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Melhor forma de usar a Cloudia no dia a dia da clínica

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Este é praticamente um post de treinamento para a equipe responsável pelos atendimentos.

Fizemos um vídeo que resume bem o que deve ser acompanhado no dia a dia para que você não perca nenhum paciente.

É fundamental que toda a equipe de atendimento veja o vídeo e leia todo o post para alavancar a produtividade, pois tem dicas extras que não estão no vídeo.

Neste vídeo, aprofundamos mais ainda sobre o menu “Meus Pacientes > Lista”, citando vários casos de uso e como você pode usar todo o potencial deste menu:

 

Para otimizar os resultados da clínica, É FUNDAMENTAL que a equipe ou colaborador responsável pelo atendimento faça os seguintes procedimentos, NO MÍNIMO, UMA VEZ POR DIA útil.

Em Setembro de 2021 lançamos também a visualização deste mesmo menu, mas no formato de funil de vendas, veja o vídeo abaixo para entender melhor:

#1 Passo: Verificar os pacientes que agendaram

Você pode consultar os seus agendamentos pelo menu “Meus Pacientes” conforme vídeos acima ou pela sua Google Agenda fazendo o login em https://calendar.google.com e consultando a agenda que está integrada com o robô.

Exemplo de agenda com indicação dos horários onde o atendimento virtual pode agendar e com alguns agendamentos já marcados:

Ao clicar no agendamento, você pode ver todos os detalhes, conforme imagem abaixo.

É importante ainda que você NÃO exclua os eventos nesta agenda que sinalizam os horários em que a Cloudia pode agendar. Caso você não queira disponibilizar horários em um determinado dia (um feriado por exemplo), dai você pode deletar o evento apenas daquele dia.

Observação: Ao criar agendamentos manualmente pela Google Agenda (no caso por exemplo de alguém agendar por ligação), a Cloudia vai entender automaticamente que aquele horário está ocupado. É uma boa prática caso você não queira que a Cloudia agende em um horário que já está reservado para outro paciente que não agendou pela Cloudia.

Você também pode visualizar todos os pacientes que agendaram no menu “Meus Pacientes” da sua área de login da Cloudia: cloudia.com.br/login.

#2 Passo: Entrar em contato com os pacientes que não agendaram, mas deixaram o telefone

Conforme explicado, ao entra no menu “Meus Pacientes”, aparecerá esta tela onde lista os pacientes que já marcaram consultas.

Neste segundo passo, você vai selecionar no campo “Tipo de Paciente” os “Pacientes que não marcaram consulta” e no botão azul “Aplicar Filtro”, conforme imagem abaixo.

Os pacientes já estarão listados na ordem dos que entraram em contato com a sua página mais recentemente para os mais antigos.

Dica: Caso queira ordenar os dados por ordem crescente ou decrescente de alguma coluna, clique sobre o título da coluna uma ou duas vezes.

Para concluir o segundo passo da rotina diária na Cloudia, é preciso que você entre em contato com estas pessoas que deixaram o telefone por ligação telefônica ou por Whatsapp (escolha o procedimento que achar melhor).

É muito importante que você faça este procedimento acima para otimizar a sua receita! Pois se esta pessoa interagiu com a página de sua clínica e deixou o telefone, ela é um paciente “quente”, que tem altas chances de agendar uma consulta ou avaliação contigo, mas não agendou direto pela Cloudia porque ainda pode ter ficado com alguma dúvida ou objeção.

Dica: Nesta mesma tela, apresentamos inclusive um simbolo do Whatsapp ao lado do telefone onde você pode apenas clicar neste link e já abrirá a tela do Whatsapp com o paciente.

#3 Passo: Contactar os pacientes com agendamento para o proximo dia de atendimento (amanhã)

Para diminuir o número de faltas, você deve entrar em contato com as pessoas que agendaram para amanhã.

Basta ordenas os pacientes pela coluna de “data e hora da consulta” e entrar em contato com aqueles onde a data e hora da consulta é amanhã.

Lembrete manual pelo Whatsapp

Entenda como enviar os lembretes pelo whatsapp manualmente rapidamente com o vídeo abaixo:

#4 Passo: Fazer os followups dos agendados do dia anterior, marcar pacientes que compareceram ou faltaram

Existem formas de você sinalizar quem compareceu e quem não compareceu as consultas.

Basta selecionar aquelas pessoas no box ao lado de seu nome que você deseja sinalizar que compareceu (clicando no botão verde após seleciona-los) ou que faltou (clicando no botão vermelho após seleciona-los).

Marcar como presentes na consulta

Ao marcar que como presente na consulta (botão verde), você perceberá que abrirá uma tela com a opção de você enviar uma mensagem seguida de uma pesquisa de satisfação do paciente com o atendimento da sua clínica. Você pode também alterar essa mensagem.

Marcar que faltaram a consulta

Ao marcar que faltou a consulta (botão vermelho), você perceberá que abrirá uma tela com a opção de você enviar uma mensagem com um convite de reagendamento para todos esses pacientes que foram marcados como faltantes. Você pode também alterar essa mensagem.

#5 Passo (opcional): Contactar também os pacientes que não agendaram e não deixaram nenhum telefone

Pode acontecer de alguns pacientes não agendarem e não deixarem o telefone como apontado na imagem abaixo.

Nestes casos, a clínica pode ainda contactar estas pessoas pelo próprio messenger para tentar evoluir com estes pacientes para um agendamento .

Obs.: Sugerimos que você faça este procedimento apenas com os pacientes que não deixaram o telefone e que enviaram a ultima mensagem ao robô há mais de 24 horas, porque o robô chega a perguntar novamente o telefone dele quando ele fica sem trocar mensagens por 24h e pode ser interessante espera essa resposta dele.

Neste caso, você pode acessar o menu “Central de mensagens”, procurar pelos pacientes que não deixaram telefone (eles aparecem com um símbolo do Celular com um “X” ao lado do nome da pessoa conforme apontado na imagem abaixo(2)), e bloquear o robô apenas para estas pessoas (no botão vermelho da imagem abaixo(3)) e fazer o atendimento humano.

 

Outras dicas práticas:

Dica 1: Para exportar os dados, basta seleciona-los e copiar, abra uma planilha em Excel em branco e cole os dados. Ou você pode exportar o arquivo CSV no ícone superior direito da tela.

Para organizar a sua lista de pacientes exportada no formato CSV no Excel e deixá-lo legível, você precisa fazer este procedimento deste vídeo, veja a partir de 1:00 (1 minuto) do vídeo abaixo:

Dica 2: É possível abrir uma conversa no Whatsapp Web com o paciente (desde que ele tenha deixado o telefone com DDD) clicando no ícone do Whatsapp que aparece ao lado do número do paciente.

Dica 3: O vídeo a seguir explica como fazer para não disponibilizar os feriados para os pacientes:

Considerações finais

Agradecemos por você ter chegado até aqui. 🙂

É importante reforçar que estes procedimentos são fundamentais para você extrair o máximo das suas campanhas do Facebook e da Cloudia.

Espero que gostem da ferramenta de automação do atendimento.

Caso tenha alguma dúvida, por favor enviem email para atendimento@cloudia.com.br.

É opcional que você otimize a sua página do Facebook conforme explicamos aqui neste outro post.

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