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Como a Odontoclinic Boa Vista foi inaugurada com mais de 422 agendamentos no primeiro mês

Ao inaugurar uma nova clínica, o grande desafio normalmente é o de captar novos pacientes o suficiente para que a clínica já gere lucro desde o seu primeiro mês.

Para atingir esta meta e solucionar este desafio, a Odontoclinic Boa Vista apostou no investimento em anúncios patrocinados no Facebook e no uso de uma inteligência artificial para automatizar o atendimento desta demanda de pacientes interessados que surgiria devido a este trabalho de marketing digital.

Os resultados são simplesmente impressionantes: 80% dos pacientes que agendaram avaliações no mês de inauguração da clínica vieram justamente desta estratégia de anúncios patrocinados no Facebook.

Quer saber mais? Leia o post até o final.

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Atenção: todos os dados foram autorizados a serem divulgados pelo proprietário da clínica.

O que você vai aprender

Relataremos como a Dra. Francilma Sousa e sua sócia administradora Francilda Holsbach conseguiram alavancar os agendamentos no primeiro mês de abertura da nova clínica.

Além de todo o know-how da franchising Odontoclinic nos processos internos bem azeitados dentro da clínica, elas contaram com a agência Magz, que atende apenas clínicas odontológicas e conhece muito bem como atrair novos pacientes neste mercado.

Para atender a demanda que surgiu neste trabalho de marketing digital, foi usada a inteligência artificial da Cloudia.

Neste case você aprenderá:

  • Como configurar campanhas de alto desempenho no Facebook para captação de novos pacientes na odontologia;
  • Como a clinica conseguiu 125 pacientes agendados pelo Facebook em apenas 5 dias que antecederam a inauguração;
  • Como deixar a equipe de atendimento mais produtiva e livre para realizar atividades que agregam mais valor à clínica como, por exemplo, a captação ativa de novos clientes e a otimização de todos os outros passos do funil de vendas de uma clínica até o fechamento do contrato;
  • Como o atendimento automático com inteligência artificial da Cloudia ajudou neste processo.

Sobre a Odontoclinic Boa Vista

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A clínica foi fundada no dia 2 de setembro de 2020 pelas irmãs Francilma, Francilda e seu pai José Pereira como investidor na cidade de Boa Vista, capital do estado de Roraima com apenas 277 mil habitantes.

A Dra. Francilma Sousa é cirurgiã dentista especialista em endodontia, formada na Faculdade Cathedral. Já a Francilda Holsbach é formada em administração de empresas pela UNIP.

Antes de fundar a Odontoclinic Boa Vista, Dra. Francilma já havia tentado em 2017 ter uma outra clínica. Ela contava com uma excelente estrutura física e de equipamentos, mas confessa que pecavam muito no marketing e administração da clinica.

Após um período com resultados inexpressivos na antiga clínica, ela decidiu buscar alternativas. Foi ai que a Francilda, administradora da clínica, passou a pesquisar por boas franchisings de clínicas odontológicas que trouxesse todo o know-how administrativo e conheceu o modelo da Odontoclinic.

A proposta da franquia atendia exatamente o que elas precisavam, pois trazia toda essa noção administrativa de uma rede com um modelo de negócio de sucesso no mercado brasileiro a 23 anos.

A clínica atende todos os serviços da odontologia moderna, focando principalmente nos serviços de implantes e ortodontia.

O desafio

Ao fazer os treinamentos da franchising Odontoclinic e estudar bastante os materiais, os processos administrativos passaram a não mais ser o seu principal problema.

“O apoio da franqueadora Odontoclinic e da nossa equipe de colaboradores foi fundamental para abrirmos a clínica com alto estilo e muitos agendamentos. Nossa equipe fez um excelente trabalho de panfletagem e de captação de novos pacientes para o dia da inauguração. No total, tivemos em torno de 80 agendamentos apenas no primeiro dia!”

