Dúvidas mais frequentes

A assistente virtual da área da saúde para médicos

Sem Riscos, sem cartão de crédito! Você não pagará nada se não gostar.

A Cloudia é um aplicativo para celular?

Não, a Cloudia não é um aplicativo para celular.

Esse é justamente o seu grande diferencial: os seus pacientes não precisam baixar nenhum aplicativo extra.

Trata-se de uma assistente virtual inteligente (chatbot) para clínicas que funciona via Facebook Messenger e Site, conversando com os pacientes por mensagens de texto como se fosse um ser humano. Caso seja marcada alguma consulta, ela marca em sua Google agenda e estamos em processo de integração com outros sistemas de gestão da clínica.

Teste como se fosse um paciente pelo messenger em m.me/cloudiabot.

 

A Cloudia funciona no WhatsApp?

Não. Apenas no Facebook Messenger. Por enquanto no WhatsApp não é permitido a criação de robôs (bots) como a Cloudia.

Tecnologicamente é possível, mas o robô fica instável e o WhatsApp bloqueia o serviço quando percebe que trata-se de um chat bot. O primeiro protótipo da Cloudia, desenvolvido quando ela ainda nem tinha este nome, foi bloqueado no WhatsApp.

Se o WhatsApp liberar o uso de chatbots no futuro, o que está sendo bastante aguardado para o primeiro semestre de 2018, a Cloudia funcionará no Whatsapp!

Como adicionar outras pessoas como administradores da minha página profissional no Facebook

Depois de fazer o seu login e entrar no Facebook, entre na sua página profissional do Facebook que você deseja adicionar outras pessoas como administradores.

Todas as suas páginas profissionais são listadas quando você aperta na seta para baixo que fica localizada no canto superior direito da sua tela inicial do Facebook (1) e clica na página que você deseja adicionar um administrador. Caso a página não apareça, clique em “ver mais” (2) e depois selecione a página:

 

Depois que a página selecionada se abrir, selecione a opção “Configurações” no canto superior direito.

Uma tela com diversas opções de configurações da sua página se abrirá. Você deve selecionar a opção “Funções Administrativas”

Na tela de funções administrativas, no espaço descrito como “Atribuir uma nova Função da Página”, digite o nome do usuário que você deseja adicionar como administrador da sua página (1), selecione um dos usuários que aparecem na lista de usuários abaixo da caixa de texto onde você está digitando o nome deste usuário (2). Por fim, clique no botão ao lado do campo com as opções de funções administrativas (3) (por padrão este botão deve ter o nome de “Editor”, mude-o para “Administrador”).

Obs.: Se você está aqui porque deseja que a equipe da Cloudia faça alguma configuração por você, digite “Cloudia bot” ou “cloudia@cloudia.com.br”, depois selecione o usuário “Cloudia bot” que aparece na lista com a nossa logomarca.

Selecione a função de “Administrador” (1) e clique no botão “Adicionar” (2):

O último passo é digitar a sua senha do Facebook para confirmar a operação e clicar no botão “Enviar”.

Finalmente, confira se o usuário foi adicionado com a função de administrador na sua página.

O próprio Facebook mantém um tutorial atualizado próprio sobre como gerenciar as funções na sua página profissional em https://www.facebook.com/help/187316341316631.

 

 

 

Como adicionar respostas automáticas aos comentários em publicações no Instagram

A partir outubro de 2018, o chatbot para clíncias Cloudia lançou uma funcionalidade que possibilidade a automação de respostas automáticas aos comentários do Instagram.

É importante frisar que esta funcionalidade apenas responde ao comentário, mas não envia mensagens via inbox pelo Direct (mensageiro do Instagram) e nem pelo Messenger (mensageiro do Facebook).

O objetivo principal é que você responda com uma mensagem com o link que o leve a entrar em contato com o seu robô do messenger do Facebook.

Mostraremos a seguir como você deve configurar e uma sugestão de mensagem.

Abra o menu “Respostas automáticas”

Clique em adicionar uma resposta no Instagram.

Será aberta a seguinte tela:

Você pode personalizar a mensagem conforme desejar, a sugestão de mensagem padrão no comentário é: Oi! Obrigado pelo seu comentário. Se quiser tirar dúvidas ou marcar um horário, entre em contato via https://m.me/<nome da sua página>

Esta mensagem teria o objetivo de levar a pessoa que comentar a interagir com o seu atendimento automático do Facebook Messenger.

A partir daqui você tem duas escolhas: Ativar as respostas automáticas em todos os posts (deixando marcada a caixa de “Todas as publicações”) ou ativá-la apenas em algumas postagens do instagram, clicando no botão azul “Adicionar publicações” e selecionando os posts desejados.

Lembre-se sempre de clicar no botão “Salvar” ao término de suas configurações.

Como alterar os horários disponíveis na minha Google Agenda para o pessoal marcar a consulta pela Cloudia?


