Assistente virtual ou secretária real para clínicas?

Serviço de secretária virtual (robô chatbot) ou contratar uma secretária real?

Antes de responder a esse questão, quero que você saiba que este não é apenas mais um post que fala dos critérios que você deve levar em conta ao contratar uma secretária para o seu consultório, clínica ou hospital.

Gostaria de te fazer pensar “fora da caixa” antes de decidir a melhor opção para suprir a sua necessidade.

Neste post vou te mostrar algumas opções além da tradicional e desgastante contratação de uma secretária com carteira assinada.

Você sabia que existem outras opções, como por exemplo, a contratação de uma secretária virtual remota ou na nuvem?

Estas alternativas podem fazer várias tarefas automaticamente por você.

Vou te mostrar as principais vantagens e desvantagens e te passarei uma ideia dos custos de cada alternativa.

Antes de falar das opções de contratação de secretárias, gostaria de abrir logo um grande parêntese:

Tenha em mente que o seu consultório é uma empresa

Todo profissional da saúde, seja ele autônomo, tenha uma clínica ou hospital, no fundo é um empreendedor.

Chega de amadorismo na administração do seu estabelecimento.

Toda empresa precisa atingir sua missão da melhor forma.

Isso só é possível quando você atende a esses três pilares da sustentabilidade de qualquer negócio:

– Social;

– Ambiental;

– Econômico.

Deve haver um equilíbrio entre esses 3 pilares, de forma que a clínica seja lucrativa, dando ótimas condições de trabalho aos colaboradores e oferecendo um serviço de excelência à sociedade, sem degradar o meio ambiente.

É no pilar da sustentabilidade econômica que vamos nos deter neste post.

O que sustentabilidade econômica (ou lucro) tem a ver com a contratação da minha secretária?

Tudo! Só há duas maneiras de otimizar seus lucros: Aumentando as receitas e/ou diminuindo os custos.

Ok, agora estamos no mesmo nível para continuarmos a conversa.

Neste post vou te apresentar formas de diminuir seus custos (e até aumentar as suas receitas).

Vou te mostrar como contratar serviços inovadores que pouquíssimos profissionais da saúde sabem que existem.

O que faz uma recepcionista

Antes de falarmos das opções de contratação, vamos falar um pouco da lista usual de coisas que uma secretária ou recepcionista tem que fazer.

Ela/Ele deve ser um(a) profissional que consiga ser multitarefas, ou seja, se organizar para desenvolver diversas atividades diferentes como:

– Cadastro de pacientes;

– Organização da agenda do profissional da saúde: incluindo procedimentos como agendamento, confirmação e cancelamento de consultas;

– Responder às dúvidas dos pacientes por telefone, aplicativos de mensagens, redes sociais e passar algumas orientações em relação a procedimentos a serem realizados antes de exames ou cirurgias;

– Verificar os e-mails e outros canais de comunicação como aplicativos de mensagens e redes sociais.

– Recepção de pacientes no ambiente de atendimento;

– Administração e arquivamento de documentos;

– Lançar e gerenciar o financeiro da clínica;

– Emitir recibos de planos de saúde ou receber pagamentos de pacientes;

– Autorizar alguns procedimentos através do plano de saúde;

– Assistência em alguns serviços como acompanhamento de pacientes para realizar exames;

– Pagamentos de contas e salários;

Vou te apresentar agora as 3 alternativas disponíveis para suprir a sua necessidade de ter uma secretária.

#1 – Contratação de uma secretária com carteira assinada sob regime CLT

Esta é a forma mais antiga e tradicional que ainda atende a muitas clínicas pelo Brasil.

Segue suas vantagens e desvantagens:

Vantagens

– Além de todas as tarefas de atendimento aos pacientes, uma secretária contratada pode fazer atividades administrativas da clínica, ou seja, ela consegue fazer todos os itens listados no item de “Atividades de rotina de uma secretária” deste post.

– Você fica totalmente livre para focar apenas no atendimento do paciente, deixando as demais atividades sob a responsabilidade da secretária.

Desvantagens

– Atende apenas no horário comercial que ela estiver trabalhando.

– A secretária não pode atender mais de um paciente na mesma hora.

