Automação de processos: a chave para melhorar os resultados da clínica no curto prazo

Deseja saber como você pode diminuir significativamente os seus custos na clínica ou consultório e aumentar a produtividade da sua equipe em um curtíssimo prazo?

A automação de processos é o melhor caminho para atingir esse objetivo.

Existem por aí diversas metodologias, estudos e consultorias que são direcionadas para ajudar seu consultório a diminuir custos, basta pesquisar no Google para comprovar.

A verdade é que não existe nenhuma fórmula mágica que vai te fazer economizar dezenas de milhares de reais.

O que quero te mostrar neste post é que existe algo que tem um impacto imensurável nas nossas vidas que é a através da automação de processos,fazendo com que otimizemos o tempo da nossa equipe e os recursos da clínica. É sobre esse tema que iremos nos debruçar de agora em diante.

Tempo é dinheiro

Antes de continuar a leitura deste post, é importante que esteja claro pra você que tempo é dinheiro.

E há duas perguntas básicas sobre esse tema que você tem que buscar a resposta:

– Quanto vale a hora de trabalho da minha equipe de atendimento?

– Quanto vale a sua hora de trabalho?

 

Parece fácil, mas não é.

É necessário que você realmente faça esse cálculo para saber se vale mais a pena você (profissional liberal da saúde), a sua secretária ou um serviço terceirizado fazer algumas tarefas rotineiras na sua clínica ou consultório.

Muitas vezes gastamos tempo (ou seja, gastamos dinheiro) com atividades que não são nossa especialidade e que não deveríamos estar fazendo.

Os motivos normalmente são:

(1) Contratar alguém para fazer isso é muito caro.

(2) A equipe que poderia assumir esta tarefa já está atolada de outros afazeres.

Então normalmente você acaba fazendo (porque alguém tem que fazer!) ou coloca sua(s) secretária(s) para fazer tais atividades porque não conhece tecnologias que possam fazer isso por ela(s).

“Como otimizar meu tempo?”

Para conseguir otimizar seu tempo, primeiramente seja mais produtivo. Segue algumas dicas:

  • Planeje o seu dia. Recomendo que você revise sua agenda um dia antes e priorize o que é mais importante e urgente no dia seguinte.
  • Tenha uma agenda organizada com todas atividades que você precisa fazer no dia e leve essa cultura também para a sua equipe. Se necessário, utilize dos softwares (a maioria tem planos gratuitos) para te ajudar nisso. Aqui na Cloudia por exemplo, usamos o Trello para gerenciamento ágil de projetos e para reuniões internas da equipe, recomendamos o Toodledo para agenda individual de cada colaborador (existem vários outros softwares para isso) e usamos também o Evernote para listas de tarefas, atas de reuniões e anotações importantes que podem ser compartilhadas com todos da equipe.

Se pergunte constantemente: é possível fazer em uma hora e meia aquela atividade que você gasta duas horas normalmente COM A MESMA QUALIDADE?

Depois otimize todas as tarefas que a equipe da sua clínica realiza.

Se pergunte: é possível que apenas 8 colaboradores façam aquelas tarefas que hoje tenho 10 colabores para fazer? Consigo MANTER A MESMA QUALIDADE com isso?

É muito difícil que você tenha respondido “Sim” para essas questões.

Nós, seres humanos (analógicos e lineares), temos nossas limitações e não conseguimos fazer duas coisas ou estar em dois lugares ao mesmo tempo. O grande segredo para que você e o seu consultório sejam mais produtivos e otimizem o tempo é a automação de processos.

As principal pergunta que você tem que fazer agora que sabe disso é:

Alguém realmente tem que fazer ou existem ferramentas para automatizar essas tarefas e processos repetitivos que eu e minha equipe insistimos em fazer?

Aumente a eficiência do seu setor de atendimento aos pacientes

O principal benefício que vem junto à automação de processos é a redução do desperdício de tempo e dinheiro da sua clínica.

Por exemplo:

Você já parou para pensar quanto você perde por chamada não atendida?

Provavelmente não.

Digamos que 2 vezes ao dia o telefone toque na sua clínica e não seja atendido porque estava ocupado.

Digamos que a sua empresa funciona 20 dias no mês e com isso tenha 40 chamadas não atendidas.

Se 80% dessas chamadas forem de pacientes você está perdendo 32 pacientes por mês.

Sem contar com as ligações que não são atendidas em horários não comerciais.

Quanto de tempo sua secretária gasta atendendo telefone ou tirando dúvidas que nem sempre vão converter em pacientes?

Uma porcentagem relevante das ligações feitas é para pedir informações que poderiam ser facilmente obtidas de outra forma mais eficiente, sem tomar o seu tempo ou da sua secretária.

Já explicamos aqui neste post como você pode automatizar isso.

A sua secretária provavelmente perde muito tempo fazendo coisas que vão além da sua obrigação e que nem sempre são produtivas ou traz resultados concretos.

Dessa forma, seu consultório tem de muito mais secretárias do que o necessário.

“O que devo fazer então para melhorar meus resultados?”

E se eu falar que há soluções que podem resolver tudo isso para você?