Dra. Francilma, sócia da Odontoclinic Boa Vista

O desafio passou a ser: como continuar trazendo demanda para fazer a odontologia de mais alto nível e que gere resultados expressivos na pequena cidade de Boa Vista?

Elas ainda não sabiam como aumentariam a carta de cliente para ter sucesso após a sua inauguração e sabiam que não teriam o sucesso que esperavam se ficassem apenas aguardando por indicações.

A solução

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Através de indicação de um outro colega da mesma franchising, a Francilda entrou em contato com a agência Magz, que possui inúmeros cases de sucesso no trabalho de captação de novos pacientes em unidades da rede Odontoclinic.

“O marketing digital foi algo muito novo e eu não tinha noção do resultado que isso nos daria. Posso te afirmar que realmente nos surpreendeu. Atualmente 80% das avaliações são originadas dos anúncios do Facebook configurados pela agência Magz aliados ao atendimento automático com inteligência artificial da Cloudia.”

Dra. Francilma, sócia da Odontoclinic Boa Vista

Campanhas impulsionadas no Facebook

A clínica foca em campanhas dos serviços de implantes e Ortodontia pelo Facebook e tem excelentes resultados.

As campanhas são, em sua maioria, com o objetivo “mensagens”, onde há uma imagem e o botão de “enviar mensagem” abaixo da imagem.

Ao clicar na imagem, clicar no botão, ou se o paciente apenas deixar um comentário na publicação, é aberto automaticamente o próprio Facebook Messenger para o paciente, onde ele interage com a inteligência artificial da Cloudia.

Teste deixar um comentário nesta publicação do Facebook para entender melhor este comportamento como se você fosse um paciente.

A partir dai a Cloudia fica responsável por continuar a interação de forma automática, conversando com os potenciais pacientes de forma natural através do uso de uma inteligência artificial integrada com a agenda de avaliações da clínica. Dessa forma, os pacientes esclarecem dúvidas, agendam suas consultas e ainda recebem lembretes das mesmas.

“O que mais gostamos na Cloudia é da agilidade de atender aos pacientes imediatamente. Caso não tivesse essa inteligência artificial, não daríamos conta da quantidade de pacientes que interagem conosco pelo Facebook Messenger diariamente ou teríamos que aumentar muito a equipe.”

Francilda, sócia administradora da Odontoclinic Boa Vista

Além do agendamento e lembrete enviado pelo robô, a equipe tem o procedimento de ligar 1 ou 2 dias antes da consulta para confirmar o agendamento e se colocar a disposição para tirar todas as dúvidas do paciente.

“Atualmente temos duas secretárias, mas se não tivéssemos a Cloudia, acredito que precisaríamos ter três ou quarto secretárias!”

Francilda, sócia administradora da Odontoclinic Boa Vista

A equipe de atendimento da clínica é formada por duas secretárias, onde uma fica responsável por ficar acompanhando a Cloudia diariamente.

A equipe também liga para as pessoas que apenas deixam o telefone, mas não agendam direto pela inteligência artificial. O motivo que justifica este trabalho extra é: se estas pessoas interagiram com a página, elas têm grande probabilidade de ter interesse nos serviços da clínica.

A área de login da Cloudia já lista todas essas pessoas que não agendaram e deixaram o telefone, inclusive já com um link clicável que leva ao WhatsApp, economizando um enorme tempo da equipe de atendimento.

Veja mais detalhes sobre o procedimento mais importante que deve ser feito pela secretária da clínica na Cloudia diariamente: o passo a passo sobre como você deve usar a Cloudia no dia a dia.

A equipe de atendimento tem que estar treinada

A automação do atendimento com inteligência artificial não substitui a secretária ou equipe de atendimento, mas dá muito mais produtividade à mesma e aumenta a receita da clínica por oferecer este atendimento imediato e 24h por dia, 7 dias por semana.

