Melhor forma de usar a Cloudia no dia a dia da clínica

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Este é praticamente um post de treinamento para a equipe responsável pelos atendimentos.

Fizemos um vídeo que resume bem o que deve ser acompanhado no dia a dia para que você não perca nenhum paciente.

É fundamental que toda a equipe de atendimento veja o vídeo e leia todo o post para alavancar a produtividade, pois tem dicas extras que não estão no vídeo.

Para otimizar os resultados da clínica, É FUNDAMENTAL que a equipe ou colaborador responsável pelo atendimento faça os seguintes procedimentos, NO MÍNIMO, UMA VEZ POR DIA útil:

#1 Passo: Verificar os pacientes que agendaram

É preferível que você consulte os seus agendamentos pela sua Google Agenda fazendo o login em https://calendar.google.com e consultando a agenda que está integrada com o robô.

Exemplo de agenda com indicação dos horários onde o atendimento virtual pode agendar e com alguns agendamentos já marcados:

Ao clicar no agendamento, você pode ver todos os detalhes, conforme imagem abaixo.

É importante ainda que você NÃO exclua os eventos nesta agenda que sinalizam os horários em que a Cloudia pode agendar. Caso você não queira disponibilizar horários em um determinado dia (um feriado por exemplo), dai você pode deletar o evento apenas daquele dia.

Observação: Ao criar agendamentos manualmente pela Google Agenda (no caso por exemplo de alguém agendar por ligação), a Cloudia vai entender automaticamente que aquele horário está ocupado. É uma boa prática caso você não queira que a Cloudia agende em um horário que já está reservado para outro paciente que não agendou pela Cloudia.

Você também pode visualizar todos os pacientes que agendaram no menu “Meus Pacientes” da sua área de login da Cloudia: cloudia.com.br/login.

#2 Passo: Entrar em contato com os pacientes que não agendaram, mas deixaram o telefone

Conforme explicado, ao entra no menu “Meus Pacientes”, aparecerá esta tela onde lista os pacientes que já marcaram consultas.

Neste segundo passo, você vai selecionar no campo “Tipo de Paciente” os “Pacientes que não marcaram consulta” e no botão azul “Aplicar Filtro”, conforme imagem abaixo.

Os pacientes já estarão listados na ordem dos que entraram em contato com a sua página mais recentemente para os mais antigos.

Dica: Caso queira ordenar os dados por ordem crescente ou decrescente de alguma coluna, clique sobre o título da coluna uma ou duas vezes.

Para concluir o segundo passo da rotina diária na Cloudia, é preciso que você entre em contato com estas pessoas que deixaram o telefone por ligação telefônica ou por Whatsapp (escolha o procedimento que achar melhor).

É muito importante que você faça este procedimento acima para otimizar a sua receita! Pois se esta pessoa interagiu com a página de sua clínica e deixou o telefone, ela é um paciente “quente”, que tem altas chances de agendar uma consulta ou avaliação contigo, mas não agendou direto pela Cloudia porque ainda pode ter ficado com alguma dúvida ou objeção.

Dica: Nesta mesma tela, apresentamos inclusive um simbolo do Whatsapp ao lado do telefone onde você pode apenas clicar neste link e já abrirá a tela do Whatsapp com o paciente.

#3 Passo: Contactar também os pacientes que não agendaram e não deixaram nenhum telefone

Pode acontecer de alguns pacientes não agendarem e não deixarem o telefone como apontado na imagem abaixo.

Nestes casos, a clínica pode ainda contactar estas pessoas pelo próprio messenger para tentar evoluir com estes pacientes para um agendamento.

Há dois procedimentos que você pode fazer neste terceiro passo, escolha apenas aquele que você achar melhor para o seu caso.

Opção 1: enviar um Broadcast pedindo o telefone para estes pacientes que não deixaram telefone ou lembrando-o de continuar o atendimento

Esta solução é a mais rápida.

Você pode clicar no menu “Broadcast” e simplesmente enviar uma mensagem em massa pedindo o telefone como na imagem abaixo ou lembrando a pessoa de continuar o atendimento que ele parou de interagir.

Observações: Lembre-se de enviar limitando as datas para que não seja enviado para pessoas que você já enviou no passado. Além disso, neste caso que estamos comentando é muito importante de você lembrar de escolher no campo “Segmentação” a opção “Pacientes que não agendaram e não deixaram telefone”.

Caso o paciente digite o telefone, a Cloudia possui uma inteligência que vai salvar aquele telefone do paciente e o nome dele subirá na ordem da lista dos “pacientes que não marcaram consulta” que você acessa pelo menu “Meus pacientes” conforme explicado no passo 2 deste tutorial.

Opção 2: fazer o atendimento humano pelo próprio Facebook Messenger

Esta solução é mais demorada, mas é mais personalizada, podendo valer a pena em alguns casos, principalmente clínicas de médio e alto padrão.

Neste caso, você pode acessar o menu “Central de mensagens”, procurar pelos pacientes que não deixaram telefone (eles aparecem com um símbolo do Celular com um “X” ao lado do nome da pessoa conforme apontado na imagem abaixo(2)), e bloquear o robô apenas para estas pessoas (no botão vermelho da imagem abaixo(3)) e fazer o atendimento humano.

#4 Passo: Estimular a interação com aqueles que apenas deixaram um comentário, recebeu a resposta automática e não enviou mais nenhuma mensagem

Eu não diria que este passo é obrigatório, mas como estamos te ensinando a otimizar ao máximo os seus resultados, entendemos que não podemos deixar escapar nenhum potencial paciente que interagiu com a sua página.

Estes pacientes que apenas deixaram comentários e não fizeram mais nada não são listados no menu “Central de mensagens” e o Facebook não permite que você envie Broadcast (mensagens em massa) para eles.

Porém, nós conseguimos separá-los no menu “Meus pacientes” nos tipos de pacientes “pacientes que apenas deixaram comentário”, conforme imagem abaixo.

Você pode contacta-los manualmente clicando no nome dele e depois abrindo o link do messenger com ele.

Lembrando que o link apenas será aberto se você estiver logado no Facebook com uma conta que é administrador da página do Facebook da clínica.

Outras dicas práticas:

Dica 1: Para exportar os dados, basta seleciona-los e copiar, abra uma planilha em Excel em branco e cole os dados. Ou você pode exportar o arquivo CSV no ícone superior direito da tela.

Para organizar a sua lista de pacientes exportada no formato CSV e deixá-lo legível, você precisa fazer este procedimento deste vídeo:

Dica 2: É possível abrir uma conversa no Whatsapp Web com o paciente (desde que ele tenha deixado o telefone com DDD) clicando no ícone do Whatsapp que aparece ao lado do número do paciente.

Dica 3: O vídeo a seguir explica como fazer para não disponibilizar os feriados para os pacientes:

Considerações finais

Agradecemos por você ter chegado até aqui. 🙂

É importante reforçar que estes procedimentos são fundamentais para você extrair o máximo das suas campanhas do Facebook e da Cloudia.

Espero que gostem da ferramenta de automação do atendimento.

Caso tenha alguma dúvida, por favor enviem email para atendimento@cloudia.com.br.

É opcional que você otimize a sua página do Facebook conforme explicamos aqui neste outro post.

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