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Planejamento para clínicas odontológicas: 8 dicas para 2022!

Por Tiago Miranda Costa em Marketing na Saúde | Postado em 8 de dezembro de 2021

Planejamento para clínicas odontológicas: 8 dicas para 2022!

Quem tem uma clínica sabe o quanto o setor da odontologia é concorrido no Brasil. E para se destacar, um bom planejamento para clínicas odontológica é fundamental. Com 2021 já se despedindo, essa é a hora para começar a pensar no próximo ano que se aproxima.

Após um período conturbado e cheio de incertezas causado pela pandemia de covid-19, o avanço da vacinação nos faz ficarmos mais otimistas para uma retomada gradual da normalidade. E para garantir que sua clínica sairá na frente da concorrência, que tal começar a planejar seu 2022? Veja as dicas que separamos!

Planejamento para clínicas odontológicas: por que fazer?

O planejamento para clínicas odontológicas é uma etapa importantíssima – e que deve fazer parte da sua rotina anual. Afinal, com ele, você consegue:

  • definir metas e traçar estratégias para alcançá-las;
  • planejar-se financeiramente, prevendo diferentes cenários e sabendo como agir e antever problemas;
  • compreender melhor seu público-alvo, elaborando serviços adequados para essas pessoas;
  • antever tendências;
  • entender quais são as fraquezas do seu negócio e trabalhar para melhorá-las;
  • entender quais são os pontos fortes da sua clínica e trabalhar para valorizá-los;
  • pensar em novas formas de divulgação que sejam mais efetivas;
  • aumentar a taxa de fidelização de pacientes;
  • equilibrar suas contas e manter o financeiro em dia;
  • criar estratégias de crescimento sustentável;
  • garantir uma gestão mais profissional da sua clínica.

Quais as principais dicas para um bom planejamento para clínicas odontológicas?

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Já está convencido de que o planejamento para clínicas odontológicas é muito importante, mas não sabe por onde começar? Veja as dicas que separamos.

1-      Faça uma análise da sua clínica

O primeiro passo para começar o seu planejamento para clínicas odontológicas é verificar como anda a sua clínica, analisando os pontos fortes e fracos que ela apresenta – pensando no que pode ser melhorado.

Para fazer isso de forma acertada, a dica é usar a matriz SWOT ou FOFA, em português. Você deve listar:

  • as forças, ou seja, todos os pontos positivos e diferenciais da sua clínica (atividades, processos, membros da equipe, serviços, estrutura física etc.);
  • as oportunidades, que são todos os fatores disponíveis no mercado e que podem ser aproveitados pela sua clínica (novos serviços, tratamentos, marketing, tecnologia etc.);
  • as fraquezas, que são os pontos fracos do seu negócio, pensando em maneiras de solucioná-los;
  • as ameaças, ou seja, fatores que você não controla mas que podem ameaçar o sucesso da sua clínica (novos concorrentes, alterações governamentais, novas legislações, tecnologias, métodos etc.).

Analise esse cenário completo e entenda quais mudanças podem ser feitas, o que tem dado certo e vale a pena manter no próximo ano, pontos que necessitam de atenção e assim por diante.

2-      Defina suas metas

Após compreender melhor a realidade da sua clínica, é hora de definir as metas para 2022. Para isso, tente criar metas que sejam possíveis de acordo com a sua realidade, que tenham um tempo definido, que sejam possíveis de serem metrificadas e que tenham relevância para o seu negócio.

São várias as metas que você pode criar, como:

  • aumentar em X% o faturamento dentro de 6 meses;
  • reduzir em X% o número de inadimplentes em 3 meses;
  • aumentar em X% a captação de novos pacientes via redes sociais em 12 meses;
  • fidelizar X% de pacientes em 6 meses;
  • reduzir em X% os custos internos da clínica em 12 meses.

Essas metas podem (e devem!) ter sintonia com a análise que você realizou da sua clínica. Vamos supor que você notou que uma das suas fraquezas é o alto número de pacientes inadimplentes e a falta de controle com a cobrança desses pacientes. Assim, sua meta pode ser reduzir essa quantidade em um percentual que seja possível dentro da sua realidade.

3-      Trace as estratégias adequadas

Com as metas definidas, é importante que você pense nas estratégias para alcançá-las. Assim como o passo anterior, é fundamental manter o foco na sua realidade.

Continuando com o exemplo da redução da inadimplência. Se você não tem nenhum tipo de controle de gestão atualmente, a primeira estratégia pode ser organizar a parte financeira para entender quantos pacientes inadimplentes você tem. Depois, pensar em estratégias para cobrar esses pacientes – e, na sequência, criar alternativas que reduzam a inadimplência futura (como apenas fazer vendas parceladas no cartão de crédito).

As estratégias devem ser específicas e possíveis. A melhor maneira de organizar essas ideias é usando um cronograma de ações. Assim, você pode definir quais estratégias são mais prioritárias, o tempo para a execução de cada uma delas, os indicadores e métricas de acompanhamento e também o time de responsáveis por cada ação.