Gravamos um vídeo ao final que explica várias possibilidades de alterações do horário de sua agenda.

Primeiros passos

Para alterações, você tem que entrar na sua Google Agenda que está integrada com a Cloudia no endereço https://calendar.google.com.

Você verá uma tela semelhante a esta:

Verifique inicialmente se você está na conta Google que está integrada ao robô (deve ser a conta que você acompanha seus agendamentos no dia a dia pela Google Agenda e deve ter aparência semelhante a esta da imagem anterior).

Selecione apenas a agenda que está integrada com a Cloudia e que você deseja alterar. Para isso, clique nos 3 pontos que aparece ao lado do nome da agenda quando você passa o mouse por cima e depois em “exibir apenas esta”, conforme imagem abaixo.

Segue vídeo que explica com detalhes os vários casos de edição dos horários para o seu robô:

Observação: o nome do evento da google agenda é o que chamamos de “marcador” no menu de edição de “Tipos de consultas” na área de membros da Cloudia.
Como configurar a minha agenda no Google Calendar para se integrar com a Cloudia?

Se você não sabe como criar uma Agenda no Google, veja aqui como criar.

Ao entrar no seu ambiente da Agenda do Google, o primeiro passo é criar os “eventos” ou “marcadores” que a sua assistente virtual deve reconhecer como horários para marcação de consultas.

Por que devo criar estes eventos na Google Agenda?

É através destes eventos que você indicará os horários que a sua atendente virtual deve disponibilizar para os seus clientes. Você fará mais adiante esta integração na configuração do menu “Tipos de consultas”.

Como criar os eventos para indicar os horários de atendimento para cada tipo de consulta?

No restante do post, usaremos um exemplo de uma profissional que atende de segunda a sexta das 8:00 as 18:00 em uma mesma clínica.

Primeiramente, selecionamos apenas a agenda que desejamos usar para integração com a Cloudia. Basta clicar nos 3 pontos que aparecem ao lado da agenda e depois em “Exibir apenas esta”.

Após selecionada a agenda, criamos o evento da segunda-feira que vai das 8:00 as 18:00, conforme imagem abaixo.

Você pode fazer isso segurando com o botão esquerdo do mouse e arrastando o mouse pela faixa de horário do dia ou editando os horários na janela que se abrirá.

Obs.: Não leve em conta ainda os intervalos de almoço ou qualquer outro intervalo por enquanto, veremos como indicaremos isso para a secretária virtual mais adiante neste post.

Nomeio o “Evento”(Esse nome que você vai dar ao evento é o que chamamos de “marcador” quando você cria um tipo de consulta no menu “Tipos de consultas”) e edite os horários de limite se necessário.

Depois clique em “Mais opções”.

Sempre escolha ou verifique se o fuso horário está correto clicando em “Fuso horário” ao lados dos horários escolhidos na janela que se abrirá. (veja imagem abaixo)

Para não precisarmos fazer este mesmo procedimento nos demais dias da semana, podemos facilitar esta atividade clicando na opção de “Não repetir”, onde vai abrir um leque de opções para repetir o evento.

Neste exemplo, como o atendimento acontece de segunda a sexta nestes mesmos horários, selecionamos “Todos os dias da semana (segunda a sexta-feira)”.

Há inúmeras possibilidades de repetições dos eventos, basta clicas em “Personalizar…” no passo anterior e explorar as alternativas.

Obs.: Se você atende diferentes tipos de consultas que só acontecem alguns dias da semana ou com durações diferentes, explicaremos mais adiante no vídeo como você deve configurar a sua Google Agenda.

Clique no botão circular vermelho com um “+” no canto inferior direito da tela para criarmos o evento correspondente ao intervalo de almoço, indicando para a sua atendente virtual Cloudia para que não disponibilize este horário para os clientes.

Coloque o nome do Evento “bloqueio” (com letras minúsculas e sem aspas), digite o horário de início e de término deste intervalo (no exemplo, foi colocado das 12:00 as 14:00).

Neste exemplo, repetimos o evento novamente de segunda a sexta-feira, conforme imagem.

Escolha também uma cor diferente para destacar melhor estes horários na sua agenda. depois clique em “Salvar”.

Feito isso, também deixe indisponível todos feriados da sua cidade, acesse este site e informe o estado e cidade que você atua para ele resumir para você todos os feriados, exclua os eventos que você criou nestes dias de feriados. Para isso, basta clicar no evento no dia do feriado(1) e clicar em “excluir” clicando no ícone da lixeira(2) e depois em “Este evento”(3).

Você fará o mesmo procedimento para os dias em que você for tirar férias, fazer cursos ou não for atender por qualquer outro motivo, fazendo com que a sua secretária virtual reconheça que aqueles horários não estão disponíveis para marcação de horários.

