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Menu “Tipos de Consultas”

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Provavelmente a nossa equipe já fez e configurou a sua Google agenda e te passou as informações de como acessá-la, portanto não é necessário  que você crie e nem configure do zero a Google agenda. Pule o parágrafo a seguir.

Mas caso você queira criar outra agenda do zero, explicamos aqui como criar a agenda do Google. Depois de criada, é necessário que você configure a agenda do Google conforme explicamos aqui.

Após feitos os passos citados acima, vá para o menu “Tipos de consultas”, onde será apresentada a seguinte tela:

Selecione o profissional

Primeiramente selecione o profissional que você deseja adicionar o tipo de consulta clicando no campo da imagem abaixo.

Tipos de consultas

Para criar o seu tipo de consulta, clique em “Adicionar tipo de consulta”.

Será aberto o seguinte formulário:

Nome do tipo de consulta (ex. consulta, retorno, ortodontia)

Digite um nome para o tipo de consulta que o paciente pode marcar.

Exemplos: Consulta, retorno, plano, particular, manutenção de aparelho, implante, prótese, etc.

Duração desse tipo de consulta (em minutos)

Digite a duração média desse tipo de consultas em minutos.

Quantidade de pacientes que podem agendar em um mesmo horário

Se você atende os pacientes por hora marcada, mantenha o valor 1 neste campo.

Se você atende várias pessoas em um mesmo horário, você pode deixar este valor maior do que 1, conforme a sua necessidade.

Se você atende por ordem de chegada, coloque o número de pacientes que podem marcar em um mesmo intervalo de tempo.

Exemplos:

  • Se você aceita até 10 pacientes das 8:00 às 12:00 por ordem de chegada, configure o tempo de consulta como 240 minutos (4 horas) e a “quantidade máxima de pacientes” como 10.
  • Se você atende 4 pacientes por hora e não deseja que a sua secretária virtual apresente intervalos de 15 minutos da consulta para os pacientes, você pode escolher apresentar intervalos de 60 minutos (1 hora) para os pacientes e digitar “4” no campo “Quantidade de pacientes que podem agendar em um mesmo horário”.

Agenda do Google

Após feito o passo acima, você deve selecionar neste campo a agenda do Google deste profissional que você está adicionando o tipo de consulta. Clique sobre a seta na lateral direita do campo e se abrirão todas as agendas criadas

Caso não apareça nenhuma agenda, provavelmente é porque você não integrou a sua secretária robô com o Google ainda. Para isso, volte no menu “Contas integradas” e siga o procedimento que ensinamos aqui.

Marcador de horários na agenda

Já te ensinamos como você deve configurar a sua agenda do Google para se integrar com a Cloudia.

Após feito o passo acima, você deve digitar neste campo o nome do evento(ou marcador de horário) da Agenda do Google que você especificou no passo anterior onde a sua secretária virtual pode oferecer horários para este tipo de consulta.

É importante que você entenda que esta configuração é necessária para que a sua secretária robô identifique em quais horários é possível marcar este tipo de consulta a qual você está configurando.

Para saber como preencher o “Marcador de horários na agenda”, você tem que entrar na agenda que você escolheu para integrar no passo anterior para consultar o nome do evento. Clique em “Editar no Google Agenda” para consultá-la rapidamente.

Selecione apenas a agenda onde você deseja que o “tipo de consulta” seja agendado. Para isso você pode clicar nos 3 pontinhos “…” que aparece ao lado do nome da agenda e depois em “Exibir apenas esta”.

O nome de evento aparece logo na parte superior do evento que você criou. veja o destaque na imagem abaixo.

Clique no evento e copie este nome de evento exatamente como está escrito.

Cole-o no campo “Marcador de horários na agenda” da sua área de membros da Cloudia.

Obs.: Este procedimento só funcionará se você digitar o nome do evento (ou marcador de horários) exatamente igual como você digitou lá na Agenda do Google.

