Dúvidas mais frequentes

A assistente virtual da área da saúde para médicos

Sem Riscos, sem cartão de crédito! Você não pagará nada se não gostar.

A Cloudia é um aplicativo para celular?

Não, a Cloudia não é um aplicativo para celular.

Esse é justamente o seu grande diferencial: os seus pacientes não precisam baixar nenhum aplicativo extra.

Trata-se de uma assistente virtual inteligente (chatbot) para clínicas que funciona via Facebook Messenger e Site, conversando com os pacientes por mensagens de texto como se fosse um ser humano. Caso seja marcada alguma consulta, ela marca em sua Google agenda e estamos em processo de integração com outros sistemas de gestão da clínica.

Teste como se fosse um paciente pelo messenger em m.me/cloudiabot.

 

A Cloudia funciona no WhatsApp?

Não. Apenas no Facebook Messenger. Por enquanto no WhatsApp não é permitido a criação de robôs (bots) como a Cloudia.

Tecnologicamente é possível, mas o robô fica instável e o WhatsApp bloqueia o serviço quando percebe que trata-se de um chat bot. O primeiro protótipo da Cloudia, desenvolvido quando ela ainda nem tinha este nome, foi bloqueado no WhatsApp.

Se o WhatsApp liberar o uso de chatbots no futuro, o que está sendo bastante aguardado para o primeiro semestre de 2018, a Cloudia funcionará no Whatsapp!

Como adicionar outras pessoas como administradores da minha página profissional no Facebook

Depois de fazer o seu login e entrar no Facebook, entre na sua página profissional do Facebook que você deseja adicionar outras pessoas como administradores.

Todas as suas páginas profissionais são listadas quando você aperta na seta para baixo que fica localizada no canto superior direito da sua tela inicial do Facebook (1) e clica na página que você deseja adicionar um administrador. Caso a página não apareça, clique em “ver mais” (2) e depois selecione a página:

 

Depois que a página selecionada se abrir, selecione a opção “Configurações” no canto superior direito.

Uma tela com diversas opções de configurações da sua página se abrirá. Você deve selecionar a opção “Funções Administrativas”

Na tela de funções administrativas, no espaço descrito como “Atribuir uma nova Função da Página”, digite o nome do usuário que você deseja adicionar como administrador da sua página (1), selecione um dos usuários que aparecem na lista de usuários abaixo da caixa de texto onde você está digitando o nome deste usuário (2). Por fim, clique no botão ao lado do campo com as opções de funções administrativas (3) (por padrão este botão deve ter o nome de “Editor”, mude-o para “Administrador”).

Obs.: Se você está aqui porque deseja que a equipe da Cloudia faça alguma configuração por você, digite “Cloudia bot” ou “cloudia@cloudia.com.br”, depois selecione o usuário “Cloudia bot” que aparece na lista com a nossa logomarca.

Selecione a função de “Administrador” (1) e clique no botão “Adicionar” (2):

O último passo é digitar a sua senha do Facebook para confirmar a operação e clicar no botão “Enviar”.

Finalmente, confira se o usuário foi adicionado com a função de administrador na sua página.

O próprio Facebook mantém um tutorial atualizado próprio sobre como gerenciar as funções na sua página profissional em https://www.facebook.com/help/187316341316631.

 

 

 

Como adicionar respostas automáticas aos comentários em publicações no Instagram

A partir outubro de 2018, o chatbot para clíncias Cloudia lançou uma funcionalidade que possibilidade a automação de respostas automáticas aos comentários do Instagram.

É importante frisar que esta funcionalidade apenas responde ao comentário, mas não envia mensagens via inbox pelo Direct (mensageiro do Instagram) e nem pelo Messenger (mensageiro do Facebook).

O objetivo principal é que você responda com uma mensagem com o link que o leve a entrar em contato com o seu robô do messenger do Facebook.

Mostraremos a seguir como você deve configurar e uma sugestão de mensagem.

Abra o menu “Respostas automáticas”

Clique em adicionar uma resposta no Instagram.

Será aberta a seguinte tela:

Você pode personalizar a mensagem conforme desejar, a sugestão de mensagem padrão no comentário é: Oi! Obrigado pelo seu comentário. Se quiser tirar dúvidas ou marcar um horário, entre em contato via https://m.me/<nome da sua página>

Esta mensagem teria o objetivo de levar a pessoa que comentar a interagir com o seu atendimento automático do Facebook Messenger.

A partir daqui você tem duas escolhas: Ativar as respostas automáticas em todos os posts (deixando marcada a caixa de “Todas as publicações”) ou ativá-la apenas em algumas postagens do instagram, clicando no botão azul “Adicionar publicações” e selecionando os posts desejados.

