Por Tiago Miranda Costa em Gestão de Clínicas | Postado em 2 de janeiro de 2024
A implementação de um Software Odontológico é fundamental para otimizar a gestão clínica. Essa ferramenta moderna não só simplifica agendamentos, históricos e faturamentos, mas também aprimora a eficiência operacional, deixando os profissionais com tempo livre para fazer outras atividades.
Com recursos que abrangem desde o gerenciamento de prontuários eletrônicos até a gestão financeira, um software odontológico permite que os profissionais foquem mais tempo no atendimento aos pacientes.
Além disso, promove uma abordagem mais precisa na análise de dados clínicos, contribuindo para decisões informadas e elevando o padrão de cuidados odontológicos oferecidos pela clínica.
Pesquisamos dezenas deles e vamos resumir aqui para você os 5 melhores e mais conhecidos softwares de gestão de clínicas odontológicas do mercado. Procuramos fazer um post imparcial e que gere valor para os nossos leitores.
Não apenas pegamos as informações que estavam no site, mas realmente testamos todos os softwares odontológicos que citaremos para podermos classificá-los. Além disso, no final do post, apresentaremos uma tabela comparativa completa com cada item analisado na metodologia explicada adiante.
Agora, iremos mostrar para vocês qual a metodologia utilizada para poder avaliar estes softwares. Vale ressaltar que os valores e funcionalidades listadas foram atualizados em junho de 2023.
Em primeiro lugar, para fazer uma avaliação justa, avaliamos os seguintes aspectos de cada software odontológico: preço, funcionalidades extras e integrações com outros sistemas, simplicidade/praticidade e atendimento/suporte.
Todavia, esses critérios são fundamentais para garantir que a escolha do software atenda às necessidades específicas da clínica odontológica, oferecendo um equilíbrio entre custo, eficiência e suporte qualificado.
A princípio, este é o primeiro item que um potencial cliente do software odontológico quer saber até mesmo antes de olhar as funcionalidades do sistema juntamente com as funcionalidades essenciais em um software odontológico.
Desse modo, consideramos as seguintes funcionalidades como essenciais para um sistema de gestão de clínicas e consultórios odontológicos:
– Módulo de controle financeiro da clínica odontológica;
– Módulo de suprimentos e controle de estoque;
– Envio automático de lembretes aos pacientes;
– Emissão de orçamento, receituário e atestado;
– Prontuário eletrônico odontológico completo capaz de registrar o histórico do paciente com imagens e demais documentos emitidos;
– Controle de retornos.
Antes de tudo, neste item avaliamos funcionalidades que entendemos não serem essenciais para o dentista, mas que agregam valor e podem simplificar processos dentro do consultório odontológico.
Do mesmo modo, esses itens são fundamentais para que a clínica/consultório possam ter dados para fazer uma gestão eficiente.
Destacam-se:
– Emissão de Boleto integrada ao sistema;
– Emissão de notas fiscais integrada ao sistema;
– Maquininha de cartão de crédito;
– Controle de comissões;
– Confecção de site;
– Agendamento online integrado ao sistema;
– Marketing e relacionamento com o cliente – campanhas automáticas de e-mail, WhatsApp e SMS;
– Outras integrações e funcionalidades relevantes.
Em primeiro lugar, avaliamos neste item principalmente a experiência do usuário ao usar o software odontológico. Por exemplo, os sistemas onde você rapidamente entende onde fica cada informação de forma bastante clara e intuitiva ficaram com as melhores notas.
Nesse sentido, uma interface de usuário intuitiva é crucial para otimizar o fluxo de trabalho na clínica odontológica, permitindo que os profissionais foquem mais tempo no atendimento aos pacientes e menos na aprendizagem de complexos sistemas de gerenciamento.
Principalmente, avaliamos a velocidade e os canais oferecidos de atendimento e suporte do software odontológico. Ou seja, softwares que possuem suporte via WhatsApp ou chat online que realmente funcionam em tempo real no horário comercial foram os que receberam as melhores notas neste item.