– A contratação de uma nova secretária para o seu consultório é trabalhosa e cara, exigindo muito do seu esforço para recrutar, selecionar e entrevistar as melhores candidatas até escolher a mais adequada.

– A contratação é um processo arriscado porque, por mais que você faça entrevistas, nem sempre aquela que você selecionou vai se adaptar e corresponder às suas expectativas.

– Se você realmente desejar uma boa secretária, deve estar disposto a pagar um bom salário e investir bastante tempo e dinheiro em treinamentos.

– Há vínculo entre o seu consultório e a secretária, o que resulta em custos trabalhistas.

– Além do salário líquido que você deseja oferecer para ela, lembre-se de levar em conta também os custos indiretos e encargos sociais como água, luz, disponibilidade de um espaço físico e computador, INSS, FGTS, faltas justificadas, licença maternidade ou paternidade, férias, 13º salário, material de escritório, treinamentos, uniforme, alimentação e transporte, se for o caso.

Costumamos simplificar o custo real de um colaborador com todos os encargos sociais e custos indiretos multiplicando o salário bruto do funcionário por 2.

Assim, se o salário mensal que o mercado na sua região oferece para uma secretária é de 2 mil reais, considere que você vai ter um custo de 4 mil reais mensalmente com esta secretária.

#2 – Contratação de um serviço de secretária virtual remota

Esta é a primeira forma que te apresento para automatizar o atendimento por telefone.

Atualmente há empresas que disponibilizam um serviço de secretária virtual remota para agendamento de consultas via telefone.

Você pode negociar para que o atendimento telefônico seja personalizado de forma que o paciente tenha a sensação de estar falando com a secretária da sua clínica ao telefone.

Na verdade ele estará falando com uma pessoa na central de telemarketing do serviço terceirizado.

Há ainda quem chame essa secretária de assistente pessoal.

Segue as vantagens e desvantagens deste tipo de serviço.

Vantagens

– É um serviço que pode ter um custo menor do que a contratação de secretária própria;

– As atividades que estes planos normalmente incluem são:

  • Cadastro de pacientes ao realizar o procedimento de marcação de consulta.
  • Organização da agenda do profissional da saúde: incluindo procedimentos como agendamento, verificação e cancelamento de consultas;
  • Responder às dúvidas dos pacientes e passar algumas orientações em relação a procedimentos a serem realizados antes de exames ou cirurgias
  • Envio de lembretes automáticos via SMS um dia antes da consulta;
  • Diariamente você receberá sua agenda com todas as consultas marcadas.

– Você não precisa se preocupar com relações trabalhistas entre o seu consultório e a secretária.

– O seu espaço físico e computador não precisa ficar ocupado pela secretária, ela ficará nas instalações do serviço terceirizado.

– Equipe normalmente já é treinada e capacitada para o atendimento.

Desvantagens

– Os planos deste tipo de secretária virtual remota normalmente atendem apenas no horário comercial.

– Algumas atividades que normalmente são feitas por uma secretária presencialmente não é comum que sejam feitas pelas secretárias virtuais remotas como:

  • Recepção de pacientes;
  • Administração do financeiro e de alguns documentos;
  • Procedimentos relacionados a planos de saúde;
  • Responder pacientes por email, aplicativos de mensagens e redes sociais.

– Os planos são limitados e caros quando comparados aos serviços que vou te apresentar a seguir.

#3 – Contratação de um serviço de secretaria virtual na nuvem (chatbot ou secretárias robôs)

assistente virtual

Deste serviço talvez você nunca tenha escutado falar.

E isso não é culpa sua.

Talvez você tenha chegado aqui justamente para se atualizar sobre este tema de inovação e tecnologia na saúde.

Aqui vai a novidade:

Você pode contratar um serviço que funciona como um batalhão de secretárias virtuais que pode atender via redes sociais como o Facebook, aplicativos de mensagens e pelo seu site de forma totalmente humanizada e padronizada.

Esta é uma maneira bastante eficaz de automatizar o seu atendimento!

Segue vantagens e desvantagens desse serviço.