Unidade em que este tipo de consulta deve ficar disponível

Selecione a unidade em que o tipo de consulta deve ficar disponível.

Intervalo em que este tipo de consulta será oferecido

O padrão para este campo “De:” é que fique selecionado o “Agora”. Isso significa que o seu paciente fica livre para agendar qualquer horário a partir do momento agora.

Se você quiser que o seu paciente possa agendar a partir de amanhã, escolha 1 dia. Se você quiser que o seu paciente só possa agendar horários depois das próximas duas horas, escolha 2 horas. Se quiser que ele possa marcar em qualquer horário a partir do momento atual, mantenha selecionado “Agora”.

Já no campo “Até:”, o padrão é que fique selecionado o “7 dias”. Isso significa que o seu paciente fica livre para agendar qualquer horário a partir do momento que você escolheu no campo “De: ” anteriormente mencionado, limitado a agendar apenas até os próximos 7 dias, conforme imagem abaixo.

Arraste os círculos para alterar os limites do intervalo em que este tipo de consulta será oferecido para os pacientes.
Ao arrastar estes círculos, observe que a mensagem abaixo também é alterada.

Se você não quiser limitar a data futura, existe a opção de puxar o máximo o círculo para a direita até o campo intitulado de “Sem limite” conforme imagem abaixo, assim o paciente poderá agendar em qualquer data futura .

Opções Avançadas

Existem alguns campos que ficam ocultos no botão “opções avançadas” e vamos detalha-los a seguir:

 

Forma de pagamento para este tipo de consulta

Selecione uma das opções apresentadas:

Oferecer horários sempre em botões

Deixe marcado este campo se você quiser que a secretária robô ofereça os horários em forma de botões. Neste caso, por limitações do Facebook Messenger, ela oferecerá no máximo 8 opções de horários aleatórios. Veja como ficaria a apresentação dos horários em forma de botões na imagem abaixo.

Recomendamos que deixe esta opção marcada, pois o fato de deixar os horários em forma de botões ajuda para que o seu cliente final tenha uma melhor experiência no atendimento.

Instruções de preparo

Preencha esse campo se você deseja informar ao paciente alguma instrução de preparo para esse tipo de consulta, ou simplesmente deseja imprimir uma mensagem personalizada quando este cliente fizer o agendamento deste tipo de consulta.

Algumas clinicas usam este campo também para imprimir o valor da consulta para o paciente.

O paciente vai receber essa mensagem no final do agendamento e também no lembrete da consulta.

Adicionar pergunta específica

Neste espaço, é possível adicionar perguntas para o paciente responder no final do agendamento deste determinado tipo de consulta.

Você pode escrever mais de uma pergunta e pode inclusive ordená-las como preferir clicando e arrastando para cima ou para baixo.

Salvar

Clique no botão “Adicionar tipo de consulta” para finalizar.

Repita o procedimento para cada tipo de consulta que você deseja cadastrar para cada profissional.

Pergunta do tipo de consulta (se for o caso)

Este campo, apenas ficará disponível no caso de você ter mais de um tipo de consulta para o profissional selecionado no campo superior da tela.

Essa pegunta é enviada pela Cloudia para o paciente APENAS quando este profissional tem mais de um tipo de consulta cadastrado.

Crie diferentes tipos de consultas especialmente para casos onde as consultas possuem diferentes durações ou diferentes horários disponíveis.

Se necessário, explique melhor neste campo os tipos de consultas que o paciente pode marcar com este profissional.

Segue um exemplo de mensagem que pode ser digitada neste campo destacada com o contorno vermelho. Perceba que esta mensagem aparece logo após o paciente selecionar o profissional que deseja marcar consulta.

Lembre-se de clicar no botão “Salvar Mensagem” sempre que alterá-la.

Caso de um mesmo profissional que atende em mais de uma unidade

Nestes casos, por favor leia este artigo para entender como configurar.

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