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Indicadores de gestão na odontologia: os 7 principais!

Por Tiago Miranda Costa em Marketing na Saúde | Postado em 25 de janeiro de 2022

Indicadores de gestão na odontologia: os 7 principais!

A melhor forma de garantir uma gestão estratégica na sua clínica odontológica é avaliando, de tempos em tempos, o seu resultado. Para isso, os indicadores de gestão na odontologia são importantíssimos.

Ao usar os indicadores na sua gestão, você reduz a subjetividade e cria um padrão analítico. Assim, ao invés de tomar decisões baseadas em “achismos”, você será capaz de ter uma visão mais estratégica e ampla do seu consultório. Ficou interessado? Veja as dicas e informações que separamos!

O que são indicadores de gestão?

Os indicadores de gestão são métricas que ajudam a dar uma visão mais ampla e direcionada sobre determinado ponto estratégico de uma empresa.

São esses indicadores que ajudam a medir a eficiência e a qualidade dos processos, tornando mais fácil identificar os pontos que precisam ser melhorados para conseguir atingir as metas estipuladas pela empresa.

Por que usar os indicadores na odontologia?

Uma clínica odontológica é uma empresa como qualquer outra. E, justamente por isso precisa de uma mensuração adequada dos resultados obtidos, bem como processos claros e eficientes, que ajudem a satisfazer seus pacientes, reduzir os custos e direcionar rumo ao crescimento sustentável.

Assim, você conseguirá tomar decisões mais estratégicas – e menos baseadas em “achismos”. Por exemplo: será que é melhor ajustar os valores das consultas e tratamentos? Qual a taxa de inadimplência da sua clínica? Qual tratamento é mais lucrativo? Quantos pacientes você precisa ter por mês para cobrir suas despesas? E para ter lucro? Seus pacientes estão satisfeitos? Qual sua taxa de fidelização?

Parece complicado responder a essas questões. Os indicadores de gestão na odontologia podem ajudar – e, assim, direcionar melhor suas decisões, garantindo que a clínica funcione perfeitamente.

Entre os benefícios de usar essas métricas estão:

  • melhora na aprendizagem da equipe;
  • promove o acompanhamento das metas (especialmente aquelas definidas no plano de negócios);
  • ajuda na criação de padrões de processos;
  • melhora a satisfação dos colaboradores.

Mas não é apenas a clínica que tende a ganhar. Quando esses indicadores são observado e empregados de forma estratégica, os pacientes também ganham, com benefícios como:

  • melhora na infraestrutura da clínica;
  • processos mais ágeis;
  • atendimento mais preciso e eficiente;
  • ambiente agradável;
  • tratamentos mais eficientes;
  • aumento da satisfação geral.

Quais os principais indicadores de gestão na odontologia?

Achou interessante o uso dos indicadores de gestão na odontologia? Então descubra os principais e comece a aplicar no seu consultório!

1)    Taxa de ocupação de cadeira

Essa taxa mostra a porcentagem do tempo em que seu consultório está ocupado com atendimentos. Ao analisar essa métrica, você consegue entender quanto tempo cada cadeira (profissional) permanece vazia e os custos relacionados a esse tempo ocioso.

Para calcular a taxa de ocupação, use a fórmula:

Taxa de ocupação = número de horas atendidas x 100 / capacidade instalada

Se quiser entender o impacto financeiro dessa ociosidade, é preciso calcular o preço da sua hora clínica. E assim fazer o comparativo.

2)    Taxa de inadimplência

A inadimplência é uma questão que deve ser monitorada de perto, já que ela impacta diretamente no seu financeiro. A primeira forma de reverter a situação é monitorando o impacto dela na sua gestão.

Existem várias maneiras de calcular essa taxa. A mais comum é a que divide os devedores, considerando como inadimplentes aqueles com mais de 90 dias e menos de 180 em atraso.

Se esse for o consenso na sua clínica, você pode usar a fórmula:

Índice de inadimplência (TI) = (T90/TT) x 100

Em que T90 são os pagamentos em atraso entre 90 a 180 dias e TT é o total de pagamentos cobrados no período. O resultado será uma porcentagem que mostrará o índice de inadimplência do seu consultório.

O ideal é que esse cálculo seja feito todos os meses, acompanhando de perto o índice e evitando que ele aumente. Para resolver a questão, lembre-se de entender o comportamento dos seus pacientes, para decifrar o que está por trás desse problema.

3)    Taxa de ROI (Retorno sobre o Investimento)

O ROI é uma métrica usada para calcular o retorno sobre o investimento, ou seja, o quanto de dinheiro a empresa está ganhando ou perdendo em cada aplicação. Você pode calcular o ROI para inúmeras situações, como:

  • novas contratações;
  • aquisição de novos produtos;
  • ferramentas de gestão;
  • campanhas de marketing;
  • melhoria na infraestrutura;
  • outros custos que visem gerar algum tipo de lucro para sua clínica.

O ROI é muito importante na tomada de decisão, ajudando a compreender quais investimentos valem a pena e quais podem ser descartados. Para calculá-lo, use a fórmula:

ROI = (lucro – investimento) / investimento x 100

Vamos supor que você tenha realizado uma campanha de marketing para atrair mais pacientes. O custo da campanha foi de R$ 2 mil e você conseguiu 25 novos pacientes. Considere, ainda, que o custo de cada consulta seja de R$ 200 – e, com isso, o lucro final tenha sido de R$ 5 mil (25×200).