Lembre-se sempre de clicar no botão “Salvar” ao término de suas configurações.

Como alterar os horários disponíveis na minha Google Agenda para o pessoal marcar a consulta pela Cloudia?

Neste caso, você tem que entrar na sua Google Agenda que está integrada com a Cloudia.

Você verá uma tela semelhante a esta.

Selecione apenas a agenda que está integrada com a Cloudia e que você deseja alterar. Para isso, clique na seta ao lado do nome da agenda e depois em “exibir somente esta agenda”, conforme imagem abaixo.

Selecione o evento que indica os horários disponíveis para a Cloudia agendar e clique em “Editar evento”.

Altere os horários conforme seus novos horários de atendimento e inclusive os dias de atendimento e Salve.

Na janela que se abrirá clique em “Eventos seguintes” para alterar a partir da data que você está alterando em diante.

Faça isso para todos os tipos de consultas e eventos necessários.

Observe que o nome do evento da google agenda é o que chamamos de “marcador” no menu de edição de “Tipos de consultas” na área de membros da Cloudia.

 

Como configurar a minha agenda no Google Calendar para se integrar com a Cloudia?

Se você não sabe como criar uma Agenda no Google, veja aqui como criar.

Ao entrar no seu ambiente da Agenda do Google, o primeiro passo é criar os “eventos” ou “marcadores” que a sua assistente virtual deve reconhecer como horários para marcação de consultas.

Por que devo criar estes eventos na Google Agenda?

É através destes eventos que você indicará os horários que a sua atendente virtual deve disponibilizar para os seus clientes. Você fará mais adiante esta integração na configuração do menu “Tipos de consultas”.

Como criar os eventos para indicar os horários de atendimento para cada tipo de consulta?

No restante do post, usaremos um exemplo de uma profissional que atende de segunda a sexta das 8:00 as 18:00 em uma mesma clínica.

Primeiramente, selecionamos apenas a agenda que desejamos usar para integração com a Cloudia. Basta clicar nos 3 pontos que aparecem ao lado da agenda e depois em “Exibir apenas esta”.

Após selecionada a agenda, criamos o evento da segunda-feira que vai das 8:00 as 18:00, conforme imagem abaixo.

Você pode fazer isso segurando com o botão esquerdo do mouse e arrastando o mouse pela faixa de horário do dia.

Obs.: Não leve em conta ainda os intervalos de almoço ou qualquer outro intervalo por enquanto, veremos como indicaremos isso para a secretária virtual mais adiante neste post.

Nomeio o “Evento”(Esse nome que você vai dar ao evento é o que chamamos de “marcador” quando você cria um tipo de consulta no menu “Tipos de consultas”) e edite os horários de limite se necessário.

Depois clique em “Mais opções”.

Para não precisarmos fazer este mesmo procedimento nos demais dias da semana, podemos facilitar esta atividade clicando na opção de “Não repetir”, onde vai abrir um leque de opções para repetir o evento.

Neste exemplo, como o atendimento acontece de segunda a sexta nestes mesmos horários, selecionamos “Todos os dias da semana (segunda a sexta-feira)”.

Há inúmeras possibilidades de repetições dos eventos, basta clicas em “Personalizar…” no passo anterior e explorar as alternativas.

Obs.: Se você atende diferentes tipos de consultas que só acontecem alguns dias da semana ou com durações diferentes, explicaremos mais adiante no vídeo como você deve configurar a sua Google Agenda.

Clique no botão circular vermelho com um “+” no canto inferior direito da tela para criarmos o evento correspondente ao intervalo de almoço, indicando para a sua atendente virtual Cloudia para que não disponibilize este horário para os clientes.

Coloque o nome do Evento “bloqueio” (com letras minúsculas e sem aspas), digite o horário de início e de término deste intervalo (no exemplo, foi colocado das 12:00 as 14:00).

Neste exemplo, repetimos o evento novamente de segunda a sexta-feira, conforme imagem.

Escolha também uma cor diferente para destacar melhor estes horários na sua agenda. depois clique em “Salvar”.

Feito isso, também deixe indisponível todos feriados da sua cidade, acesse este site e informe o estado e cidade que você atua para ele resumir para você todos os feriados, exclua os eventos que você criou nestes dias de feriados. Para isso, basta clicar no evento no dia do feriado(1) e clicar em “excluir” clicando no ícone da lixeira(2) e depois em “Este evento”(3).

