Como configurar a minha agenda no Google Calendar para se integrar com a Cloudia?

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Se você não sabe como criar uma Agenda no Google, veja aqui como criar.

Ao entrar no seu ambiente da Agenda do Google, o primeiro passo é criar os “eventos” ou “marcadores” que a sua assistente virtual deve reconhecer como horários para marcação de consultas.

Por que devo criar estes eventos na Google Agenda?

É através destes eventos que você indicará os horários que a sua atendente virtual deve disponibilizar para os seus clientes. Você fará mais adiante esta integração na configuração do menu “Tipos de consultas”.

Como criar os eventos para indicar os horários de atendimento para cada tipo de consulta?

No restante do post, usaremos um exemplo de uma profissional que atende de segunda a sexta das 8:00 as 18:00 em uma mesma clínica.

Primeiramente, selecionamos apenas a agenda que desejamos usar para integração com a Cloudia. Basta clicar nos 3 pontos que aparecem ao lado da agenda e depois em “Exibir apenas esta”.

Após selecionada a agenda, criamos o evento da segunda-feira que vai das 8:00 as 18:00, conforme imagem abaixo.

Você pode fazer isso segurando com o botão esquerdo do mouse e arrastando o mouse pela faixa de horário do dia ou editando os horários na janela que se abrirá.

Obs.: Não leve em conta ainda os intervalos de almoço ou qualquer outro intervalo por enquanto, veremos como indicaremos isso para a secretária virtual mais adiante neste post.

Nomeio o “Evento”(Esse nome que você vai dar ao evento é o que chamamos de “marcador” quando você cria um tipo de consulta no menu “Tipos de consultas”) e edite os horários de limite se necessário.

Depois clique em “Mais opções”.

Sempre escolha ou verifique se o fuso horário está correto clicando em “Fuso horário” ao lados dos horários escolhidos na janela que se abrirá. (veja imagem abaixo)

Para não precisarmos fazer este mesmo procedimento nos demais dias da semana, podemos facilitar esta atividade clicando na opção de “Não repetir”, onde vai abrir um leque de opções para repetir o evento.

Neste exemplo, como o atendimento acontece de segunda a sexta nestes mesmos horários, selecionamos “Todos os dias da semana (segunda a sexta-feira)”.

Há inúmeras possibilidades de repetições dos eventos, basta clicas em “Personalizar…” no passo anterior e explorar as alternativas.

Obs.: Se você atende diferentes tipos de consultas que só acontecem alguns dias da semana ou com durações diferentes, explicaremos mais adiante no último vídeo deste post como você deve configurar a sua Google Agenda.

Como configurar para não oferecer os horários de intervalo de almoço para os pacientes agendaram

Explicamos no vídeo a seguir como você pode fazer para criar intervalos de almoço onde sua equipe não atende. Segue procedimento em vídeo:

Como configurar para não oferecer os feriados para os paciente agendarem

Feito isso, também deixe indisponível todos feriados da sua cidade, exclua os eventos destes dias de feriados. Para isso, basta clicar no evento no dia do feriado(1) e clicar em “excluir” clicando no ícone da lixeira(2) e depois em “Este evento”(3) conforme imagem.

Você fará o mesmo procedimento para os dias em que você for tirar férias, fazer cursos ou não for atender por qualquer outro motivo, fazendo com que a sua secretária virtual reconheça que aqueles horários não estão disponíveis para marcação de horários.

Você também pode criar um evento de nome “bloqueio” (com letras minúsculas e sem aspas) no período onde você não poderá atender ou em feriados, assim a sua secretária virtual já entenderá e não passará a disponibilizar estes horários. Veja o vídeo abaixo explicando este procedimento.

 

Como configuro minha agenda do Google se eu tenho consultas que só atendo em alguns dias da semana ou com durações de consultas diferentes?

No vídeo a seguir, foi feito tudo isso levando em conta um exemplo fictício mais complexo em que o profissional faz três diferentes tipos de consultas com os seguintes detalhes:

  • A primeira consulta de cada paciente é sempre mais demorada, levando 1 hora e 30 minutos, e é feita apenas de segunda a quinta-feira.
  • As demais consultas levam apenas 1 hora para serem realizadas e também são realizadas de segunda a quinta-feira.
  • Os Retornos ocorrem apenas nas sextas-feiras e levam 30 minutos.

Como alterar os horários que deixo disponíveis para o pessoal marcar a consulta na Cloudia?

Neste caso, escrevemos um post sobre isso. Leia aqui.

Por favor, se tiver qualquer dúvida entre em contato, teremos prazer em te ajudar. 🙂

 

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