Você também pode criar um evento de nome “bloqueio” (com letras minúsculas e sem aspas) no período onde você não poderá atender ou em feriados, assim a sua secretária virtual já entenderá e não passará a disponibilizar estes horários. Veja o vídeo abaixo explicando este procedimento.

Como configuro minha agenda do Google se eu tenho consultas que só atendo em alguns dias da semana ou com durações de consultas diferentes?

No vídeo a seguir, foi feito tudo isso levando em conta um exemplo fictício mais complexo em que o profissional faz três diferentes tipos de consultas com os seguintes detalhes:

  • A primeira consulta de cada paciente é sempre mais demorada, levando 1 hora e 30 minutos, e é feita apenas de segunda a quinta-feira.
  • As demais consultas levam apenas 1 hora para serem realizadas e também são realizadas de segunda a quinta-feira.
  • Os Retornos ocorrem apenas nas sextas-feiras e levam 30 minutos.

Como alterar os horários que deixo disponíveis para o pessoal marcar a consulta na Cloudia?

Neste caso, escrevemos um post sobre isso. Leia aqui.

Por favor, se tiver qualquer dúvida entre em contato, teremos prazer em te ajudar. 🙂

 

Como consigo acessar a minha agenda pelo celular, smartphone ou tablet?

Recomendamos fortemente deixar a sua agenda sempre acessível no seu dispositivo portátil que esteja sempre com você.

Idealmente, você deve sincronizar a sua google agenda com o seu dispositivo.

Clique aqui para saber como, ou copie e cole no seu navegador o link a seguir:

https://support.google.com/calendar/answer/151674?hl=pt-BR

No caso de dispositivos com sistema operacional Android, você pode baixar o app do Google Agenda.

No caso do iPhone ou outros dispositivos da Apple, você pode tanto fazer o download do app do Google Agenda quanto sincronizar a sua agenda com o aplicativo de calendário nativo do seu dispositivo.

Dessa forma, caso deseje, você pode configurar para quando algum cliente marcar alguma consulta (via Cloudia ou via sua secretária), você já ser notificado no dispositivo móvel.

Como criar uma agenda no Google Calendar?

Primeiramente entre no site https://www.google.com/calendar e faça o seu login.

Obs.: Caso você não tenha uma conta no Google, entre no site acima e cadastre-se em “mais opções” e “criar conta”.

Ao fazer o seu login, clique no símbolo “+” que fica ao lado do campo “Adicionar outras agendas” e clique em “Nova Agenda”.

Esta será a agenda que você criará para integrar com a Assistente virtual Cloudia na nossa Área de login.

Preencha o nome da agenda com um nome de sua preferência e escolha o fuso horário do local da clínica. Depois clique em “criar agenda”.

Fizemos um vídeo com o passo a passo:

 

Como criar uma página profissional no Facebook?

Entre no facebook e crie a sua página profissional. Se você já tiver a sua página profissional, você não precisa fazer esse passo.

Ao cria-la é muito importante que você configure corretamente a sua página do Facebook conforme explicamos aqui neste outro post.

Como fazer funcionar as respostas automáticas no Instagram

A funcionalidade de “Respostas automáticas no Instagram” apenas estará disponível se você tiver feito a vinculação da sua página do Facebook à sua página do Instagram.

Se você já é cliente, já fez o procedimento de vinculação entre o Facebook e Instagram citado acima e não aparece a opção de configurar as respostas automáticas no Instagram, é preciso fazer o procedimento descrito nos tópicos a seguir.

AVISO IMPORTANTE: caso você tenha várias páginas com o robô Cloudia, faça o 1º passo (desvinculamento da Cloudia no perfil pessoal do administrador da página) a seguir apenas uma vez. Faço o 2º passo (Reativando o robô) em todas as contas as quais o robô Cloudia funciona para reativá-lo, portanto você terá que fazer várias vezes se tiver várias páginas com o robô funcionando.

Ao fazer o desvinculamento do seu perfil com a Cloudia, todas as suas páginas do Facebook que usam a Cloudia ficarão com o robô desativado imediatamente. Para que volte a funcionar, retive o robô conforme o 2º passo descrito neste post.

1º Passo: Desvinculando a Cloudia no perfil pessoal do administrador da página

Entre no perfil pessoal que fez a integração do robô com a página do Facebook. Este perfil é o de alguém da equipe que é administrador da página do Facebook da clínica.

Vá até a seta no canto superior direito da tela e entre em “Configurações”.

Depois clique no menu “Integrações Comerciais”

Clique na caixa de seleção referente à integração da Cloudia e depois no botão “Remover”.

2º Passo: Reativando o robô

Feito isso, será necessário voltar ao menu “Contas Integradas” e fazer o procedimento “Integração com a conta do Facebook” descrito aqui nesta publicação.

Configuração final

Após feito os procedimentos anteriores, configure seguindo este procedimento.

