A Cloudia é um aplicativo?

Não. A Cloudia não é um aplicativo. Ela é um robô (chatbot em inglês) que marca, verifica e cancela consultas para os seus pacientes via Facebook Messenger e Telegram. A Cloudia marca consultas em sua agenda do Google Calendar.

Além disso, ela envia lembretes aos pacientes e tira dúvidas via aplicativos de mensagens.

No futuro, ela poderá ser conectada a outros aplicativos de mensagem instantânea, dependendo do quão interessantes esses outros aplicativos forem para os nossos clientes.

A Cloudia funciona no WhatsApp?

Não. Apenas no Facebook Messenger e no Telegram. Por enquanto no WhatsApp não é permitido a criação de robôs (bots) como a Cloudia.

Tecnologicamente é possível, mas o robô fica instável e o WhatsApp bloqueia o serviço quando percebe que trata-se de um chat bot. O primeiro protótipo da Cloudia, desenvolvido quando ela ainda nem tinha este nome, foi bloqueado no WhatsApp.

Se o WhatsApp liberar a criação de robôs no futuro, o que ainda não é possível saber se vai acontecer, prometemos que a Cloudia funcionará na plataforma .

Como adicionar outras pessoas como administradores da minha página profissional no Facebook

Depois de fazer o seu login e entrar no Facebook, entre na sua página profissional do Facebook que você deseja adicionar outras pessoas como administradores.

Todas as suas páginas profissionais são listadas quando você aperta na seta para baixo que fica localizada no canto superior direito da sua tela inicial do Facebook (1) e clica na página que você deseja adicionar um administrador. Caso a página não apareça, clique em “ver mais” (2) e depois selecione a página:

 

Depois que a página selecionada se abrir, selecione a opção “Configurações” no canto superior direito.

Uma tela com diversas opções de configurações da sua página se abrirá. Você deve selecionar a opção “Funções Administrativas”

Na tela de funções administrativas, no espaço descrito como “Atribuir uma nova Função da Página”, digite o nome do usuário que você deseja adicionar como administrador da sua página (1), selecione um dos usuários que aparecem na lista de usuários abaixo da caixa de texto onde você está digitando o nome deste usuário (2). Por fim, clique no botão ao lado do campo com as opções de funções administrativas (3) (por padrão este botão deve ter o nome de “Editor”, mude-o para “Administrador”).

Obs.: Se você está aqui porque deseja que a equipe da Cloudia faça alguma configuração por você, digite “Cloudia bot”, depois selecione o usuário “Cloudia bot” que aparece na lista com a nossa logomarca.

Selecione a função de “Administrador” (1) e clique no botão “Adicionar” (2):

O último passo é digitar a sua senha do Facebook para confirmar a operação e clicar no botão “Enviar”.

Finalmente, confira se o usuário foi adicionado com a função de administrador na sua página.

O próprio Facebook mantém um tutorial atualizado próprio sobre como gerenciar as funções na sua página profissional em https://www.facebook.com/help/187316341316631.

 

 

 

Como configurar a minha agenda no Google Calendar?

Se você não sabe como criar uma Agenda no Google, veja aqui como criar.

Ao entrar no seu ambiente da Agenda do Google, o primeiro passo é criar os “eventos” ou “marcadores” que a sua assistente virtual deve reconhecer como horários para marcação de consultas.

Para isso, segure com o botão esquerdo do mouse e arraste selecionando a faixa de horário dos dias que você atende. Faça primeiro para a segunda-feira, conforme imagem abaixo:

 

Obs.: Não leve em conta ainda os intervalos de almoço ou qualquer outro intervalo por enquanto, veremos como indicaremos isso para a secretária virtual mais adiante neste post.

Nomeio o “Evento”(Esse nome que você vai dar ao evento é o que chamamos de “marcador” na nossa área de login).

Clique em Editar evento.

 

Escreva o nome da clínica em que você atende no campo “Onde”.

Se você atende pelo mesmo tipo de consulta durante toda a semana como 80% dos profissionais da saúde, marque a caixa “repetir” e selecione os dias da semana em que você atende nesta mesma faixa de horário. Neste exemplo, foram selecionados os 5 dias úteis da semana:

Obs.: Se você atende diferentes tipos de consultas que só acontecem alguns dias da semana ou com durações diferentes, explicaremos mais adiante no vídeo como você deve configurar a sua Google Agenda.

Clique no botão “Criar” para selecionar o seu intervalo de almoço, indicando para a sua assistente virtual que você não atende neste horário.

Coloque o nome do Evento “almoço” ou “intervalo” (com letras minúsculas e sem aspas), digite o horário de início e de término deste intervalo (no exemplo, foi colocado das 12:00 as 14:00). Marque a caixa “repetir” e selecione os dias da semana em que você almoça mesma faixa de horário. Neste exemplo, foram selecionados os 5 dias úteis da semana. Escolha também uma cor diferente para destacar melhor estes horários na sua agenda. depois clique em “Concluído” e no botão “Salvar”.

 

 

Feito isso, também deixe indisponível todos feriados da sua cidade, acesse este site e informe o estado e cidade que você atua para ele resumir para você todos os feriados, exclua os eventos que você criou nestes dias de feriados. Para isso, basta clicar no evento no dia do feriado e clicar em “excluir” na janela que abrir e depois em “Somente esta ocasião”.

Você fará o mesmo procedimento para os dias em que você for tirar férias, fazer cursos ou por qualquer outro motivo em que você não possa atender pacientes neste dia ou horário, fazendo com que a sua secretária virtual reconheça que aqueles horários não estão disponíveis para marcação de consultas.

Em horários de alguns duas que você não deseja disponibilizar para consulta, você pode criar um evento de nome “bloqueio” (com letras minúsculas e sem aspas) no período onde você não poderá atender, assim a sua secretária virtual já entenderá e não passará a disponibilizar estes horários.

Como configuro minha agenda do Google se eu tenho consultas que só atendo em alguns dias da semana ou com durações de consultas diferentes?

No vídeo a seguir, foi feito tudo isso levando em conta um exemplo fictício mais complexo em que o profissional faz três diferentes tipos de consultas com os seguintes detalhes:

  • A primeira consulta de cada paciente é sempre mais demorada, levando 1 hora e 30 minutos, e é feita apenas de segunda a quinta-feira.
  • As demais consultas levam apenas 1 hora para serem realizadas e também são realizadas de segunda a quinta-feira.
  • Os Retornos ocorrem apenas nas sextas-feiras e levam 30 minutos.