4-      Analise sua vida financeira

Impossível falarmos de planejamento para clínicas odontológicas sem citarmos a parte financeira, não é mesmo? Aproveite para analisar friamente como foi o seu 2021.

Saiba quais meses o faturamento foi maior e menor (e porque isso aconteceu), quais convênios pagam melhor, os meios de pagamento mais usados pelos pacientes, os serviços mais procurados e os com maior e menor margem de lucro, os custos mês a mês do seu consultório (e quais são os custos mais caros), os pacientes que trazem mais lucro para a sua clínica etc.

De posse dessas informações, você poderá começar a planejar melhor sua vida financeira em 2022. Por exemplo, avaliando o reajuste anual dos serviços, pensando nos seus custos (e no aumento desses itens e serviços) e na correção da inflação.

Aproveite, também, para desenvolver estratégias de fidelização, entendendo quem são seus principais clientes, o que eles procuram na sua clínica, os serviços que mais realizam e de que forma é possível otimizar a experiência dessas pessoas.

Existe uma “lei” que diz que 20% dos seus clientes trazem 80% do seu lucro. É importante entender quem são esses pacientes e criar ações que visem fidelizá-los e fazer com que eles se tornem defensores da sua marca, indicando seu consultório e seus serviços para outras pessoas.

5-      Preveja diferentes cenários

A melhor parte de fazer um planejamento é poder antever cenários – e se preparar para agir diante deles. É claro que, por exemplo, ninguém poderia prever uma situação de pandemia. Mas, você poderia ter previsto períodos de baixa – e ter um plano de contingência para ele.

Analise quais meses são menos interessantes financeiramente para sua clínica e pense em ações que ajudem a movimentar o caixa. Como uma captação de pacientes mais agressiva, descontos para pacientes assíduos, ações para resgatar pacientes que já fizeram procedimentos com você em épocas passadas etc.

Pense, também, em quais custos podem ser cortados ou reduzidos para equilibrar a balança em períodos desfavoráveis. E como você deve agir em períodos de bonança, considerando quais áreas são mais importantes para receber investimentos ou como estruturar o seu crescimento (por exemplo pensando em abrir uma nova filial ou transformar o seu negócio em uma franquia).

6-      Defina suas estratégias de marketing

O planejamento de marketing também deve ser realizado, considerando o orçamento destinado à área, as principais metas e as estratégias que serão adotadas.

Marketing e vendas andam de mãos dadas e para que você consiga captar e encantar mais pacientes, precisará investir em estratégias sólidas de marketing que ajudem a diferenciar a sua marca e atrair mais interessados.

Se você já tem uma estratégia de marketing, aproveite para analisar os resultados trazidos com essas ações. Veja quais canais trouxeram mais pacientes, qual foi o Custo de Aquisição de Cliente (CAC), o retorno sobre o investimento (ROI) das estratégias, verifique o que seus concorrentes têm feito em termos de marketing, analise se as suas personas ainda estão de acordo com a realidade da sua clínica (se você começou a atender novos públicos ou prestar novos serviços, por exemplo, pode ter de atualizá-las), verifique as novas tecnologias etc.

Caso você ainda não invista em ações de marketing, que tal incluir essa como uma meta para 2022? Pense em quais são as ações mais importantes para que você consiga atingir suas metas, como: criar um site, criar páginas nas redes sociais ou torná-las mais profissionais, utilizar facilidades para seus pacientes (como o agendamento automático) etc.

Pense no orçamento que você irá disponibilizar para esse setor – que deve estar em sintonia com suas metas. Se a ideia é captar novos pacientes usando os meios digitais e você não tem nem mesmo um site da sua clínica, então o orçamento terá de ser maior, para conseguir estruturar todas essas ações.

7-      Avalie como está a concorrência

Você nunca deve perder de vista a sua concorrência. Aproveite esse momento para fazer uma análise profunda do seu setor. Descubra quem são seus principais concorrentes, os serviços que eles prestam, as estratégias de marketing que usam, o que têm feito de diferente, as oportunidades que não estão aproveitando, seus pontos fortes e fracos etc.

Analise também o seu setor como um todo. Existem novas tecnologias que você pode usar? Há novos serviços que têm sido procurados pelos pacientes e que você ainda não oferece? As preferências e comportamentos dos pacientes mantiveram-se os mesmos ou estão mudando?

8-      Analise os seus processos internos

Não se esqueça de avaliar como estão os processos internos da sua clínica, pensando em tudo que pode ser otimizado para oferecer uma jornada e uma experiência melhor aos seus pacientes. Muitos pontos hoje podem ser automatizados usando softwares de gestão e tecnologias como chatbots.

Liste os recursos disponíveis, analise quais processos demandam mais tempo ou são mais cruciais para sua gestão, avalie o nível de satisfação dos seus pacientes, pense nos processos que são mais demorados ou mais passíveis de erros (e custos) e especifique os pontos que podem ser otimizados.

Por fim, desenvolva métricas de acompanhamento para seu planejamento, assegurando que suas estratégias estão no caminho certo e que têm trazido os resultados esperados. De tempos em tempos, revise o seu plano e, se for o caso, faça as alterações necessárias.

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