Não, a Cloudia não é um aplicativo para celular.
Esse é justamente o seu grande diferencial: os seus pacientes não precisam baixar nenhum aplicativo extra para agendar pela Cloudia. 🙂
Trata-se de uma assistente virtual inteligente (chatbot) para clínicas que funciona via Facebook Messenger, Instagram Direct, Whatsapp e Site, conversando com os pacientes por mensagens de texto como se fosse um ser humano. Caso seja marcada alguma consulta, ela marca em sua Google agenda e/ou outros sistemas de gestão da clínica que possuem a API para integração.
Teste como se fosse um paciente pelo messenger em m.me/cloudiabot.
Teste como se fosse um paciente pelo direct em https://www.instagram.com/cloudiabot/
Sim! Já é possível que a Cloudia funcione no Whatsapp através do uso da Whatsapp Business API (solução oficial do Whatsapp).
Veja planos, preços e regras de funcionamento no Whatsapp aqui.
A partir outubro de 2018, o chatbot para clínicas Cloudia lançou uma funcionalidade que possibilidade a automação de respostas automáticas aos comentários do Instagram.
É importante frisar que esta funcionalidade apenas responde ao comentário, mas não envia mensagens via inbox pelo Direct (mensageiro do Instagram) e nem pelo Messenger (mensageiro do Facebook).
O objetivo principal é que você responda com uma mensagem com o link que o leve a entrar em contato com o seu robô do messenger do Facebook.
Mostraremos a seguir como você deve configurar e uma sugestão de mensagem.
Abra o menu “Respostas automáticas”
Clique em adicionar uma resposta no Instagram.
Será aberta a seguinte tela:
Você pode personalizar a mensagem conforme desejar, a sugestão de mensagem padrão no comentário é: Oi! Obrigado pelo seu comentário. Se quiser tirar dúvidas ou marcar um horário, entre em contato via https://m.me/<nome da sua página> ou https://www.instagram.com/<nome da sua conta>
Esta mensagem teria o objetivo de levar a pessoa que comentar a interagir com o seu atendimento automático do Facebook Messenger ou Instagram Direct.
A partir daqui você tem duas escolhas: Ativar as respostas automáticas em todos os posts (deixando marcada a caixa de “Todas as publicações”) ou ativá-la apenas em algumas postagens do Instagram, clicando no botão azul “Adicionar publicações” e selecionando os posts desejados.
Lembre-se sempre de clicar no botão “Salvar” ao término de suas configurações.
Você vai precisar verificar os agendamentos na sua agenda no Google Calendar diariamente.
Caso não queira que ela se integre com a Google Calendar, a Cloudia já se integra com alguns sistemas de gestão de clínicas.
Caso você opte pelo plano que integra com o sistema de sua clínica, acesse o calendário do seu sistema para ter acesso aos agendamentos feitos via Cloudia.
O profissional da saúde pode também optar por receber mensagens diárias pelo Facebook Messenger pessoal com a lista dos compromissos que ele tem no dia seguinte.
Quer saber mais? Acesse o site da nossa assistente virtual Cloudia.
Nos detalhes do compromisso que a Cloudia marcar entre você e o seu paciente na sua Google Agenda, haverá o nome, o e-mail e o telefone do seu paciente.
A funcionalidade de “Respostas automáticas no Instagram” apenas estará disponível se você tiver feito a vinculação da sua página do Facebook à sua página do Instagram.
Se você já é cliente, já fez o procedimento de vinculação entre o Facebook e Instagram citado acima e ainda não funciona a resposta automática configura no Instagram, é preciso fazer o procedimento descrito nos tópicos a seguir.
Primeiramente entre com o seu login e senha da Cloudia na sua área de login.
Renove a integração com a sua página no menu “contas integradas”
Veja o vídeo abaixo para entender melhor.
Configuração final
Após feito os procedimentos anteriores, configure seguindo este procedimento.
Se você já tem uma secretária, isso é bom!
A Cloudia foi feita pensando em coexistir com a sua secretária. Neste caso, você ou a sua secretária podem utilizar uma das duas abordagens a seguir:
1. Oriente os pacientes a contactar a Cloudia utilizando o seu site, Facebook, Facebook Messenger ou Telegram
Orientamos para sempre pedir para que o paciente marque a consulta ou tire dúvidas por estes canais, para eles se habituarem e já usarem os mesmos nas próximas oportunidades.