Por favor, se tiver qualquer dúvida entre em contato, teremos prazer em te ajudar. 🙂

Como consigo acessar a minha agenda pelo celular, smartphone ou tablet?

Recomendamos fortemente deixar a sua agenda sempre acessível no seu dispositivo portátil que esteja sempre com você.

Idealmente, você deve sincronizar a sua google agenda com o seu dispositivo.

Clique aqui para saber como, ou copie e cole no seu navegador o link a seguir:

https://support.google.com/calendar/answer/151674?hl=pt-BR

No caso de dispositivos com sistema operacional Android, você pode baixar o app do Google Agenda.

No caso do iPhone ou outros dispositivos da Apple, você pode tanto fazer o download do app do Google Agenda quanto sincronizar a sua agenda com o aplicativo de calendário nativo do seu dispositivo.

Dessa forma, caso deseje, você pode configurar para quando algum cliente marcar alguma consulta (via Cloudia ou via sua secretária), você já ser notificado no dispositivo móvel.

Como criar uma agenda no Google Calendar?

Primeiramente entre no site https://www.google.com/calendar e faça o seu login.

Obs.: Caso você não tenha uma conta no Google, entre no site acima e cadastre-se em “mais opções” e “criar conta”.

Ao fazer o seu login, clique no símbolo da seta para baixo que fica ao lado do nome “Minhas agendas” e clique em “Criar Nova Agenda”.

Esta será a agenda que você criará para integrar com a Assistente virtual Cloudia na nossa Área de login.

Preencha o nome da agenda com um nome qualquer (no meu exemplo eu usei “Clinica da Cloudia”), coloque uma descrição opcional dessa agenda e o local. Depois clique em “criar agenda”.

Fizemos um vídeo com o passo a passo:

 

Como criar uma página profissional no Facebook?

Entre no facebook e crie a sua página profissional. Se você já tiver a sua página profissional, você não precisa fazer esse passo.

Ao cria-la é muito importante que você configure corretamente a sua página do Facebook conforme explicamos aqui neste outro post.

Como faço para ver os dados dos pacientes que marcam uma consulta comigo através da Cloudia?

Nos detalhes do compromisso que a Cloudia marcar entre você e o seu paciente na sua Google Agenda, haverá o nome, o e-mail e o telefone do seu paciente.

Como posso criar uma assistente virtual para funcionar na minha Página do Facebook?
Você precisa apenas ter uma página no Facebook e ser um dos administradores. Caso deseje ter a funcionalidade de agendamente, você precisará ter também uma conta no Google para criarmos uma agenda no Google Agenda. Cadastre-se na nossa plataforma para integrar o chatbot à sua página e em 2 minutos você já pode vê-lo funcionando na sua página.
Não é necessário entender sobre códigos de programação, já simplificamos tudo isso para você.
Como proceder se eu tenho um assistente ou secretária que marca consultas?

Se você já tem uma secretária, isso é bom!

A Cloudia foi feita pensando em coexistir com a sua secretária. Neste caso, você ou a sua secretária podem utilizar uma das duas abordagens a seguir:

1. Oriente os pacientes a contactar a Cloudia utilizando o seu site, Facebook, Facebook Messenger ou Telegram

Orientamos para sempre pedir para que o paciente marque a consulta ou tire dúvidas por estes canais, para eles se habituarem e já usarem os mesmos nas próximas oportunidades.

Anuncie esta novidade para todos que ligam pro telefone do seu consultório.

É importante ficar claro para a secretária que o sistema simplifica a vida de todos: a dos pacientes (pois ganham liberdade para marcar a qualquer hora e não enfrentam mais telefone ocupado) e a dela (secretária), pois as deixam mais livres para fazer outras coisas mais importantes.

Em casos extremos de pacientes que tenham muita dificuldade com a tecnologia, principalmente pessoas idosas ou pessoas que simplesmente não têm um perfil nos aplicativos de mensagens e redes sociais citadas, recomendamos que seja feita a próxima abordagem que vamos descrever.

2. Se os seus pacientes só podem ou preferem marcar consulta diretamente pelo telefone

Nestes casos, a sua secretária ou você mesmo devem marcar a consulta para este paciente diretamente na mesma agenda do Google Calendar que a Cloudia utiliza.

Dessa forma, a Cloudia não vai oferecer horários já ocupados por pacientes marcados pela sua secretária. E a sua secretária não vai oferecer aos pacientes horários que já estão ocupados pelos pacientes que marcaram via Cloudia.

É importante ressaltar que consultas marcadas diretamente no calendário não serão controladas pela Cloudia, isto é, ela não irá enviar mensagens de alerta para os pacientes antes da consulta e os pacientes não poderão cancelar ou visualizar essas consultas via o atendimento da Cloudia no Facebook Messenger ou Telegram.

Configurações iniciais da sua página profissional do Facebook para ficar mais atrativa

Ao criar uma página do Facebook, você deve fazer as seguinte configurações iniciais para que ela se torne mais atrativa e para que fique mais claro que é possível marcar consultas pela sua página do Facebook.

Imagem principal e imagem da capa

Primeiramente identifique do que se trata a página alterando a imagem principal e a imagem de capa.

Na imagem principal, caso a página seja apenas sua ou do seu consultório particular, insira uma foto do seu rosto com o seu uniforme de trabalho tirada por um fotógrafo profissional. Caso a página seja da clínica, você pode colocar a logomarca da clínica.

Para a foto da capa, coloque uma imagem bem trabalhada. Contrate um profissional para fazer as artes das imagens para você, hoje em dia é muito fácil ter acesso a eles. Se quiser saber mais dicas de como fazer isso, leia o erro #8 deste post sobre os erros que os profissionais da saúde mais cometem nas redes sociais.

Exemplo de página de consultório particular:

Exemplo de página de clínica:

Exemplo de página de clínica com uma seta na imagem da capa para divulgar melhor o canal de marcação de consultas do Facebook (recomendamos esta prática):

Configuração do botão de chamada para ação

Após inseridas as imagens, é muito importante a configuração do botão que te explicarei a seguir.