Como posso ter a minha assistente virtual no Facebook?
Você precisa ter uma página no Facebook e ser um dos administradores.
Caso deseje ter a funcionalidade de agendamento, é necessário contratar um serviço de agendamento via chatbot como a Cloudia, que se integra com uma Google Agenda ou com o seu sistema de gestão.
É necessário ter também uma conta no Google para criarmos uma agenda no Google Agenda.
Cadastre-se na nossa plataforma para integrar o chatbot à sua página e em 2 minutos você já pode vê-lo funcionando.
Não é necessário entender sobre códigos de programação, já simplificamos tudo isso para você.
Saiba mais em nosso site.
Como proceder se eu tenho um assistente ou secretária que marca consultas?

Se você já tem uma secretária, isso é bom!

A Cloudia foi feita pensando em coexistir com a sua secretária. Neste caso, você ou a sua secretária podem utilizar uma das duas abordagens a seguir:

1. Oriente os pacientes a contactar a Cloudia utilizando o seu site, Facebook, Facebook Messenger ou Telegram

Orientamos para sempre pedir para que o paciente marque a consulta ou tire dúvidas por estes canais, para eles se habituarem e já usarem os mesmos nas próximas oportunidades.

Anuncie esta novidade para todos que ligam pro telefone do seu consultório.

É importante ficar claro para a secretária que o sistema simplifica a vida de todos: a dos pacientes (pois ganham liberdade para marcar a qualquer hora e não enfrentam mais telefone ocupado) e a dela (secretária), pois as deixam mais livres para fazer outras coisas mais importantes.

Em casos extremos de pacientes que tenham muita dificuldade com a tecnologia, principalmente pessoas idosas ou pessoas que simplesmente não têm um perfil nos aplicativos de mensagens e redes sociais citadas, recomendamos que seja feita a próxima abordagem que vamos descrever.

2. Se os seus pacientes só podem ou preferem marcar consulta diretamente pelo telefone

Nestes casos, a sua secretária ou você mesmo devem marcar a consulta para este paciente diretamente na mesma agenda do Google Calendar que a Cloudia utiliza.

Dessa forma, a Cloudia não vai oferecer horários já ocupados por pacientes marcados pela sua secretária. E a sua secretária não vai oferecer aos pacientes horários que já estão ocupados pelos pacientes que marcaram via Cloudia.

É importante ressaltar que consultas marcadas diretamente no calendário não serão controladas pela Cloudia, isto é, ela não irá enviar mensagens de alerta para os pacientes antes da consulta e os pacientes não poderão cancelar ou visualizar essas consultas via o atendimento da Cloudia no Facebook Messenger ou Telegram.

Configurações finais para Clientes que contrataram serviço de configuração inicial

Olá, se você está vendo este post é porque contratou o serviço de configuração inicial para a sua clínica de algum parceiro ou diretamente com a própria startup Cloudia.

Para finalizar a configuração e para que o atendimento automático funcione na sua página, depende de você fazer os seguintes passos desta publicação. Leia-a até o final.

Login na área de membros Cloudia

Primeiramente entre na nossa área de membros: https://cloudia.com.br/login

Preencha os campos com o email e senha enviados para o seu email.

Menu “Contas integradas”

Ao fazer o login, conecte a sua conta do Facebook no botão “Conectar ao Facebook” indicado.

Faça o seu login no Facebook pelo navegador e permita que a cloudia tenha acesso a algumas informações que serão pedidas.

Caso você tenha feito o login e seja administrador da página da clínica (FanPage), ela aparecerá logo abaixo e você precisa SELECIONAR uma das páginas a qual você deseja que a secretária robô responda, ficando azul conforme imagem abaixo.

Atenção: se a Fanpage da sua clínica não aparece na lista é porque esta sua conta do Facebook não é um perfil administrador da página. Caso queira saber como se tornar administrador da página, peça para um dos administradores da página seguir este procedimento.

Pronto, agora você integrou a sua atendente virtual Cloudia com a sua Fanpage, porém ela ainda não estará ativada. A ativação será feita nos próximos passos.

Editar as respostas do menu “Perguntas frequentes” conforme informações do seu estabelecimento

Vá até o menu “Perguntas Frequentes”.

Quando a sua atendente virtual manda a primeira mensagem, fica disponível para o seu paciente o botão “tirar dúvidas”. É justamente aí que entram os botões de dúvidas e suas respectivas respostas da seção de “Perguntas Frequentes”.

Você observará que já existem algumas “Dúvidas, Respostas e Palavras-chaves” cadastradas propositalmente para facilitar o seu trabalho no seu menu “Perguntas frequentes”.

Você precisa apenas clicar em cada uma delas e editar o campo “texto” conforme as informações corretas da sua clínica.

Por exemplo, Se você clicar para editar a de título “Tratamentos” conforme imagem abaixo.