Anuncie esta novidade para todos que ligam pro telefone do seu consultório.
É importante ficar claro para a secretária que o sistema simplifica a vida de todos: a dos pacientes (pois ganham liberdade para marcar a qualquer hora e não enfrentam mais telefone ocupado) e a dela (secretária), pois as deixam mais livres para fazer outras coisas mais importantes.
Em casos extremos de pacientes que tenham muita dificuldade com a tecnologia, principalmente pessoas idosas ou pessoas que simplesmente não têm um perfil nos aplicativos de mensagens e redes sociais citadas, recomendamos que seja feita a próxima abordagem que vamos descrever.
2. Se os seus pacientes só podem ou preferem marcar consulta diretamente pelo telefone
Nestes casos, a sua secretária ou você mesmo devem marcar a consulta para este paciente diretamente na mesma agenda do Google Calendar que a Cloudia utiliza.
Dessa forma, a Cloudia não vai oferecer horários já ocupados por pacientes marcados pela sua secretária. E a sua secretária não vai oferecer aos pacientes horários que já estão ocupados pelos pacientes que marcaram via Cloudia.
É importante ressaltar que consultas marcadas diretamente no calendário não serão controladas pela Cloudia, isto é, ela não irá enviar mensagens de alerta para os pacientes antes da consulta e os pacientes não poderão cancelar ou visualizar essas consultas via o atendimento da Cloudia no Facebook Messenger ou Telegram.
Olá, se você está vendo este post é porque contratou o serviço de configuração inicial para a sua clínica de algum parceiro ou diretamente com a própria startup Cloudia.
Para finalizar a configuração e para que o atendimento automático funcione na sua página, depende de você fazer os seguintes passos desta publicação. Leia-a até o final.
Login na área de membros Cloudia
Primeiramente entre na nossa área de membros: https://cloudia.com.br/login
Preencha os campos com o email e senha enviados para o seu email.
Menu “Contas integradas”
Ao fazer o login, conecte a sua conta do Facebook no botão “Conectar ao Facebook” indicado.
Faça o seu login no Facebook pelo navegador e permita que a cloudia tenha acesso a algumas informações que serão pedidas.
Caso você tenha feito o login e seja administrador da página da clínica (FanPage), ela aparecerá logo abaixo e você precisa SELECIONAR uma das páginas a qual você deseja que a secretária robô responda, ficando azul conforme imagem abaixo.
Atenção: se a Fanpage da sua clínica não aparece na lista é porque esta sua conta do Facebook não é um perfil administrador da página. Caso queira saber como se tornar administrador da página, peça para um dos administradores da página seguir este procedimento.
Pronto, agora você integrou a sua atendente virtual Cloudia com a sua Fanpage, porém ela ainda não estará ativada. A ativação será feita nos próximos passos.
Editar as respostas do menu “Perguntas frequentes” conforme informações do seu estabelecimento
Vá até o menu “Perguntas Frequentes”.
Quando a sua atendente virtual manda a primeira mensagem, fica disponível para o seu paciente o botão “tirar dúvidas”. É justamente aí que entram os botões de dúvidas e suas respectivas respostas da seção de “Perguntas Frequentes”.
Você observará que já existem algumas “Dúvidas, Respostas e Palavras-chaves” cadastradas propositalmente para facilitar o seu trabalho no seu menu “Perguntas frequentes”.
Você precisa apenas clicar em cada uma delas e editar o campo “texto” conforme as informações corretas da sua clínica.
Por exemplo, Se você clicar para editar a de título “Tratamentos” conforme imagem abaixo.
Abrirá a seguinte tela e você editará com as informações corretas da sua clínica o seguinte campo de destaque:
Obs 2: As “Dúvidas, Respostas e Palavras-chaves” foram cadastradas propositalmente para facilitar o seu trabalho e baseado no nosso histórico das principais perguntas que os pacientes fazem às clínicas semelhantes à sua.
Ativar as respostas automáticas no Menu “Respostas automáticas”
Caso queira que a Cloudia responda comentários de suas publicações e já entre em contato automaticamente também por inbox (mensagens particulares), entre no menu “Respostas automáticas” e clique em “Adicionar”.