Você fará o mesmo procedimento para os dias em que você for tirar férias, fazer cursos ou não for atender por qualquer outro motivo, fazendo com que a sua secretária virtual reconheça que aqueles horários não estão disponíveis para marcação de horários.

Você também pode criar um evento de nome “bloqueio” (com letras minúsculas e sem aspas) no período onde você não poderá atender, assim a sua secretária virtual já entenderá e não passará a disponibilizar estes horários.

Como configuro minha agenda do Google se eu tenho consultas que só atendo em alguns dias da semana ou com durações de consultas diferentes?

No vídeo a seguir, foi feito tudo isso levando em conta um exemplo fictício mais complexo em que o profissional faz três diferentes tipos de consultas com os seguintes detalhes:

  • A primeira consulta de cada paciente é sempre mais demorada, levando 1 hora e 30 minutos, e é feita apenas de segunda a quinta-feira.
  • As demais consultas levam apenas 1 hora para serem realizadas e também são realizadas de segunda a quinta-feira.
  • Os Retornos ocorrem apenas nas sextas-feiras e levam 30 minutos.

Como alterar os horários que deixo disponíveis para o pessoal marcar a consulta na Cloudia?

Neste caso, escrevemos um post sobre isso. Leia aqui.

Por favor, se tiver qualquer dúvida entre em contato, teremos prazer em te ajudar. 🙂

 

Como consigo acessar a minha agenda pelo celular, smartphone ou tablet?

Recomendamos fortemente deixar a sua agenda sempre acessível no seu dispositivo portátil que esteja sempre com você.

Idealmente, você deve sincronizar a sua google agenda com o seu dispositivo.

Clique aqui para saber como, ou copie e cole no seu navegador o link a seguir:

https://support.google.com/calendar/answer/151674?hl=pt-BR

No caso de dispositivos com sistema operacional Android, você pode baixar o app do Google Agenda.

No caso do iPhone ou outros dispositivos da Apple, você pode tanto fazer o download do app do Google Agenda quanto sincronizar a sua agenda com o aplicativo de calendário nativo do seu dispositivo.

Dessa forma, caso deseje, você pode configurar para quando algum cliente marcar alguma consulta (via Cloudia ou via sua secretária), você já ser notificado no dispositivo móvel.

Como criar uma agenda no Google Calendar?

Primeiramente entre no site https://www.google.com/calendar e faça o seu login.

Obs.: Caso você não tenha uma conta no Google, entre no site acima e cadastre-se em “mais opções” e “criar conta”.

Ao fazer o seu login, clique no símbolo da seta para baixo que fica ao lado do nome “Minhas agendas” e clique em “Criar Nova Agenda”.

Esta será a agenda que você criará para integrar com a Assistente virtual Cloudia na nossa Área de login.

Preencha o nome da agenda com um nome qualquer (no meu exemplo eu usei “Clinica da Cloudia”), coloque uma descrição opcional dessa agenda e o local. Depois clique em “criar agenda”.

Fizemos um vídeo com o passo a passo:

 

Como criar uma página profissional no Facebook?

Entre no facebook e crie a sua página profissional. Se você já tiver a sua página profissional, você não precisa fazer esse passo.

Ao cria-la é muito importante que você configure corretamente a sua página do Facebook conforme explicamos aqui neste outro post.

Como posso ter a minha assistente virtual no Facebook?
Você precisa ter uma página no Facebook e ser um dos administradores.
Caso deseje ter a funcionalidade de agendamento, é necessário contratar um serviço de agendamento via chatbot como a Cloudia, que se integra com uma Google Agenda ou com o seu sistema de gestão.
É necessário ter também uma conta no Google para criarmos uma agenda no Google Agenda.
Cadastre-se na nossa plataforma para integrar o chatbot à sua página e em 2 minutos você já pode vê-lo funcionando.
Não é necessário entender sobre códigos de programação, já simplificamos tudo isso para você.
Saiba mais em nosso site.
Como proceder se eu tenho um assistente ou secretária que marca consultas?

Se você já tem uma secretária, isso é bom!

A Cloudia foi feita pensando em coexistir com a sua secretária. Neste caso, você ou a sua secretária podem utilizar uma das duas abordagens a seguir:

1. Oriente os pacientes a contactar a Cloudia utilizando o seu site, Facebook, Facebook Messenger ou Telegram

Orientamos para sempre pedir para que o paciente marque a consulta ou tire dúvidas por estes canais, para eles se habituarem e já usarem os mesmos nas próximas oportunidades.

Anuncie esta novidade para todos que ligam pro telefone do seu consultório.