Abrirá a seguinte tela e você editará com as informações corretas da sua clínica o seguinte campo de destaque:

Obs 2: As “Dúvidas, Respostas e Palavras-chaves” foram cadastradas propositalmente para facilitar o seu trabalho e baseado no nosso histórico das principais perguntas que os pacientes fazem às clínicas semelhantes à sua.

Ativar as respostas automáticas no Menu “Respostas automáticas”

Caso queira que a Cloudia responda comentários de suas publicações e já entre em contato automaticamente também por inbox (mensagens particulares), entre no menu “Respostas automáticas” e clique em “Adicionar”.

Você pode configurar para que a “Resposta no comentário” e a “Mensagem no chat” que você personalizará nesta tela, funcione para todos os posts deixando a caixa “Todas as publicações” marcada conforme imagem abaixo.

Caso deseje que as respostas automáticas funcione apenas para algumas publicações, deixe desmarcada a caixa “Todas as publicações” e clique no botão “Adicionar Publicações”.

Selecione as publicações que aparecem na tela que você deseja programar uma resposta automática. Mais de uma publicação poderá ser selecionada, observe que no exemplo a seguir nós selecionamos duas publicações.

Ao terminar de selecionar todas as publicações, role a barra de rolagem até o final e clique em “Adicionar Publicações selecionadas”. Caso queira selecionar outras publicações mais antigas, clique em “Carregar mais posts” até encontrar a publicação e selecione-a.

No campo “Resposta no comentário”, digite a mensagem que você deseja que seja deixada automaticamente pelo seu atendimento automático quando alguém deixar um comentário nas publicações selecionadas. Esta mensagem aparecerá nas próprias publicações selecionadas, logo abaixo do comentário da pessoa conforme exemplo em destaque da imagem abaixo.

No campo “Mensagem no chat”, digite a mensagem que você deseja que seja enviada automaticamente via chat inbox (Facebook Messenger) pelo seu atendimento automático para alguém que deixou um comentário nas publicações selecionadas anteriormente.

Menu “Minha Cloudia”

Por último, basta ativarmos o atendimento automático clicando no botão que aparece no topo da página e esperar que ele fique vermelho.

Pronto, caso você entre na sua página, agora você pode testar como ficou o seu atendimento interagindo pelo Facebook ou Facebook Messenger com a sua página.

Veja o vídeo para entender como você pode testar.

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Caso queira editar suas configurações futuramente

Caso queira editar qualquer outra informação, é muito fácil.

Sempre que estiver em um menu qualquer, clique no botão superior de “Veja o tutorial” para entender tudo o que você pode configurar no menu que está aberto.

Confira se as outras informações estão corretas

Recomendamos que você navegue pelos demais menus não citados e verifique se as informações da sua clínica estão corretas.

Procedimentos de rotina importantes para não perder nenhum paciente

Para acompanhar o robô no dia a dia e não deixar nenhum cliente sem atendimento, sugiro que veja o vídeo e leia este post para facilitar a sua vida ou a vida da pessoa responsável pelos atendimentos da sua clínica, economizando várias horas de trabalho da sua equipe.

Considerações finais

Agradecemos por você ter chegado até aqui. 🙂

Espero que gostem da ferramenta de automação do atendimento.

Caso tenha alguma dúvida, por favor enviem email para atendimento@cloudia.com.br ou para o email do parceiro que te vendeu a Cloudia.

É opcional que você otimize a sua página do Facebook conforme explicamos aqui neste outro post.

Configurações iniciais da sua página profissional do Facebook para ficar mais atrativa

Ao criar uma página do Facebook, você deve fazer as seguinte configurações iniciais para que ela se torne mais atrativa e para que fique mais claro que é possível marcar consultas pela sua página do Facebook.

Imagem principal e imagem da capa

Primeiramente identifique do que se trata a página alterando a imagem principal e a imagem de capa.

Na imagem principal, caso a página seja apenas sua ou do seu consultório particular, insira uma foto do seu rosto com o seu uniforme de trabalho tirada por um fotógrafo profissional. Caso a página seja da clínica, você pode colocar a logomarca da clínica.

Para a foto da capa, coloque uma imagem bem trabalhada. Contrate um profissional para fazer as artes das imagens para você, hoje em dia é muito fácil ter acesso a eles. Se quiser saber mais dicas de como fazer isso, leia o erro #8 deste post sobre os erros que os profissionais da saúde mais cometem nas redes sociais.

Exemplo de página de consultório particular:

Exemplo de página de clínica:

Exemplo de página de clínica com uma seta na imagem da capa para divulgar melhor o canal de marcação de consultas do Facebook (recomendamos esta prática):

Configuração do botão de chamada para ação

Após inseridas as imagens, é muito importante a configuração do botão que te explicarei a seguir.

Passe o mouse sobre o botão  e clique em “Editar botão”.