Você pode configurar para que a “Resposta no comentário” e a “Mensagem no chat” que você personalizará nesta tela, funcione para todos os posts deixando a caixa “Todas as publicações” marcada conforme imagem abaixo.
Caso deseje que as respostas automáticas funcione apenas para algumas publicações, deixe desmarcada a caixa “Todas as publicações” e clique no botão “Adicionar Publicações”.
Selecione as publicações que aparecem na tela que você deseja programar uma resposta automática. Mais de uma publicação poderá ser selecionada, observe que no exemplo a seguir nós selecionamos duas publicações.
Ao terminar de selecionar todas as publicações, role a barra de rolagem até o final e clique em “Adicionar Publicações selecionadas”. Caso queira selecionar outras publicações mais antigas, clique em “Carregar mais posts” até encontrar a publicação e selecione-a.
No campo “Resposta no comentário”, digite a mensagem que você deseja que seja deixada automaticamente pelo seu atendimento automático quando alguém deixar um comentário nas publicações selecionadas. Esta mensagem aparecerá nas próprias publicações selecionadas, logo abaixo do comentário da pessoa conforme exemplo em destaque da imagem abaixo.
No campo “Mensagem no chat”, digite a mensagem que você deseja que seja enviada automaticamente via chat inbox (Facebook Messenger) pelo seu atendimento automático para alguém que deixou um comentário nas publicações selecionadas anteriormente.
Menu “Minha Cloudia”
Por último, basta ativarmos o atendimento automático clicando no botão que aparece no topo da página e esperar que ele fique vermelho.
Pronto, caso você entre na sua página, agora você pode testar como ficou o seu atendimento interagindo pelo Facebook ou Facebook Messenger com a sua página.
Veja o vídeo para entender como você pode testar.
Caso queira editar suas configurações futuramente
Caso queira editar qualquer outra informação, é muito fácil.
Sempre que estiver em um menu qualquer, clique no botão superior de “Veja o tutorial” para entender tudo o que você pode configurar no menu que está aberto.
Confira se as outras informações estão corretas
Recomendamos que você navegue pelos demais menus não citados e verifique se as informações da sua clínica estão corretas.
Procedimentos de rotina importantes para não perder nenhum paciente
Para acompanhar o robô no dia a dia e não deixar nenhum cliente sem atendimento, sugiro que veja o vídeo e leia este post para facilitar a sua vida ou a vida da pessoa responsável pelos atendimentos da sua clínica, economizando várias horas de trabalho da sua equipe.
Considerações finais
Agradecemos por você ter chegado até aqui. 🙂
Espero que gostem da ferramenta de automação do atendimento.
Caso tenha alguma dúvida, por favor enviem email para atendimento@cloudia.com.br ou para o email do parceiro que te vendeu a Cloudia.
É opcional que você otimize a sua página do Facebook conforme explicamos aqui neste outro post.
Sim.
Por estarmos integrados com a Google Agenda, é possível que você a sincronize com a maioria dos aplicativos de calendários que você já está acostumado a usar como o Calendar (ou Calendário) da Apple.
Para sincronizar veja o tutorial do próprio Google aqui.
Para exportar os dados do seu calendar para a Google Agenda, clique aqui.
O nosso CEO Felipe explica como funcionar esta integração no vídeo a seguir:
Sim! A nossa atendente virtual Cloudia consegue se integrar com sistemas de gestão de hospitais e clínicas modernos que possuam API RESTful que retornem dados em JSON.
Consulte a empresa do seu sistema de gestão e se certifique se o mesmo possui estes pré-requisitos. Envie a seguinte pergunta para o suporte do seu sistema: “Olá, vocês possuem API RESTful que retornam os dados em JSON para interação com sistemas de terceiros como a Cloudia?”
Se a resposta for “sim”, existe a possibilidade da integração e faremos uma análise da documentação da API do sistema e posterior orçamento da sua integração para a sua aprovação.
Atualmente nos integramos a diversos sistemas, entre em contato para saber mais.
Por padrão nos integramos gratuitamente com a Gooogle Agenda.