Em contrapartida, ter um suporte ágil e eficaz é essencial para garantir a continuidade operacional da clínica, proporcionando aos profissionais tranquilidade ao lidar com eventuais questões técnicas e garantindo uma experiência mais suave no uso do software.
Antes de mais nada, analisamos 5 softwares do mercado para gestão de clínicas odontológicas, entre eles o Clinicorp, ControleODONTO, DentalOffice, Serodonto e Simples Dental. Descrevemos e avaliamos cada um deles a seguir, os quais colocamos em ordem alfabética.
A princípio, o Clinicorp possui três planos voltados para odontologia e estética avançada: Standard, Premium e Enterprise.
Em outras palavras, o Standard é focado em consultórios que estão começando a escalar a sua operação; o Premium o foco são clínicas que já estão com um processo mais maduro; já o Enterprise é um plano exclusivo para redes ou franquias.
Todos eles são adaptados conforme o perfil do negócio para que a clínica tenha a melhor experiência possível usando o sistema.
Abaixo os planos da odontologia atualizados em junho de 2023:
O plano Standard no valor de R$ 127,19/mês é o plano inicial e conta com usuários ilimitados. Em outras palavras, ele conta também com um armazenamento em Nuvem de 10gb e ferramentas que vão ajudar no funcionamento da clínica, como: gestão financeira, gestão de pacientes dentre outras.
O plano Premium é o mais completo e robusto, possuindo todas as funcionalidades da versão Standard. Porém, inclui algumas ferramentas que estão disponíveis para upgrade, como CRM, CRC, Régua de Cobrança, Controle de Estoque dentre outras.
O plano para Enterprise é focado na gestão de franquias e redes. Tal qual oferece mais facilidade no controle e gestão de unidades. Apesar disso, o preço é calculado a partir de cada caso, sendo necessário entrar em contato com um consultor.
– Módulo de controle financeiro da clínica
– Módulo de suprimentos e controle de estoque
– Envio automático de lembretes aos pacientes
– Emissão de orçamento com odontograma, receituário e atestado
– Prontuário eletrônico completo capaz de registrar o histórico do paciente com imagens e demais documentos emitidos
– Controle de retornos
– Emissão de Boleto e notas fiscais integrado ao sistema: tem o custo de R$ 1,90 por boleto pago e não é cobrada 2ª via. Além disso, possui régua de cobrança, que auxilia na redução da inadimplência da clínica de forma automática. Em outras palavras, o profissional configura a ferramenta para notificar a cobrança dos pacientes por SMS, e-mail ou App Clini.me.
– Maquininha de cartão de crédito: oferece o link de pagamento para deixar mais prático o processo de vendas.
– Controle de comissões: faz a gestão das comissões incluindo também o controle de faturamento por profissional, por categoria e por especialidade;
– Agendamento online integrado ao sistema: é possível se integrar com agendamento online e também pelo aplicativo profissional da clínica que é disponibilizado;
– Envio de SMS: no plano contratado há 50 SMS gratuitos, existe o custo de R$ 0,10 por mensagem adicional.
Avaliamos neste item principalmente a experiência do usuário ao usar o software odontológico.
A interface do software da Clinicorp é intuitiva e de fácil navegação, permitindo que o usuário aprenda e execute os processos com rapidez. Igualmente, dentro da plataforma existem tutoriais em vídeo para apoiar o usuário na utilização do sistema.
No plano Premium, o assinante pode personalizar a plataforma, mudando o logotipo, plano de fundo e cores.
Antes de tudo, os canais de atendimento da equipe de suporte são: WhatsApp e chat dentro do sistema. O horário de atendimento é de Segunda a Sexta, das 8h às 19h e aos Sábados, das 8h às 12h.
Por outro lado, após a assinatura, o usuário inicia o processo de implementação com a equipe de Sucesso do Cliente durante o período de 60 dias, sem custo.
Após este período, poderá participar dos grupos de treinamentos e suporte, também sem custo.