Passe o mouse sobre o botão  e clique em “Editar botão”.

Na tela que aparecer, clique no botão voltar.

Escolha a opção “Entrar em contato”.

Depois selecione a opção “Enviar mensagem”.

Agora basta clicar no botão “Salvar alterações”.

A sua página agora vai ficar com o botão de Enviar mensagem conforme imagem abaixo.

Quando alguém clicar neste botão, vai entrar em contato diretamente com a sua secretária robô.

Preencha o “sobre” da sua clínica

Explicite todas as informações da sua clínica ou consultório na sua Página do Facebook.

Clique em “Sobre” e digite dados como: resumo da clínica ou consultório, horário de funcionamento, público alvo, localização, serviços que você oferece, especialidade(s) dos profissionais de sua clínica, site, etc.

É obrigação que os seus contatos e endereços sejam citados em todas as redes sociais e atualizados.

Lembre-se sempre de colocar o DDD da sua cidade antes do seu telefone e o nome da sua cidade e estado no seu endereço.

Finalizando

Pronto, agora a sua página está pronta para as integrações na área de membros da Cloudia.

 

 

Menu “Cloudia no seu Site”

Você pode deixar a Cloudia disponível no seu site assim como deixamos este botão flutuante aqui no nosso site.

Neste artigo vou te ensinar como você pode fazer isso.

Ao clicar no menu “Cloudia no meu site”, deve ser apresentada a seguinte tela:

(imagem)

Largura do popup

Digite a largura do botão flutuante que você deseja deixar no seu site.

Altura do popup

Digite a altura do botãoo flutuante que você deseja deixar no seu site.

Imagem de fundo do botão

Cole o link de uma imagem que você deseja que apareça no seu botão flutuante. No caso que mostrei no início deste artigo, colocarmos como “imagem de fundo do botão” a logomarca da Cloudia.

Posição do botão

Escolha se você deseja que ele apareça na lateral esquerda ou direita do seu site.

Considerações Finais

Ao terminar de preencher os campos acima, clique no botão “Atualizar código” e copie o código em destaque:

Cole no código HTML do seu site.

Caso você não tenha conhecimento para fazer isto, passe este código para seu programador e ele saberá como proceder.

Menu “Contas Integradas”

No menu “Contas Integradas” você vai integrar suas contas do Facebook e do Google.

Antes de qualquer integração, se você ainda não tiver uma página profissional, aprenda como criar uma página profissional no Facebook aqui.

É interessante também que você configure corretamente a sua página do Facebook conforme explicamos aqui neste outro post.

As integrações que vamos te explicar a seguir são necessárias para que o sistema entenda por qual página do Facebook a secretária deve responder e em qual conta do Google Agenda ela deve sinalizar as consultas agendadas futuramente.

Integração com a conta do Facebook

Clique em “Conectar ao Facebook”.

Faça o seu login no Facebook pelo navegador e permita que a cloudia tenha acesso a algumas informações que serão pedidas.

Selecione uma das páginas a qual você deseja que a secretária robô responda.

Atenção: se a sua página não aparece na lista é porque esta sua conta do Facebook não é um perfil administrador da página. Caso queira saber como se tornar administrador da página, peça para um dos administradores da página seguir este procedimento.

Caso você ainda não tenha uma página no Facebook e queira saber como criar, veja aqui.

Integração com a conta do Google

Clique em “Conectar ao Google”

Será aberta uma nova janela para ser preenchida com seus dados de login do próprio Google, ou seja, sua conta que você costuma usar para fazer login em algum dos serviços do Google como Gmail, Google Drive, Google Agenda, etc.

 

Caso você não tenha conta no Google, clique em “mais opções” e depois em “criar conta”, daí basta preencher o formulário com os dados solicitados.

Caso você já tenha um conta no Google, preencha primeiramente o seu email, clique em “próxima” e digite a sua senha e clique em “próxima” novamente.

Se tudo tiver dado certo, aparecerá na seção de integração com o Google da sua área de membros a mensagem que a sua conta está conectada.

 

 

Menu “Lembretes aos pacientes”

Nesse menu, aparecerá a seguinte tela:

Nesse menu, você pode configurar todos os lembretes de confirmação que a sua secretária robô vai enviar automaticamente para os pacientes que agendarem horários. Você pode configurar vários lembretes com a quantidade de dias de antecedência que devem ser enviados.

Para isso, digite a quantidade de dias antes do compromisso no campo indicado e clique no botão “Adicionar”.

No exemplo da imagem acima, foi adicionado 0 dias (zero dias antes), portanto o lembrete será também enviado no dia do compromisso.

Se for colocado 1 dia antes, o lembrete será enviado 1 dia antes do compromisso.

Ficou fácil entender né?

Se tiver qualquer dúvida, não deixe de entrar em contato conosco.

 

Menu “Meus Pacientes”

Ao entra no menu “Meus Pacientes”, aparecerá esta tela:

Aqui serão listados todos os pacientes que já marcaram consulta com o seu estabelecimento através da sua secretária robô com seus respectivos emails e telefones.

Dica: Estes dados podem ser muito úteis para ações de marketing diversas.

Dica 2: Para exportar os dados, basta seleciona-los e copiar, abra uma planilha em Excel em branco e cole os dados na primeira célula (1A).

 

Menu “Meus Profissionais”

Ao clicar no menu “Meus profissionais”, será mostrada a seguinte tela:

Nesta seção é onde você vai cadastrar as diferentes profissionais de sua empresa (de todas as unidades).

Se você está contratando o nosso serviço da Cloudia apenas para você, você vai fazer o procedimento do caso #1 a seguir apenas uma vez.

Se você está contratando o nosso serviço da Cloudia para você e para o time de profissionais da sua unidade ou de suas várias unidades, você vai ter que cadastrar todos os profissionais seguindo este procedimento do caso #2 por completo.

Caso #1 – Secretária robô para apenas 1 profissional

Por padrão, já haverá um profissional cadastrado. Clique no ícone do lápis destacado na imagem a seguir para editar.

Ao clicar no ícone do lápis, você terá um formulário solicitando os seguintes dados:

Nome

Digite o Nome completo do profissional.

