Diminuir os custos da clínica: 6 dicas para implementar hoje mesmo!

Diminuir os custos da clínica sem perder qualidade é sempre uma preocupação de quem empreende no ramo da saúde.

Apesar de parecer uma tarefa impossível para algumas pessoas, com um bom planejamento e a ajuda da tecnologia, é mais fácil eliminar despesas desnecessárias e reduzir os gastos rotineiros.

Mas para fazer uma gestão de custos adequada, é essencial conhecer muito bem a sua clínica e as soluções disponíveis no mercado, garantindo que as suas ações realmente não irão impactar na qualidade dos serviços prestados ao seu cliente final.

Quer saber mais sobre o tema? Continue a leitura e veja as dicas importantes que separamos!

Como diminuir os custos da clínica de forma eficaz?

São muitas as dicas que podem ser implementadas no seu consultório visando reduzir os custos. Veja as mais importantes.

Dica #1: Organize sua gestão financeira

O primeiro passo para diminuir os custos da clínica é conhecê-los! 🙂

Dessa forma é essencial organizar a sua gestão financeira.

Isso significa saber exatamente quais são cada um dos custos que impactam a sua clínica como: encargos trabalhistas, manutenção do prédio, materiais e equipamentos, marketing, custos fixos (água, energia elétrica, internet, telefone etc.), entre outros.

Ter todos esses dados à mão e de forma facilmente visualizável é muito importante. Assim você conseguirá identificar quais custos impactam mais a vida financeira do seu negócio.

Outra dica primordial é saber quais são os custos fixos e quais são os variáveis, além de entender quais desses custos são extremamente vitais para a manutenção da sua clínica e quais podem ser dispensados sem que isso interfira na qualidade dos atendimentos prestados.

Dica #2: Invista em uma boa gestão fiscal

Quanto você paga de imposto para manter a sua clínica funcionando?

Saber essa realidade é extremamente importante para reduzir os custos.

Muitos profissionais acabam pagando mais impostos do que deveriam apenas por desconhecimento. Fora os casos de multas e sanções por atrasos ou envio de informações incorretas ao Fisco.

Então, faça a lição de casa.

Mantenha um controle correto de toda a sua parte fiscal e garanta que o regime tributário escolhido realmente está de acordo com o faturamento e porte do seu negócio, evitando pagar mais impostos do que o necessário ou correndo o risco de ser pego pelo Fisco.

Dica #3: Conheça e avalie sua relação com os fornecedores

Outro ponto que costuma fazer com que muitas clínicas aumentem suas despesas é com a compra de suprimentos e medicamentos.

Se esse é o caso do seu estabelecimento, é fundamental conhecer muito bem essa relação e ter certeza de que ela é vantajosa.

Compare os preços que você costuma pagar com o de outros fornecedores, avalie a possibilidade de trocar alguns itens por outros de marcas semelhantes e converse com esses profissionais, buscando melhorar o relacionamento e conseguir algumas vantagens financeiras.

Por exemplo, se você compra do mesmo fornecedor há anos e em volumes consideráveis, por que não negociar algumas vantagens pela fidelização, como descontos progressivos, amostras grátis ou facilidade de pagamentos?

Antes de trocar de fornecedor, contudo, avalie se o novo será capaz de suprir a sua demanda, a qualidade dos itens vendidos e também a relação de custo-benefício.

O preço não é a única “moeda de troca”!

Às vezes, uma empresa oferece um valor um pouco maior que a concorrência, mas permite que você pague de formas facilitadas ou faz entregas mais rápidas e de emergência sem cobrar, o que pode ser mais vantajoso.

Dica #4: Invista na confirmação de consultas

Nada pior para a sua vida financeira do que ficar com horário livre quando contava com uma consulta para aumentar o seu faturamento.

Para evitar essa situação, existem muitas medidas de confirmação de consultas que funcionam muito bem.

O primeiro ponto, contudo, é avaliar quais os principais motivos que fazem com que seus pacientes acabem não aparecendo na clínica.

O esquecimento é um dos mais comuns em vários consultórios. Nesses casos, é possível investir em soluções como o disparo de e-mail, de SMS ou de mensagem via aplicativos populares confirmando a consulta um dia antes.

Avalie qual forma é mais vantajosa financeiramente.

Muitas clínicas costumam ligar para os pacientes lembrando-os da consulta. Mas garanta que o valor no fim do mês com as contas de telefonia não será um gasto extra que poderá aumentar os custos da sua clínica.

Além disso, existem outros pontos que podem fazer com que o paciente não compareça ao compromisso como: desconfiança em relação ao profissional, já ter passado com outro colega, não entender a importância dos retornos para o tratamento, não ter gostado do primeiro atendimento, entre outros.

Uma pesquisa de satisfação é capaz de oferecer informações valiosas ao empresário proprietário da clínica.

Assim, ele poderá compreender se as pessoas estão faltando às consultas por esquecimento ou por não estarem satisfeitos com o serviço prestado (tanto pelo profissional de saúde como pelos demais atendentes da clínica).