Você não perde os seus créditos caso acabe o período e ainda tenha créditos sobrando, pois eles se acumulam enquanto você se mantiver assinante. Porém, é necessário atentar-se para o fato que você deve pagar mensalmente pelo menos o plano de menor valor para que o seu robô continue funcionando nos 30 dias subsequentes.
Você apenas vai perder os créditos acumulados se cancelar sua assinatura ou deixar de pagar uma mensalidade.
Este é praticamente um post de treinamento para a equipe responsável pelos atendimentos.
Fizemos um vídeo que resume bem o que deve ser acompanhado no dia a dia para que você não perca nenhum paciente.
É fundamental que toda a equipe de atendimento veja o vídeo e leia todo o post para alavancar a produtividade, pois tem dicas extras que não estão no vídeo.
Neste vídeo, aprofundamos mais ainda sobre o menu “Meus Pacientes > Lista”, citando vários casos de uso e como você pode usar todo o potencial deste menu:
Para otimizar os resultados da clínica, É FUNDAMENTAL que a equipe ou colaborador responsável pelo atendimento faça os seguintes procedimentos, NO MÍNIMO, UMA VEZ POR DIA útil.
Em Setembro de 2021 lançamos também a visualização deste mesmo menu, mas no formato de funil de vendas, veja o vídeo abaixo para entender melhor:
#1 Passo: Verificar os pacientes que agendaram
Você pode consultar os seus agendamentos pelo menu “Meus Pacientes” conforme vídeos acima ou pela sua Google Agenda fazendo o login em https://calendar.google.com e consultando a agenda que está integrada com o robô.
Exemplo de agenda com indicação dos horários onde o atendimento virtual pode agendar e com alguns agendamentos já marcados:
Ao clicar no agendamento, você pode ver todos os detalhes, conforme imagem abaixo.
É importante ainda que você NÃO exclua os eventos nesta agenda que sinalizam os horários em que a Cloudia pode agendar. Caso você não queira disponibilizar horários em um determinado dia (um feriado por exemplo), dai você pode deletar o evento apenas daquele dia.
Observação: Ao criar agendamentos manualmente pela Google Agenda (no caso por exemplo de alguém agendar por ligação), a Cloudia vai entender automaticamente que aquele horário está ocupado. É uma boa prática caso você não queira que a Cloudia agende em um horário que já está reservado para outro paciente que não agendou pela Cloudia.
Você também pode visualizar todos os pacientes que agendaram no menu “Meus Pacientes” da sua área de login da Cloudia: cloudia.com.br/login.
#2 Passo: Entrar em contato com os pacientes que não agendaram, mas deixaram o telefone
Conforme explicado, ao entra no menu “Meus Pacientes”, aparecerá esta tela onde lista os pacientes que já marcaram consultas.
Neste segundo passo, você vai selecionar no campo “Tipo de Paciente” os “Pacientes que não marcaram consulta” e no botão azul “Aplicar Filtro”, conforme imagem abaixo.
Os pacientes já estarão listados na ordem dos que entraram em contato com a sua página mais recentemente para os mais antigos.
Dica: Caso queira ordenar os dados por ordem crescente ou decrescente de alguma coluna, clique sobre o título da coluna uma ou duas vezes.
Para concluir o segundo passo da rotina diária na Cloudia, é preciso que você entre em contato com estas pessoas que deixaram o telefone por ligação telefônica ou por Whatsapp (escolha o procedimento que achar melhor).
É muito importante que você faça este procedimento acima para otimizar a sua receita! Pois se esta pessoa interagiu com a página de sua clínica e deixou o telefone, ela é um paciente “quente”, que tem altas chances de agendar uma consulta ou avaliação contigo, mas não agendou direto pela Cloudia porque ainda pode ter ficado com alguma dúvida ou objeção.
Dica: Nesta mesma tela, apresentamos inclusive um simbolo do Whatsapp ao lado do telefone onde você pode apenas clicar neste link e já abrirá a tela do Whatsapp com o paciente.
#3 Passo: Contactar os pacientes com agendamento para o proximo dia de atendimento (amanhã)
Para diminuir o número de faltas, você deve entrar em contato com as pessoas que agendaram para amanhã.
Basta ordenas os pacientes pela coluna de “data e hora da consulta” e entrar em contato com aqueles onde a data e hora da consulta é amanhã.