Na tela que aparecer, clique no botão voltar.

Escolha a opção “Entrar em contato”.

Depois selecione a opção “Enviar mensagem”.

Agora basta clicar no botão “Salvar alterações”.

A sua página agora vai ficar com o botão de Enviar mensagem conforme imagem abaixo.

Quando alguém clicar neste botão, vai entrar em contato diretamente com a sua secretária robô.

Preencha o “sobre” da sua clínica

Explicite todas as informações da sua clínica ou consultório na sua Página do Facebook.

Clique em “Sobre” e digite dados como: resumo da clínica ou consultório, horário de funcionamento, público alvo, localização, serviços que você oferece, especialidade(s) dos profissionais de sua clínica, site, etc.

É obrigação que os seus contatos e endereços sejam citados em todas as redes sociais e atualizados.

Lembre-se sempre de colocar o DDD da sua cidade antes do seu telefone e o nome da sua cidade e estado no seu endereço.

Ativar para que o chat se abra automaticamente para os visitante da página

Dentro das suas configurações do próprio Facebook é possível que você ative uma funcionalidade que poucas pessoas sabem que existe e que pode potencializar a quantidade de pessoas que entram em contato com a sua página.

Quando ativamos este recurso, a página se comporta assim:

ativar chat automaticamente facebook

Ou seja, sempre que a pessoa entra na sua página do Facebook, o chat automaticamente é aberto no canto inferior direito da tela do potencial cliente ou paciente.

Para ativá-la, vá nas configurações de sua página (você precisa ser administrador da página).

Depois clique em “Mensagens” no menu lateral esquerdo e marque um “Sim” na funcionalidade de título “Sugira aos visitantes para enviar mensagens” ou, se tiver configurado em inglês, o título da fundacionalidade que você deve ativar será “Prompt people to send messages”.

Veja a figura abaixo.

chat automático abrindo na página do Facebook

Desative as mensagens instantâneas

Com o robô Cloudia funcionando na sua página, é importante também que você desative as mensagens instantâneas que você pode ter configurado antes de instalá-lo.

Para isso, desative a funcionalidade nesta mesma página mais abaixo com o título de “Send instant replies to anyone who messages your Page”.

Configure a Cloudia para ser o chatbot Receptor primário

Se você já teve outro chatbot na sua página, também é importante que você faça a configuração para que a Cloudia seja o receptor primário de sua página, conforme imagens a seguir:

Finalizando

Pronto, agora a sua página está pronta para as integrações na área de membros da Cloudia.

 

 

É possível consultar meus agendamentos do chatbot pelo aplicativo Calendar da Apple no Iphone ou Mac?

Sim.

Por estarmos integrados com a Google Agenda, é possível que você a sincronize com a maioria dos aplicativos de calendários que você já está acostumado a usar como o Calendar (ou Calendário) da Apple.

calendário apple

Para sincronizar veja o tutorial do próprio Google aqui.

Para exportar os dados do seu calendar para a Google Agenda, clique aqui.

O nosso CEO Felipe explica como funcionar esta integração no vídeo a seguir:

É possível integrar o chatbot Cloudia com um sistema de gestão?

Depende.

A nossa atendente virtual Cloudia consegue se integrar com sistemas de gestão de hospitais e clínicas que possuam API Restfull e retornem dados em JSON.

Consulte a empresa do seu sistema de gestão e se certifique se o mesmo possui estes pré-requisitos.

Se sim, existe a possibilidade da integração, porém é necessário também que a empresa fabricante tenha interesse na parceria comercial e em contribuir com a integração. Esta parceria só funciona quando se vê a Cloudia como um diferencial competitivo para os próprios clientes.

Atualmente nos integramos ao sistema Feegow Clinic.

 

Melhor forma de usar a Cloudia no dia a dia da clínica

Este é praticamente um post de treinamento para a pessoa da equipe responsável pelos atendimentos.

Fizemos um vídeo que resume bem o que deve ser acompanhado no dia a dia para que você não perca nenhum paciente.

Assista-o todo e leia também o texto a seguir para reforçar o aprendizado deste procedimento que é o mais importante na rotina clínica.

Consulte sua agenda pela sua Google Agenda

É preferível que você consulte os seus agendamentos pela sua Google Agenda fazendo o login em https://calendar.google.com e consultando a agenda que está integrada com o robô.

Exemplo de agenda com indicação dos horários onde o atendimento virtual pode agendar e com alguns agendamentos já marcados:

Ao clicar no agendamento, você pode ver todos os detalhes, conforme imagem abaixo.

Procedimentos de rotina importante no menu “Meus Pacientes”

Ao entra no menu “Meus Pacientes”, aparecerá esta tela:

Perceba que há 3 abas de nomes diferentes na parte superior da tabela: “Pacientes que já marcaram consultas”, “Pacientes que não marcaram consultas” e “Pacientes que deixaram comentários”. Vamos explicar cada uma destas abas a seguir.