Como devo chama-lo? *

Digite aqui como a Cloudia deve se referir a este profissional.

Por exemplo: Dr. Marta Nagai.

Marque o item Masculino ou Feminino.

CPF

Digite o CPF do profissional.

E-mail

Digite o e-mail do profissional, caso ele queira receber as notificações de marcações de consulta. Caso não deseje, deixe este campo em branco.

Telefone

Digite o Telefone do profissional.

Ordem, UF e número

Digite o código da ordem profissional seguido da sigla do estado e o número.

Exemplos:

  • Para um médico em Brasília: CRM DF XXXX.
  • Para um dentista em São Paulo: CRO SP XXXX.

Profissão

Digite a profissão desta pessoa. Digite o CPF do profissional. Médico, dentista, nutricionista, psicólogo, etc.

Especialidade

Digite a especialidade do profissional. Exemplos: Oftalmologista, Ortodontista, Endocrinologista, etc.

Subespecialidade (caso aplicável)

Caso aplicável, digite a subespecialidade do profissional.

Exemplos: Catarata (para oftalmologistas), diabetes (para endocrinologistas), mama (para cirurgiões plásticos).

Unidades onde atende

Selecione a unidade ou as unidades que o profissional em questão atende.

Planos de Saúde aceitos por este profissional

Selecione todos os planos de saúde que são aceitos por este profissional.

Caso o profissional não aceite nenhum plano de saúde, deixe este campo em branco.

Observação: Os planos de saúde que são aceitos por este profissional devem ser primeiramente adicionados no campo planos de saúde aceito pela sua empresa, no menu “Minha empresa”.

Salvar

Lembre-se sempre de clicar no botão “Atualizar profissional” ou  “Salvar” ao terminar de preencher o formulário.

Caso #2 – Secretária robô para mais de 1 profissional

Se você vai utilizar os serviços da secretária robô para mais de 1 profissional, além de precisar fazer todo o procedimento descrito no Caso #1, você precisa cadastrar os demais profissionais.

Clique no botão “Adicionar profissional”.

O procedimento em seguida é exatamente idêntico ao já explicado no caso #1.

Salvar

Lembre-se sempre de clicar no botão “Salvar” ao terminar de preencher o formulário.

Repita o procedimento para todos os profissionais.

Menu “Minha Cloudia”


No menu “Minha Cloudia” são solicitados os seguintes dados.

Explicaremos cada campo a seguir.

Como a Cloudia deve chamar a sua empresa?

Aqui você deve escrever como a sua secretária robô deve ser referir ao seu estabelecimento na primeira mensagem que ela envia ao paciente. Por exemplo: Consultório do Dr. Fábio Miranda, Clínica dos Olhos de Natal, Hospital da Luz, etc. É justamente este trecho em destaque:

Gênero

Infirme o gênero do artigo que precede o seu estabelecimento. Se for uma clínica, então marque feminimo, se for um consultório ou hospital, então marque masculino. Exemplos:

  • O Consultório do Dr. Fábio Miranda -> Artigo masculino precede o nome do estabecimento.
  • A Clínica dos Olhos de Natal -> Artigo feminino.
  • O Hospital da Luz -> Artigo masculino.

Nome da Atendente

Digite o nome que você desejar para a sua secretária robô. É com este nome que ela se apresentará na primeira mensagem que ela envia ao paciente conforme destaque da imagem abaixo. Neste exemplo, foi deixado o nome “Cloudia”.

Profissão da atendente

Digite a profissão que você desejar para a sua secretária robô. É com este cargo que ela se apresentará na primeira mensagem que ela envia ao paciente conforme destaque da imagem abaixo. Neste exemplo, foi deixado a profissão “secretária”. Outros exemplos de profissões: “consultora”, “assistente”, “recepcionista”.

Mensagem inicial

Esta é a segunda mensagem enviada pela secretária robô ao paciente. Aqui você pode personalizar da forma que você quiser.

Sugerimos que você coloque informações relevantes do seu atencimento ao paciente como:

Especialidade do seu estabelecimento.

Horários de atendimento.

Telefone da clínica (para o paciente ligar apenas se ele não conseguir resolver o que ele queria pela secretária robô).

Trata-se da mensagem destacada na imagem do exemplo abaixo.

Esta é a última mensagem que aparece para o paciente ao finalizar a marcação de consulta.

Seria esta mensagem destacada na imagem abaixo.

Salvar

Ao terminar de preencher, clique em “Salvar configurações”.

Menu “Minha Empresa”


No menu “Minha empresa” são solicitadas as seguintes informações:

Nome da Empresa

Digite aqui o nome do seu consultório, clínica ou hospital.

CNPJ

Digite apenas os números do seu CNPJ.

E-mail Principal da Clínica *

Este é o email que você vai usar para fazer o seu login na área de membros da Cloudia. Sugerimos não alterar.

Número de Telefone Principal

Digite o número de telefone do seu escritório central se você estiver configurando a secretária para uma rede de clínicas com vários endereços físicos.

Se você tiver apenas uma unidade física, digite o número de telefone do seu estabelecimento.

Endereço Principal

Digite o endereço do seu escritório central se você estiver configurando a secretária para uma rede de clínicas com vários endereços físicos.

Se você tiver apenas uma unidade física, digite o endereço do seu estabelecimento.

Quais dados, além do telefone, a Cloudia deve pedir para o paciente?

Se alguns dos seus pacientes não têm e-mail, o ideal é permitir que o usuário possa digitar o CPF como alternativa. Caso contrário, o melhor é pedir apenas o e-mail.

Selecione qual das alternativas você prefere.

Planos de saúde aceitos pela clínica

Digite todos os planos de saúde aceitos em todas as unidades e por todos os profissionais que atuam nos seus estabelecimentos. Se a empresa só atende consultas particulares, não selecione nenhum plano.

Já estão pré-cadastrados todo os planos de saúde atualmente em vigor no Brasil, mas caso o plano de saúde que você atende não esteja na nossa lista, por favor entre em contato conosco para adicionarmos.

Salvar

Para salvar, clique no botão “Atualizar dados”.

Menu “Minhas unidades”


Ao clicar no menu “Minhas unidades”, você será direcionado para a seguinte tela:

Nesta seção é onde você vai cadastrar as diferentes unidades de seu estabelecimento.