Lembrete manual pelo Whatsapp
Entenda como enviar os lembretes pelo whatsapp manualmente rapidamente com o vídeo abaixo:
#4 Passo: Fazer os followups dos agendados do dia anterior, marcar pacientes que compareceram ou faltaram
Existem formas de você sinalizar quem compareceu e quem não compareceu as consultas.
Basta selecionar aquelas pessoas no box ao lado de seu nome que você deseja sinalizar que compareceu (clicando no botão verde após seleciona-los) ou que faltou (clicando no botão vermelho após seleciona-los).
Marcar como presentes na consulta
Ao marcar que como presente na consulta (botão verde), você perceberá que abrirá uma tela com a opção de você enviar uma mensagem seguida de uma pesquisa de satisfação do paciente com o atendimento da sua clínica. Você pode também alterar essa mensagem.
Marcar que faltaram a consulta
Ao marcar que faltou a consulta (botão vermelho), você perceberá que abrirá uma tela com a opção de você enviar uma mensagem com um convite de reagendamento para todos esses pacientes que foram marcados como faltantes. Você pode também alterar essa mensagem.
#5 Passo (opcional): Contactar também os pacientes que não agendaram e não deixaram nenhum telefone
Pode acontecer de alguns pacientes não agendarem e não deixarem o telefone como apontado na imagem abaixo.
Nestes casos, a clínica pode ainda contactar estas pessoas pelo próprio messenger para tentar evoluir com estes pacientes para um agendamento .
Obs.: Sugerimos que você faça este procedimento apenas com os pacientes que não deixaram o telefone e que enviaram a ultima mensagem ao robô há mais de 24 horas, porque o robô chega a perguntar novamente o telefone dele quando ele fica sem trocar mensagens por 24h e pode ser interessante espera essa resposta dele.
Neste caso, você pode acessar o menu “Central de mensagens”, procurar pelos pacientes que não deixaram telefone (eles aparecem com um símbolo do Celular com um “X” ao lado do nome da pessoa conforme apontado na imagem abaixo(2)), e bloquear o robô apenas para estas pessoas (no botão vermelho da imagem abaixo(3)) e fazer o atendimento humano.
Outras dicas práticas:
Dica 1: Para exportar os dados, basta seleciona-los e copiar, abra uma planilha em Excel em branco e cole os dados. Ou você pode exportar o arquivo CSV no ícone superior direito da tela.
Para organizar a sua lista de pacientes exportada no formato CSV no Excel e deixá-lo legível, você precisa fazer este procedimento deste vídeo, veja a partir de 1:00 (1 minuto) do vídeo abaixo:
Dica 2: É possível abrir uma conversa no Whatsapp Web com o paciente (desde que ele tenha deixado o telefone com DDD) clicando no ícone do Whatsapp que aparece ao lado do número do paciente.
Dica 3: O vídeo a seguir explica como fazer para não disponibilizar os feriados para os pacientes:
Considerações finais
Agradecemos por você ter chegado até aqui. 🙂
É importante reforçar que estes procedimentos são fundamentais para você extrair o máximo das suas campanhas do Facebook e da Cloudia.
Espero que gostem da ferramenta de automação do atendimento.
Caso tenha alguma dúvida, por favor enviem email para atendimento@cloudia.com.br.
É opcional que você otimize a sua página do Facebook conforme explicamos aqui neste outro post.
Há clínicas que gostam de acompanhar o que foi conversado no chat e colocar uma atendente humana para responder aquelas pessoas que tiveram dificuldade em interagir com o robô.
Nesses casos, é necessário bloquear o robô para o paciente antes da atendente humana enviar a mensagem, pois se não for bloqueado, o robô vai continuar interagindo quando o paciente responder.
Para isso foi criado o menu “Central de Mensagens”.
Neste menu você pode visualizar todas as conversas do robô com todos os pacientes que interagiram após a instalação da Cloudia na sua página.
A “Central de mensagens” é omnichannel, ou seja, lista todas as conversas que os clientes tiveram com a atendente virtual Cloudia pelos diversos canais.
Para desativar o robô apenas para um determinado paciente, clique primeiramente no nome do paciente e depois no interruptor de “Bloquear robô”
Feito isso, a equipe de atendimento pode continuar a interação.