Acima de tudo, o sistema da Clinicorp se mostrou bem completo e robusto. Apesar disso, tem funcionalidades interessantes como a visualização do CRM no formato de funil de vendas, o check-in automático de pacientes por meio de QR Code e a anamnese digital com assinatura digital.
Por fim, o software é totalmente integrado com a Cloudia para oferecer agendamentos online via inteligência artificial que funcionam nos aplicativos de trocas de mensagens e redes sociais.
Essas características destacam a versatilidade e a eficácia do sistema na modernização e aprimoramento dos processos odontológicos.
Antes de mais nada, a ControleOdonto oferece um tipo de plano, o Equipo, no qual a precificação é feita por cadeiras de atendimento. Assim como o plano conta com: emissão de boleto, NF-e ilimitada, integração com a Cloudia, usuários e acessos ilimitados.
– Módulo de controle financeiro da clínica
– Módulo de suprimentos e controle de estoque
– Controle do estoque e de compras, com emissão da ordem de compra, já integrado ao sistema financeiro é bastante prático para o dia a dia da clínica.
– Envio automático de lembretes aos pacientes feito por SMS, WhatsApp e App do paciente.
– Emissão de orçamento com odontograma, receituário e atestado (com consentimentos, orientações, solicitações de exames e próteses já integrados). Possui odontograma 3D para melhorar a apresentação da situação bucal ao paciente.
– Prontuário eletrônico completo capaz de registrar o histórico do paciente com imagens e demais documentos emitidos
– Controle de retornos
Por ser simples de usar, o sistema proporciona uma boa primeira experiência para o usuário.
Para cada tela há um tutorial que explica em detalhes como usar aquela funcionalidade, o que facilita a configuração do software odontológico.
O suporte pode ser feito através da abertura de um chamado direto pelo sistema, que atende prontamento os usuários. Além do canal citado, o ControleODONTO disponibiliza também um telefone 0800 para suporte.
Em conclusão, gostamos bastante do software, ele possui algumas funcionalidades que são interessantes para clínicas odontológicas e que encontramos apenas no ControleODONTO. Da mesma forma, itens como o botão de pânico, ranking dos melhores dentistas e o monitor informativo faz dele um grande diferencial.
Por outro lado, é um software com arquitetura moderna 100% na nuvem, com certificação ISO 9001 e certificação de segurança.
Os planos são comercializados conforme imagem abaixo, começando pelo plano Agenda Inteligente, que tem os preços à partir de R$79,90/mês; passando pelo plano Prontuário Digital, à partir de R$129,90/mês e finalizando no plano Gestão Completa que custa à partir de R$184,90/mês;
Igualmente, é possível contratar outros serviço complementares, como o Modelo HOF por mais R$99,90 por mês e pode ser testado por 7 dias gratuitamente. Além disso, com esse módulo, é possível digitalizar todo o processo, desde a anamnese até a finalização do procedimento.
Ou seja, com ele, o dentista consegue fazer o planejamento com marcações personalizáveis com informações sobre dose, lote e produto aplicado.
Ainda assim, é possível capturar fotos em tempo real e armazenar no sistema, ter informações organizadas e agrupadas para uma melhor comunicação interna e fazer todo o planejamento digital do paciente com facilidade.
Isso não apenas otimiza a documentação clínica, mas também aprimora a colaboração entre membros da equipe, permitindo decisões mais rápidas e precisas.
A integração eficaz de recursos visuais e organização de dados no sistema não só simplifica o fluxo de trabalho clínico, mas também contribui para uma experiência mais eficiente e personalizada para cada paciente atendido na clínica.
– Módulo de controle financeiro da clínica
– Módulo de suprimentos e controle de estoque
– Envio automático de lembretes aos pacientes
O disparo de SMS e/ou WhatsApp automaticamente é uma funcionalidade apenas do plano Plus e Pro, não sendo encontrada no plano Light deste software odontológico.
