Fuja dos papéis: 4 dicas para modernizar e informatizar a clínica!

Muito tem se falado sobre informatizar a clínica com o uso de soluções tecnológicas para consultórios médicos e odontológicos.

Apesar disso, nem todos os profissionais de saúde compreendem o impacto que informatizar a clínica pode trazer para a sua gestão para a satisfação dos pacientes.

Hoje o mercado possui soluções para diversas demandas, fazendo com que você aposente de vez a velha agenda de papel, as fichas dos pacientes e outros documentos que só ocupam espaço e não trazem a agilidade necessária para a rotina corrida das clínicas de saúde.

Quer saber mais sobre o assunto? Continue a leitura!

Por que modernizar a clínica?

Informatizar a clínica é uma excelente maneira de modernizar e automatizar a sua gestão.

Veja alguns benefícios que essa prática é capaz de trazer:

Motivo #1: Redução do tempo

Com um software de gestão, por exemplo, é possível aposentar as fichas de papel dos pacientes e com poucos cliques encontrar a informação que procura, arquivando dados, fotos, vídeos, medicamentos prescritos, imagens de exames e muito mais.

Motivo #2: Agendas centralizadas

Em clínicas em que mais de um profissional atua, pode ser difícil para as secretárias manterem as agendas em dia.

Com a ajuda da tecnologia, todas as agendas ficam centralizadas, favorecendo o trabalho delas e também ajudando os médicos e outros profissionais a estabelecerem horários em conjunto.

Motivo #3: Otimização do espaço físico

Nada pior do que ter de comprometer um espaço físico valioso na sua clínica para arquivar fichas, documentos e prontuários, não é mesmo?

Com a tecnologia, isso não é mais necessário, pois todas essas informações ficam salvas na nuvem e não dependem, sequer, dos computadores do seu consultório.

Motivo #4: Satisfação do paciente

Apesar de todos esses benefícios, um dos mais importantes, com certeza, é a satisfação do paciente.

Afinal, com a tecnologia certa, o atendimento prestado é muito superior.

O seu paciente se sentirá mais bem acolhido, pois terá facilidade em agendar e remarcar as consultas e a certeza de que suas informações de saúde são as mais completas possíveis, já que os prontuários e fichas possuem opções de incluir mais dados sobre sua condição.

Outro ponto positivo é que os pacientes não ficam dependentes das letras dos médicos e dentistas (que nem sempre são fáceis de ler) para entender as receitas e prescrições.

Como informatizar a clínica?

Já está convencido de que informatizar a clínica é uma excelente escolha para melhorar sua gestão e resultados?

Veja as dicas importantes que separamos!

Passo #1: Saiba os motivos para usar a tecnologia

Como dissemos ao longo deste conteúdo, hoje o mercado disponibiliza inúmeras soluções tecnológicas para a área de saúde, como:

Porém, antes de fechar a contratação de qualquer serviço, é importante analisar quais são os gargalos na sua clínica.

Por exemplo, se um dos maiores problemas enfrentados atualmente é o atendimento dos seus pacientes, pense em soluções que resolvam essa questão.

Se muitas pessoas se queixam que não conseguem agendar consultas por telefone, conheça outras possibilidades como a assistente virtual que realiza agendamentos de forma automática via site ou redes sociais e se comunica diretamente com a agenda do seu consultório.

Passo #2: Escolha uma boa solução

Depois de definir qual é o principal gargalo a ser resolvido, é hora de pesquisar sobre as soluções disponíveis e a qualidade das empresas desenvolvedoras.

Nessas horas, buque:

  • saber a reputação da empresa;
  • analisar a opinião de outros usuários;
  • entender como o software funciona e quais facilidades ele oferece;
  • compreender quais itens a empresa oferece (treinamentos, implementação, assistência técnica etc.);
  • avaliar o custo-benefício da solução.

Boas empresas são bem vistas e avaliadas no mercado.

Isso significa que existem outras clínicas que usam essa solução e que são capazes de atestar a idoneidade da marca.

Avalie também o quão fácil é usar o software, se ele é intuitivo e se você terá gastos extras treinando a sua equipe.

Outro ponto a se pensar é se você terá que estruturar ou informatizar outros setores para aproveitar ao máximo a solução – e quais custos esses processos terão.

Passo #3: Treine seus funcionários

Independentemente da implementação ser simples ou mais complicada, será preciso que seus funcionários passem por treinamento, aprendam a usar a solução e que ela se adeque a rotina do consultório.

Em alguns casos, as próprias empresas dos softwares oferecem esse tipo de suporte, mas é sempre bom conferir.

Além disso, pode ser que você tenha de fazer algumas alterações na sua rotina de atendimento.

Por exemplo, ao optar por uma assistente virtual, será preciso que a agenda de todos os profissionais esteja online, em aplicativos como o Google Agenda.

Isso é algo simples de ser feito, mas é importante que todos os envolvidos não se esqueçam de anotar os compromissos nesses diretórios virtuais.

Passo #4: Avalie os resultados e melhore a experiência do paciente

Será que a tecnologia tem trazido os resultados esperados?

Só existe uma maneira de responder a essa pergunta: acompanhando o uso da solução.

Crie métricas e formas de avaliação para saber se o problema que você tinha antes de usar a tecnologia está, de fato, sendo resolvido.

Vamos voltar ao nosso exemplo da clínica em que os pacientes reclamavam de dificuldades no agendamento.

Após o período de implementação, o gestor poderá medir se houve um aumento no número de agendamentos e rastrear o horário do atendimento (se fora ou dentro do horário comercial) e a maneira como esses têm sido realizados (via telefone, pessoalmente ou pelo site e redes sociais).

Para se ter uma ideia, em atendimentos feitos pelo Facebook pelo robô Cloudia, em torno de 59% acontecem fora do horário comercial.

Outra ideia que funciona muito bem é fazer uma pesquisa de satisfação com seus pacientes.

Assim você poderá saber diretamente com eles se houve uma percepção maior de qualidade no atendimento.

Nessa pesquisa, busque avaliar os pontos que estão relacionados à informatização da clínica além da satisfação com o profissional da saúde, como:

  • facilidade no agendamento;
  • tempo médio de espera;
  • qualidade do atendimento prestado;
  • facilidade de compreensão da receita médica;
  • informações precisas do profissional de saúde sobre a condição do paciente.

Essas pesquisas, inclusive, podem servir como um “norte” para que você avalie outros gargalos e assim encontre soluções ainda mais diferenciadas e capazes de facilitar a sua gestão e destacar a sua marca.

Conclusão sobre a informatização da clínica

Como você viu, informatizar a clínica é algo indispensável atualmente.

As diversas soluções no ramo de saúde trazem muitos benefícios aos profissionais, como otimização do tempo, melhora na gestão e mais satisfação dos pacientes.

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