Após o término do atendimento humano, é possível fazer com que a atendente virtual volte a funcionar para o mesmo paciente ao clicar no mesmo interruptor.
Veja o vídeo acima para entender todo o potencial deste menu “central de mensagens” da Cloudia.
Você pode deixar a Cloudia disponível no seu site assim como deixamos este botão flutuante aqui no nosso site.
Neste artigo vou te ensinar como você pode fazer isso. Veja o vídeo para entender como você pode gerar o seu codigo de webchat:
Ao clicar no menu “Cloudia no meu site”, deve ser apresentada a seguinte tela.
Independentemente de possuir Facebook ou não, o visitante consegue conversar com o chatbot se você deixar marcado o “Disponibilizar chat no próprio site(webchat)” que veremos abaixo. Além disso há a possibilidade de personalização da imagem (ícone) flutuante no site e o paciente não necessita ter o Messenger instalado no Smartphone para interagir.
Ao final do preenchimento, é gerado um código, onde você deve inserir no HTML do seu site, entre a abertura e o fechamento da tag body (entre o <body> e o </body>), para que funcione.
Mensagem do botão
Preencha aqui com a mensagem que deseja que apareça ao lado da logomarca do ícone flutuante do seu site.
Imagem de fundo do botão
Faça o upload de uma imagem quadrada (proporção 1:1). No caso que mostrei no início deste artigo, colocarmos como “imagem de fundo do botão” a logomarca da Cloudia.
Disponibilizar chat no próprio site (webchat)
Deixe esta funcionalidade marcada se você quiser oferecer o chat pelo site independente de Facebook. Caso não o deseje oferecer, desmarque-o.
Abrir no Facebook Messenger
Deixe esta funcionalidade marcada se você quiser oferecer o chat pelo Facebook Messenger também. Caso não o deseje oferecer, desmarque-o.
Abrir automaticamente quando o paciente entrar no site
Neste caso, a conversa ja abre sozinha quando o paciente estiver no site.
Considerações Finais
Ao terminar de preencher os campos, sempre finalize clicando no botão “Gerar Código” e o copie para colar no HTML do site.
Caso você não tenha conhecimento para fazer isto, passe este código para seu programador e ele saberá como proceder.
Instalando o widget no WordPress
Para instalar o código no WordPress, acesse o painel de administração do wordpress da sequinte forma:
Menu lateral esquerdo > Aparência > Editor > procure por “footer.php” ou rodapé.
Colar o código do widget apresentado na sua área de membros antes da linha que contém o fechamento da tag body, ou seja, antes da linha com o “</body>”, de preferência, abaixo do fechamento do footer(</footer>) e acima do fechamento do html(</html>).
Exemplo (não use exatamente este código, este é apenas um exemplo):
<script> (function () { window.CLOUDIA_UUID = ‘6b765783-90c9-4a34-9986-a3c3496fc1a6’; window.CLOUDIA_PAGE_ID = 2019796414965079; var script = document.createElement(‘script’); script.src = ‘https://chatbot.cloudia.com.br/bundle.js’; document.body.append(script); })() </script>
</body>
No menu “Contas Integradas” você vai integrar suas contas do Facebook e do Google.
Antes de qualquer integração, se você ainda não tiver uma página profissional, aprenda como criar uma página profissional no Facebook aqui.
É opcional que você otimize a sua página do Facebook conforme explicamos aqui neste outro post.
As integrações que vamos te explicar a seguir são necessárias para que o sistema entenda por qual página do Facebook a secretária deve responder e em qual conta do Google Agenda ela deve sinalizar as consultas agendadas futuramente.
Integração com a conta do Facebook
Clique em “Conectar ao Facebook”.
Faça o seu login no Facebook pelo navegador e permita que a cloudia tenha acesso a algumas informações que serão pedidas.
Selecione uma das páginas a qual você deseja que a secretária robô responda.
Atenção: se a sua página não aparece na lista é porque esta sua conta do Facebook não é um perfil administrador da página. Caso queira saber como se tornar administrador da página, peça para um dos administradores da página seguir este procedimento.
Recomendamos que você crie uma página inicialmente apenas para fazer testes, antes de ativar a Cloudia para rodar na sua página do Facebook oficial.