Dica: Caso queira ordenar os dados por ordem crescente ou decrescente de alguma coluna, clique sobre o título da coluna uma ou duas vezes.

Pacientes que já marcaram consultas

Aqui serão listados todos os pacientes que já marcaram consulta com o seu estabelecimento através da sua secretária robô com seus respectivos dados.

Pacientes que não marcaram consultas

Aqui serão listados os pacientes que enviaram pelo menos uma mensagem para a sua atendente virtual.

Esta é uma das tabelas mais importantes e recomendamos que alguém a abra pelo menos uma vez por dia (preferivelmente mais de uma vez por dia), pois nela aparecem todas as pessoas que interagiram com o robô e não agendaram.

Muitas vezes essas pessoas deixam os dados de contato que você configurou para que o robô peça ao paciente logo no início, te possibilitando a entrar em contato com estes pacientes para tirar alguma dúvida e fazer com que ele agende um horário.

Pacientes que deixaram comentários

Nesta aba aparecem apenas os pacientes que deixaram algum comentário em suas publicações configuradas com Resposta automática.

Dicas práticas para o dia a dia

Dica: Estes dados podem ser muito úteis para ações de marketing diversas.

Dica 2: Para exportar os dados, basta seleciona-los e copiar, abra uma planilha em Excel em branco e cole os dados na primeira célula (1A). Ou você pode exportar o arquivo CSV no ícone superior direito da tela.

Para organizar a sua lista de pacientes exportada no formato CSV e deixá-lo legível, você precisa fazer este procedimento deste vídeo:

Dica 3: Esta aba de “Pacientes que não marcaram consultas” é bastante útil. É importante que alguém da clínica olhe pelo menos uma vez por dia para listar os pacientes que entraram em contato, mas não finalizaram o agendamento. Você pode treinar alguém da equipe para ligar para estas pessoas e tentar agendar suas consultas pelo telefone ou até mesmo bloquear a atendente virtual para elas e continuar a conversa pelo menu “Central de Mensagens”.

Bloquear o robô para quem necessita de atendimento humano no menu “Central e Mensagens”

Acreditamos que o procedimento acima já é suficiente para muitas clínicas, porém há algumas clínicas que gostam de acompanhar o que foi conversado no chat e colocar uma atendente humana para responder aquelas pessoas que tiveram dificuldade em interagir com o robô.

Nesses casos, é necessário bloquear o robô para o paciente antes da atendente humana enviar a mensagem, pois se não for bloqueado, o robô vai continuar interagindo quando o paciente responder.

Para isso foi criado o menu “Central de Mensagens”.

Neste menu você pode visualizar todas as conversas do robô com todos os pacientes que interagiram após a instalação da Cloudia na sua página.

A “Central de mensagens” é omnichannel, ou seja,  lista todas as conversas que os clientes tiveram com a atendente virtual Cloudia pelos diversos canais.

Para desativar o robô apenas para um determinado paciente, clique primeiramente no nome do paciente e depois no botão vermelho “Bloquear”

Feito isso, a equipe de atendimento pode continuar a interação.

Após o término do atendimento humano, é possível fazer com que a atendente virtual volte a funcionar para o mesmo paciente ao clicar no botão verde “Desbloquear” que ficará no lugar do botão Bloquear.

A Central de Mensagens possui 3 abas na sua parte superior: “Facebook”, “Solicitou ajuda humana” e “WebChat”. Explicaremos cada uma delas a seguir.

#1 – Aba “Facebook”

Aqui aparecerão todas as interações do robô Cloudia com pacientes pelo Facebook Messenger.

#2 – Aba “Solicitou ajuda humana”

Aqui serão listados todos os usuários que solicitaram falar com um atendente humano ou expressaram esta intenção (desde que você tenha pedido para a nossa equipe que o robô pare de funcionar quando alguém solicita ajuda humana).

#3 – Aba “WebChat”

Aparecerão apenas as conversas que houveram via Webchat no site, caso você o tenha configurado.

Considerações finais

Agradecemos por você ter chegado até aqui. 🙂

Espero que gostem da ferramenta de automação do atendimento.

Caso tenha alguma dúvida, por favor enviem email para atendimento@cloudia.com.br.

É opcional que você otimize a sua página do Facebook conforme explicamos aqui neste outro post.

No que a Cloudia pode me ajudar?

Um chatbot como a Cloudia pode te ajudar em todo o processo de marcação de consultas do seu cliente, esclarecimento de dúvidas e envio de lembretes antes do horário agendado.

Além disso, é capaz também de entrar em contato automaticamente com pessoas que comentam as suas postagens do Facebook e direciona-lo para que agendem uma consulta e virem pacientes.

O principal benefício é o de gerar menos interrupções e mais tempo para focar no que é realmente importante para os profissionais da saúde e suas secretárias.