Pois é, A secretaria virtual inteligente pode.

Já imaginou uma secretária que pudesse atender um número infinito de clientes, ao mesmo tempo, 24 horas por dia, 7 dias na semana, com qualidade e eficiência?

Algumas empresas oferecem o serviço de secretária remota.

Desta forma você paga somente uma mensalidade sem se preocupar com encargos trabalhista e com processo de seleção.

Nestes tipo de serviço, quando o paciente liga, a ligação é direcionada para outro local e a secretária remota atende como se estivesse no seu consultório, assim vários profissionais podem dividir a mesma secretaria diminuindo os custos.

Há também o serviço de secretaria virtual na nuvem, ou seja, um ROBÔ inteligente programado para atender as suas necessidades.

Usando a Cloudia como exemplo, ela pode ser configurada para a necessidade do seu estabelecimento.

Se você nunca pensou em contratar uma secretaria robô, esse pode ser o momento.

Parece uma mudança muito distante da nossa realidade, mas não é. É real, atual e totalmente viável por ter um custo muito menor do que as outras opções.

Inclusive comparamos e deixamos claro as vantagens e desvantagens de cada um desses serviços nesse post aqui.

Reduçao de custo na prática

Para exemplificar vamos analisar essa situação:

Para nosso exemplo vamos usar um consultório com cinco profissionais atendidos por duas secretária.

1. Custo de marcação

Uma secretária custa, em média com encargos sociais, R$2.600 para o empregador e trabalha 44 horas semanais, ou seja, ela tem um custo de R$14.7 por hora.

Vamos supor que ela gaste 5 minutos para agendar uma consulta e tirar dúvidas de um paciente por telefone, então você teria um custo por marcação de R$1,22 reais.

Levando esse dado em conta e supondo que cada profissional marque 200 pacientes por mês (10 por dia, trabalhando 20 dias), temos 1000 marcações por mês, ou seja um gasto DIRETO (sem contar gasto com telefone) de R$1.220,00 somente com marcações de consultas.

Se contarmos que gastarmos em média 3 min na ligação de confirmação o gasto aumenta 60% vai para R$1.952,00 por mês para um clinica pequena com 5 profissionais.

Você não tem esse gasto porque não liga para pedir as confirmações das consultas aos pacientes?

Saiba que se você não liga, você está deixando de ganhar muito dinheiro simplesmente porque deixou de lembrar a consulta ao paciente.

Mas tenha calma, existe uma forma de você também automatizar os lembretes de consultas aos seus pacientes que falarei adiante.

2. Taxa de no-show

Pelas nossas pesquisas, a taxa de no-show de um profissional da saúde comum fica por volta de 18%, que corresponderia no nosso exemplo a 180 consultas.

Com os lembretes de consultas através de ligações ou através de sistemas de automação de processos que os enviem, como a cloudia, observamos que essa taxa cai para 10%, que seria correspondente a 100 consultas

Por isso que falei no tópico anterior que você está deixando de ganhar dinheiro se não está lembrando a consulta aos seus pacientes!

Imaginando que o valor médio de uma consulta seja de R$100 (média entre particular, plano e retornos) e que perdemos 80 consultas por não enviar um lembrete de confirmação, esta clínica deixou de ganhar (ou seja, perdemos) R$8.000 reais por mês de no-show.

Sem contar os procedimentos que esses faltosos poderiam estar fazendo e gerando entrada para a clinica.

3. Redução do número de colaboradores contratados

Levando em conta também o fato de que a automatização de todos esses processos citados podem reduzir a quantidade de secretárias deste consultório para apenas uma para os cinco profissionais da saúde, há uma redução brutal no custo com salários da clínica.

Neste caso, é possível diminuir dos custos um valor de R$2.600 por mês.

Conclusão

Neste exemplo da pequena clínica, é muito importante frisar que na verdade a clínica deixou de gastar R$ 5.200,00 para gastar apenas R$ 2799,99 (R$ 2.600,00 da secretária que ficou mais 199,99 da mensalidade da Cloudia para 5 profissionais – valor do ano 2017).

Além disso, ela aumentou a sua receita em R$ 8.000,00porque automatizou o envio de lembretes de confirmação da consulta para os pacientes e a sua taxa de no show caiu de 18% para 10%.

Se levarmos a diminuição de custos e o aumento de receita em conta, você está gerando R$10.400,01  a mais pro seu caixa por mês (diminuiu o seu custo em R$ 2.400,01 e aumentou a sua receita em R$ 8.000,00).

Em 1 ano, ao desprezar a automação de processos, esta clínica exemplo está gerando mais trabalho, gastando mais tempo e deixando de ter um valor extra de R$ 124.800,12 no caixa!

Se adicionarmos os clientes perdidos por ligações não atendidas fora do horário comercial, esse número seria ainda maior.

Temos estatísticas de vários clientes com taxas superiores a 30% de consultas sendo marcadas fora do horário comercial.

Lembre-se: a melhor forma de ECONOMIZAR É OTIMIZAR e a melhor forma de OTIMIZAR é através da automação de processos.


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