– Emissão de orçamento com odontograma, receituário e atestado
– Prontuário eletrônico completo capaz de registrar o histórico do paciente com imagens e demais documentos emitidos
– Controle de retornos
– Emissão de Boleto e notas fiscais integrado ao sistema: sem custo extra
– Maquininha de cartão de crédito: possui também o link de pagamento via Stone pagamentos. Ela é totalmente integrada ao software e agiliza o recebimento dos clientes, integrando-o ao módulo financeiro.
– Controle de comissões: tem uma funcionalidade de Split de pagamento, bastante útil para casos onde o pagamento deve ser dividido entre a clínica e o profissional dentista que está fazendo o serviço por exemplo.
– Agendamento online integrado ao sistema
– Marketing e relacionamento com o cliente: sobretudo, é possível realizar campanhas automáticas de e-mail, WhatsApp e SMS. Além disso, realiza o envio de SMS para lembrete do agendamento, envio de parabéns no aniversário do paciente e alertas de retorno. Esta funcionalidade é exclusiva para os planos Plus e Pro, não sendo encontrada no plano Light.
Este sistema possui um tutorial didático com o passo a passo para se fazer alguns procedimentos chaves pelo programa, que é bem interessante e conforme boas práticas de UX que melhoram a experiência do usuário.
Além disso, a inclusão de tutoriais intuitivos não apenas facilita a aprendizagem do software, mas também contribui para a eficácia do treinamento da equipe.
Em outras palavras, a interface amigável e a orientação clara permitem que os profissionais adotem rapidamente o sistema, minimizando erros e maximizando a eficiência na utilização das funcionalidades oferecidas, resultando em um ambiente de trabalho mais produtivo e alinhado com as necessidades da clínica.
Desse modo, foi o sistema que proporcionou uma ótima experiência inicial na área de membros e que melhor aproveita a tela, passando uma sensação de ser “clean” e intuitivo.
A interface limpa e intuitiva não apenas simplifica a navegação, mas também promove a eficácia na execução de tarefas diárias. De maneira idêntica, a disposição lógica dos elementos na tela contribui para uma interação mais fluida, reduzindo o tempo necessário para completar atividades específicas.
Antes de tudo, o software possui chat online que funcionou muito bem em horário comercial, atendendo por por e-mail e telefone.
Bem como a equipe de Sucesso do Cliente oferece assessoria de engajamento, o atendimento é feito via WhatsApp, eles entram em contato com os novos clientes em até 24h após a contratação do Dental Office.
Pouco depois, realizam treinamentos e implementações através de lives em horários pré-agendados.
Em suma, gostamos bastante da simplicidade e do visual deste software odontológico. Em outras palavras ele nos proporcionou uma excelente experiência para o usuário e excelente custo-benefício se a sua clínica não exigir funcionalidades mais avançadas.
Não há taxa de implantação inicial e nem mesmo fidelidade, ou seja, você pode cancelar a qualquer momento sem pagamento de multas.
Devem ser pagas mensalidades que variam da seguinte forma:
Não existe diferença de funcionalidade entre os planos, todos possuem todas as funcionalidades, o que muda o valor é em relação à quantidade de profissionais dentistas.
– Módulo de controle financeiro da clínica
– Módulo de suprimentos e controle de estoque
– Envio automático de lembretes aos pacientes
O envio é feito por SMS e Whatsapp de forma automática.
– Emissão de orçamento com odontograma, receituário e atestado
– Prontuário eletrônico completo capaz de registrar o histórico do paciente com imagens e demais documentos emitidos
Destaque para o aplicativo onde você consegue tirar rapidamente as fotos como de antes e depois para já ficar no sistema, além de finalizar procedimentos nos prontuários e enviar lembretes por WhatsApp.
– Controle de retornos
– Emissão de Boleto integrado ao sistema: com baixa automática para todos os bancos integrados ao sistema, sem custo extra. Também existe a opção de integrar réguas de cobranças de parceiros como Asaas, Cobre Fácil e Vindi, por meio da assinatura do serviço desejado e a integração não tem custo.