Vantagens

– Baixíssimo custo quando levamos em conta o benefício que essa ferramenta pode proporcionar e comparado às demais opções citadas;

– Captar novos pacientes através do envio automático de mensagens para pessoas que comentam em publicações do Facebook, direcionando-os a marcarem uma consulta com o seu estabelecimento. Tudo isso funciona em piloto automático, você só precisa criar o post. Entenda como funciona.

– Funções de uma secretária que um secretária robô como a Cloudia pode fazer e estão inclusas nos planos de contratação:

  • Cadastro de pacientes ao realizar o procedimento de marcação de consulta.
  • Organização da agenda do profissional da saúde: incluindo procedimentos como agendamento, verificação e cancelamento de consultas totalmente integrado com a Google Agenda gratuita. Tudo isso é feito automaticamente.
  • Responder às dúvidas dos pacientes e passar algumas orientações em relação a procedimentos a serem realizados antes de exames ou cirurgias via site, redes sociais como Facebook e aplicativos de mensagens como Facebook Messenger e Telegram.
  • Envio de lembretes automáticos ilimitados um dia antes da consulta pedindo a confirmação do paciente via aplicativos de mensagens como Facebook Messenger e Telegram, aumentando significativamente a sua receita através da diminuição da taxa de no-show, pois estes são mais usados pelos seus pacientes do que ligações e do que mensagens SMS.
  • Diariamente você receberá sua agenda com todas as consultas marcadas.

– Você não perde pacientes porque o telefone estava ocupado, ou seja, você na verdade está contratando uma secretaria virtual com diversas secretárias dentro.

– Você não perde pacientes porque o paciente só tem tempo de marcar a consulta fora do horário comercial.

– A secretaria virtual na nuvem trabalha pelo seu consultório durante 24 horas por dia, 7 dias por semana.

Mais vantagens

– O seu computador não precisa ficar ocupado pelo serviço.

– Não é necessário que o paciente baixe nenhum aplicativo extra ou instale nada.

– A secretária virtual na nuvem funciona através do seu site e em aplicativos de mensagens instantâneas que já estão na mão de todos como Facebook, Messenger, Telegram e em breve funcionará pelo Whatsapp (início do ano de 2018 deve estar liberado o uso de chatbots no Whatsapp).

– Além disso, você também não precisa instalar nada a mais, basta fazer as suas contas em serviços gratuitos como Facebook, Telegram (opcional), Google Agenda e Whatsapp (em breve).

– Você não precisa de um computador para poder consultar as marcações na sua agenda on-line, use o smartphone para isso.

– Você terá acesso ao relatório de análise e acompanhamento das consultas marcadas pelos seus pacientes na sua área de membros.

Desvantagens

– Algumas atividades que normalmente são feitas por uma secretária fisicamente presente não podem ser feitas pela Cloudia como:

  • Recepção de pacientes;
  • Administração do financeiro, dos suprimentos e de alguns documentos e
  • Procedimentos relacionados a planos de saúde e pagamentos.

Conclusão

A decisão por qual opção contratar é muito pessoal.

Como falado, há algumas atividades que uma secretária, uma assistente remota ou uma secretária virtual na nuvem não podem fazer.

É possível que uma alternativa complemente a outra.

Se tu tens um consultório próprio pequeno onde apenas você ou você e mais um colega atendem, analise se vale a pena contratar uma secretária que ficará no seu espaço físico e ter esse alto custo ou contratar uma secretaria virtual ou exército de secretárias virtuais na nuvem como a Cloudia.

Caso opte pelo exército de secretárias virtuais de baixo custo Cloudia, você mesmo deve se disponibilizar para fazer algumas atividades ou terceirizar.

Percebe-se que ter uma secretária contratada fisicamente é indispensável para clínicas que tenham 3 ou mais profissionais da saúde.

Nesses casos de já haver uma secretária fisicamente na clínica, o que se deve levar em conta na hora de contratar outras secretárias é se é possível diminuir os seus custos da clínica contratando um serviço como a Cloudia que absorva algumas tarefas e deixe a sua secretária mais livre para realizar as tarefas administrativas e de recepção que realmente são importantes que ela faça.

Segue uma tabela comparativa das opções disponíveis.

tabela comparativa assistente virtual

Faça o teste de enviar uma mensagem para uma secretária virtual exemplo pelo Facebook Messenger enviando um “Oi”.

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