Informação e Apuração do ICMS);
• DCTFs (Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais);
• DIRF (Declaração do Imposto de Renda retido na Fonte);
• Escrituração das Notas como tomador de Serviço;
• entre outras dependendo do seu consultório.

#Dica 4: Obrigações trabalhistas

Você conta com funcionários no seu consultório? Então terá de se preocupar com as obrigações trabalhistas, ou seja, àquelas relacionadas à contratação de funcionários e ao pró-labore (“salário” dos sócios). Veja em detalhes:

• Pró-labore: sobre o valor pago ao sócio (ou a você mesmo) é preciso reter 11% referente ao INSS. O valor deve ser informado junto com as obrigações acessórias dos demais funcionários;
• Salário e obrigações sociais: retenção do INSS e do FGTS sobre a folha de pagamento;
• Declarações Acessórias: SEFIP, CAGED, RAIS e DIRF;
• Procedimentos de admissão e demissão: precisam seguir o que dita a CLT.

#Dica 5: MEI e Natureza Jurídica

Atenção, porque dentista não pode ser enquadrado como MEI (microempresário individual). Nós já explicamos sobre essa questão aqui no blog.

Como os dentistas possuem atividade regulamentada pelo CFO (Conselho Federal de Odontologia), essa é uma atividade incompatível com a legislação do MEI, cuja finalidade é formalizar as profissões não atendidas por legislação específica.

Nesse caso, é preciso pensar em outras alternativas em relação à natureza jurídica, como:

• Microempresa: destinada à empresas com rendimento anual máximo de R$ 360.000,00;
• Empresário Individual: modelo indicado para o empreendedor que não pretende ter sócios. Não exige capital mínimo para abertura de empresa, mas não há separação jurídica entre os bens do empresário pessoa jurídica e seus bens pessoais. A tributação pode ser pelo Simples Nacional, Lucro Real ou Lucro Presumido;
• EIRELI (Empresa Individual de Responsabilidade Limitada): também só permite um sócio, que é o próprio empresário, mas há separação jurídica do patrimônio pessoal e da empresa. Porém, exige capital mínimo de 100 vezes o valor do salário-mínimo vigente no momento de registro da empresa;
• Sociedade Simples: sociedade constituída para prestação de serviços de atividade intelectual e cooperativa. No caso de dívidas, a responsabilidade dos sócios poderá ser limitada ou ilimitada, ficando a critério dos sócios determinar se os bens particulares responderão ou não pelas obrigações da clínica, sendo, essas questões, dispostas no Contrato Social.

Como fazer a contabilidade do meu consultório?

Já deu para notar que a contabilidade para dentistas é um assunto amplo e técnico, não é mesmo? Por isso, a principal dica é sempre procurar orientação especializada de um escritório de contabilidade acostumado a trabalhar com o setor de odontologia como a empresa ContaDr. que trabalha exclusivamente com profissionais da saúde.

Algumas boas práticas ajudam bastante na hora de manter a contabilidade em dia, como:

• criar o hábito de lançar as entradas e saídas no fluxo de caixa;
• separar as despesas fixas e variáveis do consultório;
• manter as contas bancárias pessoais e da clínica separadas;
• informar-se sobre todos os tributos que a sua clínica precisa pagar, bem como as datas de ocorrência de cada um deles;
• avaliar os documentos contábeis enviados pelos contadores;
• analisar os demonstrativos financeiros e acompanhar a lucratividade do seu consultório;
• junto do contador, fazer um planejamento tributário, avaliando as possibilidades de dedução fiscal ou de troca de regime tributário, se for o caso;
• manter um controle de todas as notas enviadas e recebidas;
• usar um software de gestão.

Neste conteúdo, você viu que a contabilidade para dentistas é um assunto complexo e cheio de pormenores, sendo indispensável avaliar a sua realidade antes de se decidir pela natureza jurídica, regime tributário e outros pontos sensíveis.

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