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Automação do WhatsApp: Chatbot personalizado para sua clínica

Por Adriele Amaral em Marketing na Saúde | Postado em 12 de julho de 2022

Automação do WhatsApp: Chatbot personalizado para sua clínica

O Brasil é o segundo país que mais usa o WhatsApp, atrás apenas da Índia. Já somamos quase 120 milhões de contas. Mais do que apenas se conectar com os amigos, o WhatsApp permite que os consumidores interajam de forma rápida também com as marcas. Por isso, a automação do WhatsApp se torna tão importante.

Com ela, você e seus funcionários não precisam mais ficar respondendo manualmente a cada uma das questões enviadas ao seu consultório. Além de oferecer um atendimento mais rápido e ágil, é possível economizar tempo dos seus atendentes.

Ficou interessado? Siga a leitura e entenda tudo sobre o tema!

O que é a automação do WhatsApp?

Basicamente, a automação do WhatsApp consiste em criar e usar mensagens automáticas que podem ser usadas em diferentes situações.

Como uma mensagem de boas-vindas com um pequeno menu para quem manda a primeira mensagem a sua clínica, orientações gerais e tira-dúvidas comuns, além de mensagens para quando seus atendentes estão fora do horário de serviço.

Você pode, por exemplo, configurar um gatilho para que a mensagem automática seja disparada. Assim, quando um paciente digita “agendamento”, você pode enviar automaticamente o link para fazer o agendamento online. Ou “horário de funcionamento”, você pode programar o disparo automática das informações básicas da sua clínica.

Quais as vantagens de automatizar o WhatsApp?

Automatizar o WhatsApp oferece uma série de benefícios, tanto para a sua clínica como para seus pacientes. Entre eles estão:

  • oferecer um canal extra de atendimento aos seus pacientes, afinal cada vez mais as pessoas usam o WhatsApp para conversar com empresas;
  • agilizar o atendimento e enviar respostas rápidas e adequadas aos seus pacientes;
  • desafogar o seu time de atendimento, permitindo que eles tenham mais tempo para focar em outras demandas;
  • reduzir erros, como mensagens enviadas com informações desencontradas;
  • automatizar mensagens em diferentes fases do funil, inclusive no pós-consulta, com disparo de pesquisas de satisfação;
  • gerar um fluxo de atendimento mais rápido e preciso;
  • permitir o agendamento online;
  • oferecer uma experiência de atendimento diferenciada e superior para o seu paciente, destacando a sua clínica.
automação do whatsapp

Como fazer a automação de WhatsApp?

Por enquanto, a automação de WhatsApp apenas está disponível para a versão WhatsApp Business, que é a indicada para uso comercial.

Quem não deseja investir em nenhuma ferramenta, pode usufruir da automação disponível nativamente no WhatsApp Business. Contudo, claro, ela é bastante simples.

Guia básico de automação do WhatsApp Business

O WhatsApp Business permite que você configure mensagens automáticas que podem ser enviadas sempre que um paciente interagir com a sua conta. Para fazer isso, é muito simples, basta seguir o passo a passo que montamos.

Passo 1: clique nos 3 pontinhos no canto superior esquerdo da tela e selecione “ferramentas comerciais”.

Passo 2: clique na opção “mensagem de saudação”.

Passo 3: clique na chave lateral do texto “enviar mensagem de saudação”.

Passo 4: edite o conteúdo clicando no campo “mensagem de saudação”.

Passo 5: selecione para quem essa mensagem deve ser enviada.

Passo 6: clique em salvar.

A sua configuração básica de automação do WhatsApp já está criada. Agora todas as vezes que um paciente enviar uma mensagem para sua clínica pela primeira vez, ele receberá o texto que você editou.

Para adicionar uma mensagem de ausência, por exemplo indicando seu horário de funcionamento, é só optar por “mensagem de ausência”, no passo 3, no lugar de “mensagem de saudação”.

Assim, quando um paciente enviar uma mensagem fora do seu horário de atendimento, ele receberá essa mensagem automática.

Ferramentas de automação

A automação nativa do WhatsApp Business permite, apenas, adicionar uma mensagem de saudação ou de ausência. Se você quiser ir além e transformar seu WhatsApp em uma verdadeira plataforma de atendimento, precisará utilizar as ferramentas de automação.

Existem inúmeras focadas em diferentes necessidades. Por isso, tente, primeiro, entender a realidade da sua clínica e o que, de fato, precisa ser automatizado. Para, depois, encontrar a ferramenta ideal.

Para que essa automação seja feita de forma adequada e sem riscos, é essencial utilizar a API do WhatsApp Business.

API do WhatsApp Business

A API do WhatsApp Business é uma solução desenvolvida pelo Facebook (empresa detentora do WhatsApp) para escalar o atendimento por meio do aplicativo. A partir do lançamento da API, por exemplo, deixou de ser necessário ter vários números de WhatsApp e atendentes exclusivos para eles. Afinal, você pode usar diversos atendentes em um só número.

Assim, o principal objetivo da API é fazer a integração do WhatsApp com outros sistemas, como as plataformas de atendimento, chatbots, CRMs, automação de marketing etc.