– Emissão de notas fiscais integrada ao sistema: sem custos extras.
– Maquininha de cartão de crédito: é possível contratar a maquininha de cartão integrada ao sistema via parceiro terceirizado Saúde Service e Stone.
– Controle de comissões: o Serodonto controla a comissão dos colaboradores de diversas maneiras, entre elas:
– Criação de site: há um custo extra de R$ 79,90/mês para incluir o pacote de “Sorrir Online”. É possível deixar o site com o domínio personalizado com o nome da sua clínica.
– Agendamento online integrado ao sistema: antes de mais nada, o site acima citado tem agendamento integrado, além de realizar agendamentos vindos do WhatsApp, Facebook Messenger e site. Bem como automatizar o atendimento ao paciente das clínicas odontológicas por meio da integração com a inteligência artificial da Cloudia. Essa funcionalidade é um software que pode ser contratado à parte.
– Marketing e relacionamento com o cliente: antes de tudo, ele realiza campanhas automáticas de e-mail, WhatsApp e SMS. Além disso, envia lembretes, pesquisas de satisfação e outros tipos de campanhas automáticas por WhatsApp, SMS e e-mail. De maneira idêntica, fornece automatização com o WhatsApp no envio de lembretes de consultas que sincroniza automaticamente com a agenda, além de questionários e campanhas.
Aparentemente, o sistema apresenta muitas opções, o que pode ser uma vantagem se você deseja um software mais robusto, mas pode não parecer tão simples de usar caso esteja em busca de uma solução mais simples e com menos funcionalidades.
Da mesma forma, após ver o tutorial em vídeo disponibilizado pela equipe, ficou bem mais claro como tudo funciona e que na verdade os botões superiores são atalhos para informações rápidas de clientes, o que achamos bem interessante para o dia a dia.
Por outro lado, o canal do Youtube da empresa possui os diversos tutoriais didáticos que explicam como fazer cada procedimento dentro do software.
Em primeiro lugar, o suporte pode ser acessado direto pela área de login da ferramenta, telefone, e-mail ou WhatsApp. Todas as vezes que testamos o suporte por WhatsApp tivemos uma ótima experiência com o atendimento do time, a equipe se mostrou super disponível a ajudar e a realizar um treinamento gratuito online.
A equipe também entra em contato e oferece um calendário de treinamentos gratuitos online que mostram como usar todas as funcionalidades da ferramenta.
Por fim, o Serodonto é um software para quem busca uma ferramenta mais robusta e completa e que tem funcionalidades mais avançadas como a integração com inteligência artificial Cloudia.
Igualmente possui demonstração gratuita pela equipe comercial, implementação gratuita pela equipe de customer success que acompanha o cliente durante toda a jornada na plataforma.
Segue a avaliação do time Cloudia sobre os itens já descritos na nossa metodologia.
O Simples Dental possui os três planos acima com as seguintes características:
Plano de R$139,90 (agenda) tem toda parte de agendamento (agenda online), confirmação por WhatsApp e SMS, campanhas, aplicativo de agenda, ficha do paciente completa, documentação e débitos do paciente.
O plano intermediário de R$199,90 (gestão) tem tudo do plano “agenda” mais fluxo de caixa, comissionamento, integração com maquininha de cartão, emissão de boletos e indicadores.
Já o plano mais completo de R$199,90 (vendas) tem tudo dos anteriores, incluindo ainda um recurso exclusivo para vendas (CRM integrado), várias integrações com o WhatsApp Web e módulo de ortodontia.
A Simples Dental também possui um plano voltado para Redes e Franquias, no permite um acesso multiclínicas, painel analítico para as redes e mais outros benefícios. Para saber o preço desse plano é necessário entrar em contato para o entendimento de cada caso.