Se você tiver apenas uma unidade, ou seja, apenas um ponto físico, você vai fazer o procedimento #1 a seguir apenas uma vez.

Se você possui uma rede de clínicas com vários pontos físicos em diferentes áreas, você vai ter que cadastrar todas as suas unidades seguindo este procedimento por completo.

Caso #1 – Seu estabelecimento possui apenas uma unidade física

Por padrão, já haverá uma unidade cadastrada. Clique no ícone do lápis destacado na imagem a seguir para editar esta primeira unidade.

Ao clicar no ícone do lápis, você terá um formulário solicitando os seguintes dados:

Nome da unidade ou filial

Digite aqui o nome da unidade ou filial.

Caso você possua apenas uma unidade, digite o nome da sua unidade especificando local ou não.

Por exemplo: Clínica dos olhos, ou Clínica dos olhos de São Paulo.

CEP

Digite o CEP desta unidade.

País

Digite o país onde se encontra esta unidade.

Estado

Digite o estado onde se encontra esta unidade.

Cidade

Digite a cidade onde se encontra esta unidade.

Nome da Rua

Digite o nome da rua onde se encontra esta unidade.

Número

Digite o número onde se encontra esta unidade.

Complemento

Digite o complemento onde se encontra esta unidade.

Fuso Horário

Digite o fuso horário da região onde se encontra esta unidade. Caso não apareça o fuso horário exatamente da sua cidade, procure a cidade que tenha o mesmo fuso horário que a sua.

Atenção para o fato de que algumas cidades do país obedecem o horário de verão em um período do ano, outras não. Se a sua cidade obedece o horário de verão e não se encontra na lista, marque o fuso horário de uma cidade que também obedeça o horário de verão.

Telefone da unidade ou filial

Digite o telefone desta unidade ou filial.

Email da unidade

Digite o e-mail desta unidade ou filial.

Planos de Saúde aceitos por esta unidade

Se for o caso, selecione aqui os planos de saúde que esta unidade aceita.

Os planos de saúde que são aceitos pelas unidades devem ser primeiro adicionados no campo de planos de saúde aceitos pela sua empresa, no menu “Minha empresa”.

Salvar

Lembre-se sempre de clicar no botão “Atualizar unidade” ou  “Salvar” ao terminar de preencher o formulário.

Observação: apesar de não serem obrigatórias, é muito importante que você preencha todos estes dados corretamente porque no final da consulta é enviado um mapa para o paciente onde mostrará exatamente a sua localização baseado nos dados que você inseriu neste formulário.

Caso #2 – Seu estabelecimento possui vários pontos físicos

Se você possui mais de um ponto físico da sua rede de clínicas, além de precisar fazer todo o procedimento descrito no Caso #1, depois você precisa inserir as demais unidades.

Clique no botão “Adicionar unidade”.

O procedimento em seguida é exatamente idêntico ao já explicado no caso #1 deste documento, porém segue algumas observações importantes:

Nome da unidade ou filial

No campo “Nome da unidade ou filial”, Você pode diferenciar as suas vários unidades por bairro, região ou cidade onde se encontra a clínica.

Alguns exemplos que você pode usar como base:

1 – No caso de haver várias unidades em uma mesma cidade, você pode nomear suas unidades das seguintes formas:

  • Por bairro: Clínica dos olhos Tatuapé, Clínica dos olhos Vila Mariana, etc.
  • Por região: Clínica dos olhos da Zona Norte, Clínica de olhos da Zona Sul, etc.

2 – No caso de haver várias unidade em várias cidades do país, você pode segmentar suas unidades por cidade ou por cidade e bairro;

  • Por cidade: Clínica dos olhos de Natal, Clínica de olhos de São Paulo, etc.
  • Por cidade e bairro: Clínica de olhos de Natal Tirol, Clínica de olhos de Natal Ponta Negra, Clínica de olhos de São Paulo Tatuapé, Clínica de olhos de São Paulo Vila Mariana, etc.

Demais campos do formulário

Os demais campos são auto-explicativos, se tiver dúvidas, veja o que foi explicado neste artigo para o caso #1 ou entre em contato conosco.

Salvar

Lembre-se sempre de clicar no botão “Salvar” ao terminar de preencher o formulário.

Repita o procedimento para todas as unidades.

Menu “Relatórios”

Ao clica no menu “Relatórios”, abrirá a seguinte tela:

Digite a data inicial e a data final do período que você deseja analisar os dados.

Deixe selecionados os relatórios que você deseja analisar.

e clique no botão “Gerar”.

Tipos de relatórios

Marcações no período total, marcadas, confirmadas e canceladas

Tabela e gráfico em formato de pizza que mostram as quantidades e os percentuais de agendamentos no período escolhido. Classifica nas categorias: marcações, confirmações e cancelamentos.

Distribuição das marcações por dia da semana

Tabela e gráfico em formato de pizza separando as quantidades e os percentuais de agendamentos no período escolhido por dias da semana.

Distribuição das marcações por horários

Tabela e gráfico em formato de pizza separando as quantidades e os percentuais de agendamentos no período escolhido por intervalos de horários.


Menu “Respostas automáticas”

Ao clicar no menu “Respostas automáticas” será apresentada a seguinte tela:

Clique no botão “Adicionar” e aparecerá o seguinte formulário:

Publicações

Vamos dividir esta configuração nos dois casos a seguir:

Caso #1 – Respostas automáticas para publicações que postei direto na minha página

Clique no botão “Adicionar Publicações”.

Selecione as publicações que aparecem na tela que você deseja programar uma resposta automática. Mais de uma publicação poderá ser selecionada, observe que no exemplo a seguir nós selecionamos duas publicações.

Ao terminar de selecionar todas as publicações, role a barra de rolagem até o final e clique em “Adicionar Publicações selecionadas”. Caso queira selecionar outras publicações mais antigas, clique em “Carregar mais posts” até encontrar a publicação e selecione-a.

Caso não apareça nenhuma publicação nesta tela, provavelmente você tem que voltar para integrar a sua página do Facebook no menu “Contas integradas”.

Se você já integrou a Cloudia a sua Página do Facebook e a publicação que você quer configurar não aparece para ser selecionada, provavelmente é porque você criou esta publicação diretamente pelo Gerenciador de anúncios (também conhecido como dark post). Siga para o caso #2.