Quais as automações possíveis no WhatsApp Business?

Basicamente, existem três tipos de automações que podem ser feitas no WhatsApp Business, por meio do uso de ferramentas de automação. São elas: envio em massa, envio a partir de um gatilho do usuário e chatbot. Sendo que essa última iremos abordar em um tópico específico.

Envio em massa

O envio de mensagem em massa pode ser interessante em diversas situações dentro do marketing da sua clínica.

Vamos supor que você tenha uma base de pacientes com 200 contatos que já usaram alguns dos serviços da sua clínica, mas faz tempo que não retornam. Você poderia usar a mensagem em massa para comunicar os pacientes inativos sobre alguma novidade da clínica, promoção ou para lembrar de procedimentos vencidos.

Seria muito difícil enviar todas essas mensagens manualmente e lidar com as réplicas delas. Por isso, há a opção de automatizar o envio em massa.

Envio a partir de gatilhos

O envio a partir de gatilhos significa mandar uma mensagem ao paciente após ele ter algum tipo de interação com a sua clínica, que seja significativa dentro do seu funil de vendas.

Por exemplo, enviar materiais ricos para pacientes que se cadastraram em alguma landing page atrelada ao seu blog, enviar mensagem após agendamento com os dados principais (horário, endereço, valor da consulta, procedimentos pré-consulta etc.), enviar um link para agendamento para pacientes que se relacionaram com alguma ação publicitária da sua clínica etc.

Chatbot também é automação?

Sim. O chatbot também é um tipo de automação do WhatsApp e o que oferece mais benefícios para as clínicas.

Ele é um robô de conversação que pode ser usado em diversos momentos no relacionamento com seus pacientes. Como para :

  • realizar o agendamento online de consultas ou procedimentos e a remarcação desses horários;
  • disparar lembretes de consultas ou procedimentos agendados;
  • disparar pesquisas de satisfação pós-consulta;
  • tirar dúvidas corriqueiras;
  • disparar orientações pré e pós exames ou tratamentos;
  • tirar dúvidas de usuários que se relacionaram com anúncios nas suas redes sociais e indicar o agendamento online.

Uma das grandes vantagens que o chatbot oferece é a possibilidade de atender seu paciente 24 horas por dia, 7 dias por semana.

chatbot funciona pelo whatsapp

Assim, mesmo que ele envie uma mensagem a sua clínica fora do horário comercial de funcionamento, ele será atendido e poderá tirar dúvidas ou agendar consultas. Sem que, para isso, você precise de equipes de plantão de atendimento.

Muitos chatbots hoje trabalham com inteligência artificial. Isso significa que eles conseguem ter um nível de interação muito próximo ao do humano, compreendendo as dúvidas e solicitações dos pacientes e oferecendo respostas padronizadas e adequadas a essas questões.

Se algum atendimento for muito específico, o chatbot pode fazer a triagem dessas informações e repassar o caso a um atendente humano. Que, com os dados em mãos, poderá fazer um atendimento ainda mais adequado e preciso.

Além de todas essas vantagens, o chatbot não precisa ser usado apenas no WhatsApp. Ele pode estar presente em outros canais da sua clínica, como no Facebook Messenger, Instagram Direct ou no seu site.

Conheça a Cloudia

A Cloudia é um chatbot voltado para o setor de saúde e estética, focada nas necessidades e demandas das clínicas.

Nosso robô utiliza inteligência artificial para ter um relacionamento mais próximo e preciso com seus pacientes. Além do WhatsApp, a Cloudia também funciona no Facebook Messenger, Instagram Direct e no seu site.

E o melhor é que todas as mensagens recebidas, independentemente do canal, vão para uma central única. O que torna mais simples visualizar as solicitações.

Entre as funcionalidades da Cloudia estão:

  • respostas automáticas em posts ou anúncios do Facebook e Instagram, convidando os usuários a interagirem com o robô;
  • disparo de lembretes de consultas;
  • lista de pacientes com dados e vários filtros para identificar quem interagiu com o robô;
  • visualização dos leads em formato de funil de vendas;
  • dashboard e relatórios para potencializar seus resultados;
  • tira dúvidas usuais dos pacientes;
  • agendamento de consultas;
  • envio de mensagem em massa.

Como a Cloudia utiliza inteligência artificial, ela será capaz de enviar mensagens personalizadas aos seus pacientes, oferecendo um atendimento ágil, rápido, preciso e humanizado.

Conclusão

Neste conteúdo, você aprendeu que a automação do WhatsApp é uma realidade. Ela permite trazer mais produtividade e agilidade para suas equipes de atendimento.

Você pode ir além das automações básicas do WhatsApp Business, investindo em soluções que trabalham com a API do WhatsApp.

O chatbot é uma das automações mais completas, porque permite se relacionar com seu paciente de diversas formas. Os robôs movidos a inteligência artificial conseguem aprender com essa interação e tem um estilo de atendimento e conversação muito próximo dos humanos.

Agora você já sabe tudo sobre automação do WhatsApp? Baixe nosso e-book e descubra os 10 processos que você pode automatizar na sua clínica para melhorar o atendimento aos seus pacientes!