Dentre as funcionalidades que consideramos serem essenciais para um software odontológico para clínicas, marcamos aquelas que estão presentes no software simples dental:
– Módulo de controle financeiro da clínica
– Módulo de suprimentos e controle de estoque
– Envio automático de lembretes aos pacientes
– Emissão de orçamento, receituário e atestado
– Prontuário eletrônico completo capaz de registrar o histórico do paciente com imagens e demais documentos emitidos
– Controle de retornos
– Emissão de Boleto integrado ao sistema: deve ser contratado separadamente e custa R$3,87 por boleto compensado. Não é cobrado nada na emissão.
– Controle de comissões: essa funcionalidade possui regras automáticas e divide entre vários dentistas dentro de um mesmo parcelamento. – Agendamento online integrado ao sistema
– Marketing e relacionamento com o cliente: campanhas automáticas de email, WhatsApp e SMS. Há a possibilidade de configurar diversas campanhas de relacionamento com os pacientes através do envio de mensagens automáticas para atividades como: pesquisa de satisfação do paciente, parabenização dos pacientes em suas respectivas datas de aniversários, lembretes de débitos em atraso, mensagens de cuidados, instruções pós-operatória, vencimento de boleto e dicas sobre saúde bucal em geral.
Não é necessário instalar nada na sua máquina para utilizar este software, o que acaba contando pontos na praticidade ao avaliar o sistema.
A ferramenta possui uma interface simples, clara e amigável.
Apresenta também um dashboard inteligente que facilita a coleta de diversas informações de performance, que auxiliam na gestão da clínica odontológica, com indicadores da saúde financeira, receitas por profissionais ou por planos, notas das pesquisas de satisfação, fontes que trazem mais pacientes para a clínica, etc.
O sistema possui uma central de ajuda bastante completa com respostas às dúvidas mais frequentes dos pacientes, oferecendo ainda vídeos e onboarding. O atendimento online via texto dentro do próprio software funciona bem, conforme o que testei pelo site.
O suporte foi bastante rápido no horário comercial. Utilizamos também o atendimento online do site três vezes, em duas delas eu fui atendido em menos de 2 minutos, porém em uma delas o atendimento demorou um pouco. Eles também oferecem suporte via e-mail e redes sociais, WhatsApp e telefone.
O Simples Dental é um software odontológico bastante fácil, clean e nos passou uma ótima impressão em nossos testes. Como principal ponto negativo deste software é a inexistência de API para integrações com a Cloudia para automatizar seu atendimento.
Não há um software melhor do que o outro, mas aquele que se adapta melhor às suas necessidades da clínica (e ao seu bolso). Acreditamos que esta leitura vai agregar muito valor à você que está decidindo qual programa para clínica odontológica contratar.
Os sistemas avaliados e do mercado estão começando a perceber a importância de terem integrações de suas agendas com sistemas de agendamentos em sites ou secretárias virtuais que funcionam em aplicativos de mensagens de texto, inclusive alguns já se integram com a Cloudia.
Opte sempre por sistemas que possuem o que chamamos de “API”, pois através dela, você vai conseguir integrá-lo a outros sistemas como a automação do atendimento via WhatsApp usando inteligência artificial da Cloudia.
Ps. Este post foi atualizado pela última vez em 15/06/2023, os preços e até algumas funcionalidades podem estar desatualizadas.
Leia tudo sobre Marketing odontológico no nosso guia.
A Cloudia é uma startup com expertise em criação de chatbots para a área da saúde. Já são 7 anos trabalhando para tornar o atendimento e agendamento de clínicas mais eficiente, trazendo uma melhor experiência para os pacientes e melhores resultados.
Nesses anos, já atingimos estes números:
Com o robô de atendimento e agendamento da Cloudia, a sua clínica estará disponível para atender o paciente a qualquer momento, 24 horas por dia, 7 dias na semana. Respondendo dúvidas, classificando o lead em etapas e dando as informações necessárias, tudo automaticamente.
Não será mais necessário se preocupar com os atendimentos feitos fora do horário comercial, finais de semana e feriados. Segundo dados da Cloudia, 64% das solicitações de atendimento acontecem fora do horário comercial, por conta da rotina corrida.
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Última atualização em 8 de agosto de 2024 por Cristielle