É importante ficar claro para a secretária que o sistema simplifica a vida de todos: a dos pacientes (pois ganham liberdade para marcar a qualquer hora e não enfrentam mais telefone ocupado) e a dela (secretária), pois as deixam mais livres para fazer outras coisas mais importantes.

Em casos extremos de pacientes que tenham muita dificuldade com a tecnologia, principalmente pessoas idosas ou pessoas que simplesmente não têm um perfil nos aplicativos de mensagens e redes sociais citadas, recomendamos que seja feita a próxima abordagem que vamos descrever.

2. Se os seus pacientes só podem ou preferem marcar consulta diretamente pelo telefone

Nestes casos, a sua secretária ou você mesmo devem marcar a consulta para este paciente diretamente na mesma agenda do Google Calendar que a Cloudia utiliza.

Dessa forma, a Cloudia não vai oferecer horários já ocupados por pacientes marcados pela sua secretária. E a sua secretária não vai oferecer aos pacientes horários que já estão ocupados pelos pacientes que marcaram via Cloudia.

É importante ressaltar que consultas marcadas diretamente no calendário não serão controladas pela Cloudia, isto é, ela não irá enviar mensagens de alerta para os pacientes antes da consulta e os pacientes não poderão cancelar ou visualizar essas consultas via o atendimento da Cloudia no Facebook Messenger ou Telegram.

Configurações iniciais da sua página profissional do Facebook para ficar mais atrativa

Ao criar uma página do Facebook, você deve fazer as seguinte configurações iniciais para que ela se torne mais atrativa e para que fique mais claro que é possível marcar consultas pela sua página do Facebook.

Imagem principal e imagem da capa

Primeiramente identifique do que se trata a página alterando a imagem principal e a imagem de capa.

Na imagem principal, caso a página seja apenas sua ou do seu consultório particular, insira uma foto do seu rosto com o seu uniforme de trabalho tirada por um fotógrafo profissional. Caso a página seja da clínica, você pode colocar a logomarca da clínica.

Para a foto da capa, coloque uma imagem bem trabalhada. Contrate um profissional para fazer as artes das imagens para você, hoje em dia é muito fácil ter acesso a eles. Se quiser saber mais dicas de como fazer isso, leia o erro #8 deste post sobre os erros que os profissionais da saúde mais cometem nas redes sociais.

Exemplo de página de consultório particular:

Exemplo de página de clínica:

Exemplo de página de clínica com uma seta na imagem da capa para divulgar melhor o canal de marcação de consultas do Facebook (recomendamos esta prática):

Configuração do botão de chamada para ação

Após inseridas as imagens, é muito importante a configuração do botão que te explicarei a seguir.

Passe o mouse sobre o botão  e clique em “Editar botão”.

Na tela que aparecer, clique no botão voltar.

Escolha a opção “Entrar em contato”.

Depois selecione a opção “Enviar mensagem”.

Agora basta clicar no botão “Salvar alterações”.

A sua página agora vai ficar com o botão de Enviar mensagem conforme imagem abaixo.

Quando alguém clicar neste botão, vai entrar em contato diretamente com a sua secretária robô.

Preencha o “sobre” da sua clínica

Explicite todas as informações da sua clínica ou consultório na sua Página do Facebook.

Clique em “Sobre” e digite dados como: resumo da clínica ou consultório, horário de funcionamento, público alvo, localização, serviços que você oferece, especialidade(s) dos profissionais de sua clínica, site, etc.

É obrigação que os seus contatos e endereços sejam citados em todas as redes sociais e atualizados.

Lembre-se sempre de colocar o DDD da sua cidade antes do seu telefone e o nome da sua cidade e estado no seu endereço.

Ativar para que o chat se abra automaticamente para os visitante da página

Dentro das suas configurações do próprio Facebook é possível que você ative uma funcionalidade que poucas pessoas sabem que existe e que pode potencializar a quantidade de pessoas que entram em contato com a sua página.

Quando ativamos este recurso, a página se comporta assim:

ativar chat automaticamente facebook

Ou seja, sempre que a pessoa entra na sua página do Facebook, o chat automaticamente é aberto no canto inferior direito da tela do potencial cliente ou paciente.

Para ativá-la, vá nas configurações de sua página (você precisa ser administrador da página).

Depois clique em “Mensagens” no menu lateral esquerdo e marque um “Sim” na funcionalidade de título “Sugira aos visitantes para enviar mensagens”. Veja a figura abaixo.

chat automático abrindo na página do Facebook

Finalizando

Pronto, agora a sua página está pronta para as integrações na área de membros da Cloudia.

 

 

É possível consultar meus agendamentos do chatbot pelo aplicativo Calendar da Apple no Iphone ou Mac?