O que é uma assistente virtual como a Cloudia?

A assistente virtual Cloudia não é uma secretária humana remota.

Muitas empresas dizem ter um serviço de assistente virtual, mas na verdade fornecem humanos para atender aos seus clientes, gerando um custo enorme. Na verdade, o que essas empresas fornecem é o serviço de assistente remota ou secretária compartilhada.

No caso da Cloudia, ela é um chatbot (robô) que funciona via Facebook Messenger e em breve funcionará no Whatsapp, enviando mensagens e respondendo às perguntas dos usuários automaticamente e gerando uma economia significativa para a clínica.

 

Passo a passo para solicitar a permissão do Facebook para envio de lembretes pelo chatbot Cloudia

O Facebook já anunciou (veja aqui artigo em inglês) que vai mudar suas permissões para envio de mensagens de notificações até dia 31/12/18.

No caso das clínicas que usam a Cloudia, é preciso seguir o seguinte procedimento para que os lembretes de confirmação das consultas continuem sendo enviados.

Cada página precisará solicitar, até o dia 31 de dezembro de 2018, uma permissão ao Facebook.

Vou te explicar a seguir o passo a passo que você deve fazer para conseguir a autorização para o seu chatbot de automação do atendimento para clínicas:

Acesse “Configurações da Página”, clique em “Plataforma do Messenger”.
Role a barra de rolagem para baixo e procure pelo tópico “Recursos avançados de mensagens”  e, em “Mensagens de Assinatura”, clique em “Request”.

Veja o passo a passo na imagem abaixo.

Feito isso, será aberto um formulário e vou explicar exatamente como você deve preenchê-lo.

Como mostrado na imagem acima, siga os seguintes passos:
1. Escolha a opção “Produtividade”.

2. o campo de “Provide additional details”, preencha com um texto explicando que a sua página envia lembretes de consultas para os usuários: “Nós enviamos mensagens de lembretes de consultas agendadas pelos usuários nessa página, para que eles não esqueçam dessas consultas e compareçam à nossa clínica”.

3. No campo “Exemplo”, você deve preencher um exemplo de mensagem de lembrete, como o texto abaixo:

Oi Felipe Miranda! Você tem os seguintes compromissos em nossa clínica nos próximos dias:
Dia 27/11/18 (Ter) às 10:30.
Endereço: Rua Santo Elias 157, sala 180. São Paulo/SP.
Tipo: Consulta.
Status: marcado.
Equipe da clínica da Cloudia.
Clínica da Cloudia.
Podemos confirmar o seu agendamento? Por favor, selecione um dos botões abaixo.

(confirmar) (cancelar) -> essas opções vêm em “quick replies”.

 

Depois marque o campo de “Eu confirmo que esta Página não usará mensagens de assinatura para enviar anúncios ou mensagens promocionais e que cumprirá as políticas do Messenger e Padrões da Comunidade do Facebook.” e clique no botão de “Salvar rascunho”

Por fim, clique no botão de “Enviar para análise” para finalizar sua solicitação.

Nesse momento, o próprio Facebook te informará o prazo de resposta, apenas clique no botão OK.

Para ter certeza que sua análise foi submetida, confira se aparece esta mensagem destacada na imagem abaixo.

IMPORTANTE: Lembre-se de que você precisa solicitar a análise para cada página que tem o atendimento automático!

Conclusão

O objetivo deste post é explicar o passo a passo para conseguir a sua permissão para o envio de lembretes através do chatbot Cloudia. Para finalizar, vou deixar algumas respostas que podem esclarecer as suas dúvidas se você quiser saber um pouco mais do motivo de ter que fazer este procedimento descrito.

 Perguntas e respostas

O que está acontecendo?

O Facebook agora exige que todos os proprietários de páginas solicitem permissão de ‘mensagens de assinatura’ se quiserem enviar mensagens não promocionais aos usuários mais de 24 horas após a última interação com um bot.

Como isso me afeta?

Você tem até o final deste ano (31 de dezembro de 2018) para solicitar essa permissão. Enquanto isso, você pode continuar enviando as mensagens de lembretes, mas solicite permissão para mensagens de inscrição o mais rápido possível. Quanto antes você pedir, melhor.

E seu eu quiser mandar outros tipos de mensagens para os meus clientes depois de 31 de dezembro de 2018?

Se você quiser mandar mensagens promocionais para os clientes de sua página a partir do dia 01 de janeiro de 2019, você deverá utilizar as mensagens patrocinadas para fazer isso. Se quiser ler mais sobre o assunto, acesse esse link do próprio Facebook: https://developers.facebook.com/docs/messenger-platform/policy/policy-overview/ .

Ficou alguma dúvida?

Se ainda ficou alguma dúvida, por favor nos envie um email para suporte@cloudia.com.br.

Até mais e um abraço! 🙂

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