Ao aplicar a fórmula teríamos um ROI de 150% – o que significa que a cada R$ 1 investido, você teve um retorno de R$1,50.

4)    Taxa de ROAS (Return on Advertising Spend)

Em tradução livre, essa taxa mede o retorno sobre investimento publicitário. Ou seja, ela mede as receitas e os custos envolvidos em uma campanha publicitária. Enquanto o ROI pode ser usado para medir qualquer investimento, o ROAS é destinado aos investimentos publicitários.

No caso do marketing digital, essa taxa será usada para medir o retorno das ações pagas, como Facebook Ads e Google Ads. Para calcular, use a fórmula:

ROAS = (retorno trazido com os anúncios pagos/ custos publicitários envolvidos) x 100

Não existe um consenso de quanto é um ROAS aceitável. Já que tudo dependerá das suas margens de lucro e da saúde financeira da sua clínica. De forma geral, o recomendado é que ele fique acima de 2. Se ficar em 1, indica que não houve nem ganho, nem prejuízo e abaixo de 1 é sinal de alerta, já que os anúncios estão dando mais prejuízo do que retorno.

5)    Taxa de falta de pacientes

Essa métrica ajuda a compreender, de maneira indireta, se os seus pacientes estão satisfeitos com a clínica. Afinal, se houver uma taxa de falta muito alta, pode indicar que seus pacientes estão insatisfeitos e acabam desistindo do tratamento.

Para calcular, use a fórmula:

Taxa de faltas = (quantidade de faltas totais dentro do período analisado x 100) / quantidade de atendimentos marcados no mesmo período

Suponha que, em um determinado mês, você teve 120 agendamentos, mas 50 faltas. A taxa é de 45% – a cada 24 agendamentos, 11 pessoas não compareceram. É uma taxa alta e que merece atenção para reduzir o problema.

6)    Taxa de fidelização

O mercado odontológico está cada vez mais competitivo. Por isso, ter uma boa taxa de fidelização é importante, garantindo um caixa mais tranquilo. Para fazer o cálculo dessa taxa, você precisa a quantidade de pacientes finais dentro do ano (QPF), quantidade de novos pacientes dentro do ano (QNP) e a quantidade de pacientes no início do ano (QPI).

Para fazer o cálculo, comece subtraindo QPF de QNP. Depois, subtraia QPI do resultado obtido na fórmula anterior. E você terá a quantidade de pacientes fidelizados. Multiplique por 100 para ter o valor em porcentagem.  

7)    Ticket médio

O ticket médio é um importante indicador financeiro. Ele representa o valor de compra de cada cliente na sua clínica. A fórmula é a seguinte:

Ticket médio = faturamento total da sua clínica com consultas/ número de consultas realizadas no mês

Além de consultas, você pode calcular essa fórmula para exames e de acordo com os tratamentos que você oferece.

Vamos supor que, em um mês, sua clínica tenha faturado R$ 80 mil e realizou 100 consultas. Assim, ao dividir 80.000 / 100, temos o valor de R$ 800. Ele é o ticket médio das consultas e precisa ser acompanhado para avaliar se ele está aumentando ou diminuindo.

Ao somar os diferentes tickets, você consegue ter o ticket médio da clínica. Nesse caso, use a fórmula:

Ticket médio = faturamento total / número de exames, consultas e tratamentos realizados no mês

Além desses indicadores de gestão na odontologia, existem outros que você pode avaliar, dependendo da sua realidade, como:

  • taxa de retorno de pacientes, analisando a adesão aos tratamentos e a fidelização;
  • número de pacientes atendidos por cada profissional, avaliando a produtividade média da clínica;
  • tempo de espera médio dos pacientes na recepção, demonstrando o desempenho dos profissionais, a organização adequada da clínica e a eficiência dos processos internos;
  • taxa de novos pacientes adquiridos, mostrando como estão suas estratégias de marketing e captação;
  • taxa de indicação de novos pacientes;
  • faturamento total;
  • entre outros.

Como analisar os indicadores de gestão?

É importante destacar que os indicadores, como o nome sugere, apenas mostram o que precisa ser mudado. Mas, apenas analisar esses indicadores, não trará nenhum resultado efetivo para sua clínica.

É fundamental avaliar o que esses índices refletem – e entender quais medidas podem ser tomadas para que o resultado geral seja modificado.

Por exemplo, se você notou que sua taxa de cancelamento de consultas (incluindo as taxas de remarcação e desistência completa) está muito alta, é preciso entender o que esse dado revela.

São várias as situações que podem estar por trás do problema. Como insatisfação com o serviço (para pacientes que abandonam o tratamento), valor cobrado acima do preço de mercado sem justificativa para os pacientes, dificuldade dos pacientes enxergarem valor no seu trabalho, poucas formas de pagamento, entre outros.

Entender quais são as causas é crucial para tomar a decisão certa e reverter a situação, transformando, efetivamente, a sua gestão.

Depois de todas essas dicas, ficou mais fácil usar os indicadores de gestão na odontologia? Quer elevar ainda mais os seus resultados? Baixe no nosso e-book de planejamento estratégico e transforme seus resultados!