Dica #5: Pense na mudança de hábitos

Os pequenos encargos no fim do mês podem significar grandes despesas.

Uma forma bacana de diminuir os custos da clínica é investindo na mudança de hábitos. Por exemplo, incentivar os funcionários a aderirem o uso da caneca é capaz de reduzir os gastos com copos descartáveis (além de ajudar o meio ambiente).

Outros hábitos também fazem a diferença: trocar as lâmpadas por luzes de LED, conscientizar sobre o uso racional dos materiais de escritório, reduzir as impressões, digitalizar documentos, entre outros.

Dica #6: Melhore a gestão de RH

Admitir e demitir funcionários é um ponto capaz de interferir muito no caixa das clínicas de saúde.

Por isso, é indispensável fazer esses passos apenas quando eles forem extremamente necessários.

Um bom processo de contratação evita muita dor de cabeça e gastos desnecessários.

Isso significa compreender muito bem as demandas atuais da sua clínica e as características imprescindíveis dos funcionários, inclusive buscando aqueles que estejam de acordo com a cultura da sua empresa.

Não se esqueça também de oferecer treinamentos e capacitações aos seus colaboradores, garantindo que eles tenham informações suficientes para realizarem suas demandas de forma satisfatória.

Criar processos internos que ajudem a otimizar seu atendimento é outra boa ideia. Ou seja, indique ao pessoal do atendimento quais são os passos que eles devem tomar em cada interação com os pacientes e como agir em situações específicas como urgências e emergências, encaixes e outras.

Para alguns serviços, uma saída muito eficiente é a terceirização, especialmente aqueles que não estão ligados ao seu core business.

Por exemplo, o setor de limpeza. Essa pode ser uma opção interessante especialmente para as grandes clínicas, ajudando a enxugar os custos e as demandas com a gestão de RH.

Tecnologia e custos da clínica: qual a relação?

Uma das melhoras dicas para diminuir os custos da clínica, contudo, é investir em tecnologia. Afinal, ela pode ajudar a melhorar e otimizar os seus processos, reduzindo a burocracia interna e os gastos desnecessários.

Chatbot e assistente virtual

Os encargos trabalhistas ainda são itens que costumam inflar as despesas das clínicas. E, conforme o negócio cresce, fica cada vez mais difícil contratar novos funcionários para lidarem com o atendimento, evitando que suas equipes fiquem sobrecarregadas e não atendam bem seus pacientes.

A tecnologia é uma excelente aliada neste momento. Os chatbotse as assistentes virtuais trabalham realizando o atendimento online dos seus pacientes de forma automática, ou seja, sem a necessidade de um funcionário humano.

Baseados em inteligência artificial, esses sistemas podem funcionar tanto no seu site como nas suas redes sociais e conseguem oferecer uma série de facilidades aos pacientes e às clínicas, como: tirar dúvidas mais frequentes, realizar agendamento ou desmarcar/remarcar consultas (sincronizando esses dados com os dos profissionais da clínica) e até prospectar pacientes de maneira mais ativa.

Além de ser mais barato do que manter um atendente humano, os chatbots têm a vantagem de trabalharem 24 horas por dia, 7 dias por semana. Ou seja, a qualquer momento que o seu paciente desejar entrar em contato com a sua clínica, ele conseguirá.

Caso a dúvida ou demanda não possa ser respondida pela inteligência artificial, o paciente terá a opção de entrar em contato com um atendente humano e proceder normalmente com o seu contato.

Sistemas de gestão

Outra tecnologia que ajuda bastante a diminuir os custos da clínica são os sistemas de gestão específicos para a área da saúde.

Esses softwares auxiliam a automatizar diversos processos, de modo a reduzir a burocracia interna e oferecer mais agilidade, produtividade e eficiência às suas equipes.

Em alguns casos, existem soluções bem interessantes como prontuários eletrônicos, módulo de gestão financeira e fiscal, gestão de estoque, entre outros. Avalie as necessidades da sua clínica e busque uma solução que esteja de acordo com a sua demanda.

Outra vantagem bacana de usar esses sistemas é a função de BI (business intelligence).

Com ela, você terá acesso a relatórios baseados nos dados do seu negócio como: número de atendimentos no mês ou na semana, custos com fornecedores, custos com a parte fiscal, pacientes que não compareceram à consulta, entre outros.

Assim, será mais fácil tomar decisões estratégicas, pois suas ações serão baseadas em dados reais do seu negócio, o que as torna mais acertadas e adequadas.

Conclusão

Já deu para notar que quando o assunto é diminuir os custos da clínica não existe nenhuma fórmula mágica, não é mesmo?

Ainda é fundamental conhecer muito bem o seu negócio e ter uma gestão financeira estratégica muito bem feita. Isso significa conhecer todos os seus custos, contas a pagar e a receber e o seu fluxo de caixa.

Além disso, investir na tecnologia é uma possibilidade bem interessante. Afinal, existem várias soluções que ajudam a automatizar seus procedimentos internos, melhorar a eficiência do seu atendimento e reduzir os encargos trabalhistas.

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