Existe também a possibilidade de você já configurar uma resposta automática para uma publicação onde você programou (agendou), mas ainda não foi publicada na sua página. Nesse caso, siga para o caso #3 deste post.

Caso #2 – Respostas automáticas para publicações que criei pelo Gerenciador de anúncios (Dark Post)

Clique no botão “Adicionar Publicações”.

Neste caso, você precisa pegar o endereço da publicação criada. Um dos procedimentos para descobrir este endereço é o seguinte:

Abra outra janela ou guia no seu navegador e abra o Facebook.

No canto superior direto da tela clique  na seta para baixo e depois clique em “Gerenciar anúncios”.

Caso você tenha mais do que uma conta de anúncio, selecione a conta de anúncio que você criou o dark post.

Va na aba “Anúncios”, selecione a caixa do anuncio que você deseja colocar a resposta automática e clique em prévia (veja este passo a passo na ordem na imagem a seguir).

Na tela que abrir, clique no ícone de previa e depois em “Publicação do Facebook com comentários” destacados na imagem a seguir.

Copie o endereço da página que abrir no seu navegador.

Voltando para a sua área de membros da Cloudia, na seção de “Adicionar Publicações”, cole o endereço que você copiou no passo anterior no campo “Adicione uma publicação pela URL” e clique no botão “Adicionar”.

Lembre-se agora de selecionar o post que você acabou de adicionar. O post ficará destacado na cor verde conforme imagem a seguir.

Caso queira deixar as mesmas respostas para outros dark posts, faça o mesmo passo a passo. Você pode inclusive adicionar e selecionar mais de um dark post para uma mesma resposta automática.

Ao terminar de selecionar todas as publicações, role a barra de rolagem até o final e clique em “Adicionar Publicações selecionadas”.

Todos os comentários deixados nestas publicações serão respondidos automaticamente pela sua secretária robô (em nome da sua pagina) com as mensagens que te explicarei após o caso #3.

Caso #3 – Respostas automáticas para publicações que programei (agendei), mas ainda não foi publicada

Clique no botão “Adicionar Publicações”.

Neste caso, você precisa pegar o endereço da publicação criada. Um dos procedimentos para descobrir este endereço é o seguinte:

Abra outra janela ou guia no seu navegador e abra o Facebook.

No canto superior direto da tela clique na Página de seu estabelecimento.

Procurei pela publicação programada, normalmente fica logo abaixo do espaço aonde você escreve suas publicações diretas, logo após a sua imagem da capa.

Clique na publicação programada onde você deseja criar uma resposta automática.

Aparecerá uma prévia da sua publicação programada. Clique na seta indicada na figura.

Copie o endereço desta imagem, excluindo os caracteres que aparecem da última barra “/” em diante (exclua inclusive esta última barra também).

Por exemplo, se o endereço que abriu no seu navegador é: https://business.facebook.com/cloudiabot/photos/p.1089538334523064/1089538334523064/?type=3&theater

Copie apenas o trecho: https://business.facebook.com/cloudiabot/photos/p.1089538334523064/1089538334523064

Voltando para a sua área de membros da Cloudia, na seção de “Adicionar Publicações”, cole o endereço que você copiou no passo anterior no campo “Adicione uma publicação pela URL” e clique no botão “Adicionar”.

Lembre-se agora de selecionar o post que você acabou de adicionar. O post ficará destacado na cor verde conforme imagem a seguir.

Caso queira deixar as mesmas respostas para outros dark posts, faça o mesmo passo a passo. Você pode inclusive adicionar e selecionar mais de um dark post para uma mesma resposta automática.

Ao terminar de selecionar todas as publicações, role a barra de rolagem até o final e clique em “Adicionar Publicações selecionadas”.

Todos os comentários deixados nestas publicações serão respondidos automaticamente pela sua secretária robô (em nome da sua pagina) com as mensagens que te explicarei nos próximos tópicos.

Resposta no comentário

Digite aqui a mensagem que você deseja que seja deixada automaticamente pela sua secretária robô (representando a sua página) quando alguém deixar um comentário nas públicações selecionadas.

Esta mensagem aparecerá nas próprias publicações selecionadas, logo abaixo do comentário da pessoa conforme exemplo em destaque da imagem abaixo.

Ativar resposta automática em comentário

Deixe este campo DESMARCADO se você quiser que a “Resposta no comentário” explicado no item anterior NÃO funcione.

Mensagem no chat

Digite aqui a mensagem que você deseja que seja enviada automaticamente via chat (Facebook Messenger) pela sua secretária robô (representando a sua página) quando alguém deixar um comentário nas públicações selecionadas.

Exemplo:

Ativar contato automático por chat

Deixe este campo DESMARCADO se você quiser que a “Mensagem no chat” explicado no item anterior NÃO funcione.

Salvar

Lembre-se sempre de clicar no botão “Salvar” ao término de suas configurações.

Considerações finais e dicas práticas avançadas

Configure para que a secretária virtual peça o telefone inicialmente e prossiga na marcação de consulta. Assim, você fica com o telefone daqueles clientes que não conseguirem marcar a consulta ou tirar suas dúvidas e pode ligar ou contata-los de outra forma.

Ao criar um post, programe para ser publicado em uma data futura para termos tempo de configurar a secretária robô Cloudia para responder automaticamente desde o momento que for veiculado.

Menu “Tipos de Consultas”


Antes de começar a editar este menu, é necessário criar a agenda do Google conforme explicado aqui.

Depois, é necessário que você configure a agenda do Google conforme explicamos aqui.

Após feitos os passos citados acima, vá para o menu “Tipos de consultas”, onde será apresentada a seguinte tela:

Selecione o profissional

Primeiramente selecione o profissional que você deseja adicionar o tipo de consulta clicando no campo da imagem abaixo.

Mensagem explicativa dos tipos de consultas (se for o caso)

Digite a mensagem a ser enviada pela Cloudia para os pacientes. Esta mensagem só será mostrada quando estre profissional tem mais de um tipo de consulta cadastrado.

Crie diferentes tipos de consultas especialmente para casos onde as consultas possuem diferentes durações.

Se necessário, explique melhor os tipos de consultas que o paciente pode marcar com este profissional.