Se você já fez campanhas no Facebook, já deve ter sofrido com a perda de pacientes ao não responder imediatamente aqueles 57% dos interessados que iniciam um atendimento fora do horário comercial, justamente nos horários em que a sua equipe está descansando.

A equipe de atendimento da Odontoclinic Boa Vista é eficiente e orientada a otimizar ao máximo os resultados com os pacientes que interagem pelo Facebook.

Durante toda a entrevista, ficou claro também o quanto as lideranças da clínica valorizam a equipe de colaboradores da clínica. 🙂

Resultados e números

Segundo conversas com vários proprietários de clínicas odontológicas, uma secretária consegue fazer, no máximo, entre 150 a 200 agendamentos por mês.

Do dia 28/08/2020 (data em que iniciou o uso da Cloudia) até o dia 27/09/2020, a Odontoclinic Boa Vista teve 422 agendamentos automáticos diretamente realizados pelo robô sem intervenção humana.

Estes números aumentam ainda mais porque 1130 potenciais pacientes deixaram o número de telefone. Uma das atendentes é treinada para entrar em contato com estes pacientes. O objetivo é ligar para estes pacientes que não agendaram diretamente pelo robô para esclarecer todas as dúvidas e verificar se o mesmo tem interesse no agendamento de uma primeira avaliação gratuita.

Relatório de atendimento da Odontoclinic Boa Vista na Cloudia

A clínica investiu em torno de R$3.000,00 em um mês no Facebook e na Cloudia.

Foram feitos 422 agendamentos pelo robô resultando num custo total por agendamento de apenas R$7,11.

Levando em conta que 40% dessas pessoas compareceram a consulta e que a conversão da pessoa que comparece a clínica até fechar o contrato é em torno de 20%, foram fechados em torno de 34 contratos.

O custo em marketing somado com o custo de atendimento foi de aproximadamente R$88,24 por contrato fechado com o cliente.  Nada mal para uma clínica com ticket médio de 7 mil reais.

Vale lembrar que o retorno com a campanha foi ainda maior se levarmos em consideração os pacientes que agendaram avaliações depois que a atendente entrou em contato com ele.

“Desde o primeiro mês, já conseguimos arcar com todas as despesas da clinica e ter lucro.”

Francilda, sócia administradora da clínica

Veja como estava a agenda de avaliações da Odontoclinic Boa Vista nas três primeiras semanas da inauguração:

“Começamos com duas cadeiras na clínica, hoje temos 3, e já estamos pensando na quarta!”

Francilda, sócia administradora da clínica

Outro dado muito interessante deste case é que 68% dos autoatendimentos que finalizaram o agendamento aconteceram fora do horário comercial com a inteligência  artificial da Cloudia (depois das 19h horas e antes das 8h do dia seguinte em dias de semana ou nos finais de semana).

Quer ter resultados parecidos na sua clínica odontológica?

É importante frisar neste case que não é a adoção de uma ferramenta que fará a sua clínica ficar lotada de pacientes, mas é um trabalho intenso de uma boa agência especializada em clínicas odontológicas como a Magz e muito suor em conseguir rodar o procedimento e em medir constantemente tudo para entender como melhorar continuamente o processo de atendimento.

Em resumo, tem 3 fatores fundamentais para você conseguir ter excelentes resultados:

1- Você, como responsável ou dono da clínica, precisa dominar o marketing digital (mesmo que você não execute as campanhas, é necessário que você domine para conversar de igual para igual com a sua agência).

2- Você precisa ter um atendimento 24h e imediato e que não deixe ninguém sem respostas.

3- Você precisa ser obcecado pelo funil de vendas, ter processos, pessoas treinadas e um bom CRM para que nenhum potencial paciente escape do funil.

Caso queira conhecer a nossa inteligência artificial que automatiza o atendimento em clínicas odontológicas 24h por dia, 7 dias por semana, teste agora mesmo como paciente este exemplo de inteligência artificial desenvolvida para uma clínica odontológica pelo messenger  aqui neste link.

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