Sim.

Por estarmos integrados com a Google Agenda, é possível que você a sincronize com a maioria dos aplicativos de calendários que você já está acostumado a usar como o Calendar (ou Calendário) da Apple.

calendário apple

Para sincronizar veja o tutorial do próprio Google aqui.

Para exportar os dados do seu calendar para a Google Agenda, clique aqui.

O nosso CEO Felipe explica como funcionar esta integração no vídeo a seguir:

É possível integrar o chatbot Cloudia com um sistema de gestão?

Depende.

A nossa atendente virtual Cloudia consegue se integrar com sistemas de gestão de hospitais e clínicas que possuam API Restfull e retornem dados em JSON.

Consulte a empresa do seu sistema de gestão e se certifique se o mesmo possui estes pré-requisitos.

Se sim, existe a possibilidade da integração, porém é necessário também que a empresa fabricante tenha interesse na parceria comercial e em contribuir com a integração. Esta parceria só funciona quando se vê a Cloudia como um diferencial competitivo para os próprios clientes.

Atualmente nos integramos ao sistema Feegow Clinic.

 

No que a Cloudia pode me ajudar?

Um chatbot como a Cloudia pode te ajudar em todo o processo de marcação de consultas do seu cliente, esclarecimento de dúvidas e envio de lembretes antes do horário agendado.

Além disso, é capaz também de entrar em contato automaticamente com pessoas que comentam as suas postagens do Facebook e direciona-lo para que agendem uma consulta e virem pacientes.

O principal benefício é o de gerar menos interrupções e mais tempo para focar no que é realmente importante para os profissionais da saúde e suas secretárias.

O que é uma assistente virtual como a Cloudia?

A assistente virtual Cloudia não é uma secretária humana remota.

Muitas empresas dizem ter um serviço de assistente virtual, mas na verdade fornecem humanos para atender aos seus clientes, gerando um custo enorme. Na verdade, o que essas empresas fornecem é o serviço de assistente remota ou secretária compartilhada.

No caso da Cloudia, ela é um chatbot (robô) que funciona via Facebook Messenger e em breve funcionará no Whatsapp, enviando mensagens e respondendo às perguntas dos usuários automaticamente e gerando uma economia significativa para a clínica.

 

Por que o nome Cloudia?

O nome Cloudia foi criado da fusão cloud + inteligência artificial.

A palavra cloud significa nuvem em inglês e é utilizada para designar a tecnologia de computação distribuída pela internet que torna possível a virtualização de máquinas em redes com alta velocidade de conexão à internet.

A inteligência artificial é o que permite a Cloudia oferecer opções inteligentes nas conversas que os seus pacientes tiverem com ela. Com o passar do tempo, a inteligência da Cloudia vai aumentar ainda mais.

Posso cancelar uma consulta marcada pela Cloudia diretamente pela minha Google Agenda?

Nós não recomendamos que isso seja feito, porque o seu paciente não será avisado sobre esse cancelamento.

A forma ideal de fazer isso é ligar ou enviar uma mensagem para esse paciente e pedir que ele mesmo cancele uma consulta previamente marcada por ele via Cloudia.

Após avisado, se ele informar que está impossibilitado de cancelar essa consulta que ele marcou previamente, você mesmo pode ir lá no seu calendário e cancelar a consulta.

Preciso instalar algum software no meu computador ou aplicativo adicional no meu celular para a Cloudia funcionar? E os meus pacientes?

Não. A Cloudia funciona na nuvem.

Você não vai precisar de nenhum software ou aplicativos extras.

No entanto, uma vez que a Cloudia marca consultas na sua agenda do Google Calendar, é importante que você instale o app do Google Calendar ou sincronize a agenda do seu celular com o Google Calendar, para receber notificações ao vivo quando os pacientes marcarem consultas.

Também é possível acompanhar a sua agenda no Google Calendar web em qualquer computador com internet, no endereço https://calendar.google.com.

Quanto aos seus pacientes, eles poderão usar aplicativos que provavelmente já estão instalados nos seus respectivos smartphones (Facebook, Facebook Messenger, Telegram) ou acessar o site ou página profissional do Facebook do seu consultório para marcar a consulta.

Preciso saber de alguma linguagem de programação para usar a Cloudia?

Não é necessário entender sobre códigos ou linguagens de programação, já simplificamos tudo isso para você!

Ao se cadastrar, você só precisa configurar a Google Agenda e preencher nosso formulários disponíveis na área de login. Cadastre-se agora mesmo e veja como é simples!

Sem Riscos, sem cartão de crédito! Você não pagará nada se não gostar.