Segue um exemplo de mensagem que pode ser digitada neste campo destacada com o contorno vermelho. Perceba que esta mensagem aparece logo após o paciente selecionar o profissional que deseja marcar consulta.

Lembre-se de clicar no botão “Salvar Mensagem”.

Tipos de consulta

Clique em “Adicionar tipo de consulta”. Será aberto o seguinte formulário:

Nome do tipo de consulta (ex. consulta, retorno, ortodontia)

Digite um nome para o tipo de consulta que o paciente pode marcar.

Exemplos: Consulta, retorno, plano, particular, manutenção de aparelho, clínica geral.

Duração desse tipo de consulta

Digite a duração desse tipo de consultas em minutos.

Quantidade máxima de pacientes

Se você atende os pacientes por hora marcada, mantenha o valor 1 neste campo.

Se você atende por ordem de chegada, coloque o número de pacientes que podem marcar em um mesmo intervalo de tempo.

Exemplos:

  • Se você aceita até 10 pacientes das 8:00 às 12:00 por ordem de chegada, configure o tempo de consulta como 240 minutos (4 horas) e a “quantidade máxima de pacientes” como 10.
  • Se você atende 4 pacientes por hora e não deseja que a sua secretária virtual apresente intervalos de 15 minutos da consulta para os pacientes, você pode escolher apresentar intervalos de 60 minutos (1 hora) para os pacientes e digitar “4” no campo “quantidade máxima de pacientes”.

Agenda do Google

Já te ensinamos como você deve criar uma agenda do Google.

Após feito o passo acima, você deve selecionar neste campo a agenda do Google deste profissional que você ta adicionando o tipo de consulta. Clique sobre a seta na lateral direita do campo e se abrirão todas as agendas criadas

Caso não apareça nenhuma agenda, provavelmente é porque você não integrou a sua secretária robô com o Google ainda. Para isso, volte no menu “Contas integradas” e siga o procedimento que ensinamos aqui.

Marcador de horários na agenda

Já te ensinamos também como você deve configurar a sua agenda do Google para integração com a Cloudia.

Após feito o passo acima, você deve digitar neste campo o nome do evento(ou marcador de horário) da Agenda do Google que você especificou no passo anterior onde a sua secretária virtual pode oferecer horários para este tipo de consulta.

É importante que você entenda que esta configuração é necessária para que a sua secretária robô identifique em quais horários é possível marcar este tipo de consulta a qual você está configurando.

Primeiramente entre no site do Google Calendar e faça o seu login.

Selecione apenas a agenda do profissional que você está criando o tipo de consulta. Para isso você pode clicar na seta que aparece ao lado do nome da agenda e depois em “Exibir somente esta agenda”.

O nome de evento aparece logo na parte superior do evento que você criou. veja o destaque na imagem abaixo.

Clique no evento e copie este nome de evento:

Cole-o no campo “Marcador de horários na agenda” da sua área de membros da Cloudia:

É muito importante que você digite o nome do evento (ou marcador de horários) exatamente igual como você digitou lá na Agenda do Google.

Forma de pagamento para este tipo de consulta

Selecione uma das opções apresentadas:

Intervalo em que este tipo de consulta será oferecido

O padrão para este campo “De:” é que fique selecionado o “Agora”. Isso significa que o seu paciente fica livre para agendar qualquer horário a partir do momento agora.

Se você quiser que o seu paciente possa agendar a partir de amanhã, escolha 1 dia. Se você quiser que o seu paciente só possa agendar horários depois das próximas duas horas, escolha 2 horas. Se quiser que ele possa marcar em qualquer horário a partir do momento atual, mantenha selecionado “Agora”.

Já no campo “Até:”, o padrão é que fique selecionado o “Sem limite”. Isso significa que o seu paciente fica livre para agendar qualquer horário a partir do momento que você escolheu no campo “De: ” anteriormente mencionado, sem limitações futuras.

Se você só quiser oferecer datas até no máximo daqui a 30 dias, escolha 30 dias. Se você não quiser limitar a data futura na qual o seu paciente pode marcar consultas, mantenha selecionado “Sem limite”.

Unidade em que este tipo de consulta deve ficar disponível

 

Você pode deixar este campo em branco para os dois casos seguintes:

  • Se este profissional só atende em uma unidade ou
  • Se este profissional atende em mais de uma unidade e os horários deste tipo de consulta devem ser disponibilizados em TODAS as unidades em que o profissional atende.

Selecione uma das unidades que aparecem apenas se o profissional atende em mais de uma unidade e você deseja disponibilizar os horários deste tipo de consulta apenas para uma das unidades.

 

Oferecer horários sempre em botões

Pelas limitações do Facebook Messenger, só é possível oferecer até 10 opções aos pacientes em formato de botões.

Deixe marcado este campo se você quiser que a secretária robô ofereça os horários em forma de botões. Neste caso, por limitações do Facebook Messenger, ela oferecerá no máximo 8 opções de horários aleatórios. Veja como ficaria a apresentação dos horários em forma de botões na imagem abaixo.

Salvar

Clique no botão “Adicionar tipo de consulta” para finalizar.

Repita o procedimento para cada tipo de consulta que você deseja cadastrar para cada profissional.

 

Menu “Perguntas Frequentes”


Antes de começar a configurar, é importante que você se reúna com sua equipe de atendimento e  escolha as perguntas certas, ou seja, aquelas que realmente são mais frequentemente feitas pelos seus pacientes.

Quando a sua assistente virtual manda a primeira mensagem, fica disponível para o seu paciente o botão “tirar dúvidas”. É justamente aí que entram os botões e respostas da seção de “Perguntas Frequentes” da sua assistente Virtual.

Para configurar a sua sessão de “Perguntas Frequentes” na Área de membros da Cloudia, por favor siga o procedimento a seguir.

 

Procedimento passo a passo

Va até o menu “Perguntas frequentes” na lateral esquerda.

Mensagem inicial

Por padrão a cloudia apresenta o texto “A sua dúvida está relacionada com qual dos aspectos abaixo?”

Você pode altera-lo preenchendo o Campo de “Mensagem Inicial” com o texto que você deseja que seja mostrado assim que o paciente clicar no botão “tirar dúvidas” da sua assistente virtual. Neste exemplo em que não editamos a mensagem padrão, a sua secretária robô apresentará a seguinte mensagem:

Dúvidas e respostas

Agora vamos criar os botões e as mensagens que serão apresentadas aos pacientes.

Clique no botão “Adicionar nova dúvida e resposta”.

Para cada botão inserido (texto do campo ao lado esquerdo), quando clicado, a Cloudia apresentará o texto que você escrever no campo correspondente do lado direito.

IMPORTANTE: Para cada linha que acrescentar, você precisa clicar no botão salvar (ícone do disquete) que fica do lado direito!

Exemplo 1

Se eu clicar em “Adicionar nova dúvida e resposta” e escrever no campo do lado esquerdo “Horários” e digitar no campo ao lado “A nossa clínica funciona das 8:00 às 18:00.” conforme imagem abaixo.

Quando o paciente clicar no botão “horários”, a Cloudia se comportará assim:

Exemplo 2

É possível também que você crie “botões de segundo nível” a serem apresentados pela assistente virtual após o paciente clicar em um botão do primeiro nível na seção “tirar dúvidas”.

Assim, se eu cadastrar um botão de primeiro nível com o nome de “Consultas” e escrever no campo ao lado o seguinte texto “O que especificamente é a sua dúvida relacionada à consultas?”, clicar em “salvar” e clicar no botão na cor verde com o símbolo de soma (+) ao lado, posso cadastrar outros botões de segundo nível a serem apresentados. Neste exemplo configurei com os seguintes textos:

Agora vou te mostrar como a Cloudia se comporta quando um paciente clica no botão “Consultas” que criei.

Perceba que apareceram os 2 botões de segundo nível “Preços” e “Duração” além dos botões padrão de “Voltar” e “Voltar ao início”.

Se o paciente clicar no botão “Preços”, a assistente virtual Cloudia apresentará a resposta conforme configurado:

IMPORTANTE: lembre-se sempre de salvar sempre que adicionar nova dúvida e resposta e ao editar qualquer uma delas.

Considerações finais

É possível cadastrar até 8 botões em cada nível e é possível criar até 3 níveis de botões com perguntas e respostas.

É possível escrever apenas até 20 caracteres em cada botão e até 320 caracteres em cada resposta.

Para entender melhor tudo que foi explicado aqui, veja o vídeo a seguir.

O post citado no vídeo que explica com mais detalhes o procedimento para selecionar as perguntas e respostas para o seu consultório é este aqui.

 

No que a Cloudia pode me ajudar?

Um chatbot como a Cloudia pode te ajudar em todo o processo de marcação de consultas do seu cliente, esclarecimento de dúvidas e envio de lembretes antes do horário agendado.

Além disso, é capaz também de entrar em contato automaticamente com pessoas que comentam as suas postagens do Facebook e direciona-lo para que agendem uma consulta e virem pacientes.

O principal benefício é o de gerar menos interrupções e mais tempo para focar no que é realmente importante para os profissionais da saúde e suas secretárias.

O que devo fazer para ver as consultas que a Cloudia marca?

Você vai precisar verificar a sua agenda no Google Calendar diariamente. A Cloudia vai marcar as consultas numa agenda que você vai dividir com ela. Além disso, ela vai te passar mensagens diárias no Facebook Messenger e no Telegram revisando os compromissos que você tem no dia seguinte.

O que é uma assistente virtual como a Cloudia?

A assistente virtual não é uma secretária humana remota. No caso da Cloudia, ela é um chatbot (robô) que funciona via Facebook Messenger, enviando mensagens e respondendo às perguntas dos usuários automaticamente.

 

Por que o nome Cloudia?

O nome Cloudia foi criado da fusão cloud + inteligência artificial.

A palavra cloud significa nuvem em inglês e é utilizada para designar a tecnologia de computação distribuída pela internet que torna possível a virtualização de máquinas em redes com alta velocidade de conexão à internet.

A inteligência artificial é o que permite a Cloudia oferecer opções inteligentes nas conversas que os seus pacientes tiverem com ela. Com o passar do tempo, a inteligência da Cloudia vai aumentar ainda mais.

Posso cancelar uma consulta marcada pela Cloudia diretamente pela minha Google Agenda?

Nós não recomendamos que isso seja feito, porque o seu paciente não será avisado sobre esse cancelamento.

A forma ideal de fazer isso é ligar ou enviar uma mensagem para esse paciente e pedir que ele mesmo cancele uma consulta previamente marcada por ele via Cloudia.

Após avisado, se ele informar que está impossibilitado de cancelar essa consulta que ele marcou previamente, você mesmo pode ir lá no seu calendário e cancelar a consulta.

Preciso instalar algum software no meu computador ou aplicativo adicional no meu celular para a Cloudia funcionar? E os meus pacientes?

Não. A Cloudia funciona na nuvem.

Você não vai precisar de nenhum software ou aplicativos extras.

No entanto, uma vez que a Cloudia marca consultas na sua agenda do Google Calendar, é importante que você instale o app do Google Calendar ou sincronize a agenda do seu celular com o Google Calendar, para receber notificações ao vivo quando os pacientes marcarem consultas.

Também é possível acompanhar a sua agenda no Google Calendar web em qualquer computador com internet, no endereço https://calendar.google.com.

Quanto aos seus pacientes, eles poderão usar aplicativos que provavelmente já estão instalados nos seus respectivos smartphones (Facebook, Facebook Messenger, Telegram) ou acessar o site ou página profissional do Facebook do seu consultório para marcar a consulta.

Preciso saber de alguma linguagem de programação para usar a Cloudia?

Não é necessário entender sobre códigos ou linguagens de programação, já simplificamos tudo isso para você!

Ao se cadastrar, você só precisa configurar a Google Agenda e preencher nosso formulários disponíveis na área de login. Cadastre-se agora mesmo e veja como é simples!

Preciso ter internet no meu consultório?

Não! Você não precisa ter internet no seu consultório para a Cloudia funcionar.

Porém é importante que você tenha internet, pelo menos no seu dispositivo móvel, para acompanhar do seu aparelho as marcações que estão sendo feitas pelos pacientes na sua Google agenda, tanto daquelas marcadas através da Cloudia, quanto das marcadas pelas suas secretárias.