Pronto, agora você integrou a sua atendente virtual Cloudia com a sua página, porém ela ainda não estará ativada. A ativação será feita no menu “Minha Cloudia”.
Integração com Instagram
Esta integração vai funcionar apenas para páginas comerciais do Instagram com mais de 1000 seguidores:
Integração com a conta do Google
Clique em “Conectar ao Google”
Será aberta uma nova janela para ser preenchida com seus dados de login do próprio Google, ou seja, sua conta que você costuma usar para fazer login em algum dos serviços do Google como Gmail, Google Drive, Google Agenda, etc.
Caso você não tenha conta no Google, clique em “mais opções” e depois em “criar conta”, daí basta preencher o formulário com os dados solicitados.
Caso você já tenha um conta no Google, preencha primeiramente o seu email, clique em “próxima” e digite a sua senha e clique em “próxima” novamente.
Se tudo tiver dado certo, aparecerá na seção de integração com o Google da sua área de membros a mensagem que a sua conta está conectada.
MUITA ATENÇÃO: se a sua conta do Google ou Gmail não for gratuita, ou seja, é uma conta corporativa (GSuite), o vídeo mais abaixo explica uma configuração extra que você precisa fazer para conseguir realizar a integração com a Cloudia.
Observação: você tem que ser um administrador da sua conta Google do seu site ou não vai funcionar.
Primeiramente você deve entrar no https://admin.google.com, fazer o login e clicar em apps.
Clique em “G Suite”.
Clique em “Agenda” ou “Calendar”.
Clique em “Configurações de compartilhamento”.
Deixe marcada a opção de “Compartilhar todas as informações e permitir que usuários externos alterem agendas”.
Em seguida, na mesma tela, baixe mais a barra de rolagem, clique em “Condigurações Gerais” e deixe marcada a opção de “Compartilhar todas as informações e permitir que usuários extenos alterem agendas”.
Pronto, agora sua conta Gsuite está pronta para se integrar à Cloudia.
Segue tutorial, caso deseje ver o procedimento em vídeo:
Nesse menu, aparecerá a seguinte tela:
Nesse menu, você pode configurar todos os lembretes de confirmação que a sua secretária robô vai enviar automaticamente para os pacientes que agendarem horários. Você pode configurar vários lembretes com a quantidade de dias de antecedência que devem ser enviados.
Para isso, digite a quantidade de dias antes do compromisso no campo indicado e clique no botão “Adicionar”.
No exemplo da imagem acima, foi adicionado 0 dias (zero dias antes), portanto o lembrete será também enviado no dia do compromisso, sempre aproximadamente as 8 horas da manhã.
Se for colocado 1 dia antes, o lembrete será enviado 1 dia antes do compromisso as 8 horas da manhã.
Ficou fácil entender né?
Se tiver qualquer dúvida, não deixe de entrar em contato conosco.
O Menu “Meus pacientes” é divido em dois subtópicos:
Meus Pacientes > Lista
Entenda as alterações do novo menu “Meus pacientes > Lista” que houveram no dia 05/10/2020:
Ao entra no submenu “Lista”, aparecerá esta tela:
Filtro Rápido
Ao selecionar o “Filtro Rápido”, perceba que há 5 opções: “Pacientes que já marcaram consultas”, “Pacientes que nunca marcaram consultas”, “Pacientes que apenas deixaram comentários”, “Pacientes que não deixaram telefone” e “Pacientes que cancelaram”.
Vamos explicar cada uma destes filtros rápidos a seguir.
Dica: Caso queira ordenar os dados por ordem crescente ou decrescente de alguma coluna, clique sobre o título da coluna uma ou duas vezes.
Pacientes que já marcaram consultas
Aqui serão listados todos os pacientes que já marcaram consulta com o seu estabelecimento através da sua secretária robô com seus respectivos dados.
Pacientes que nunca marcaram consultas
Aqui serão listados os pacientes que enviaram pelo menos uma mensagem para a sua atendente virtual, mas agendou a consulta.
Pacientes que apenas deixaram comentários
Nesta aba aparecem apenas os pacientes que só deixaram algum comentário em suas publicações com Resposta automática e não fez mais nada.
Pacientes que não deixaram deixaram telefone
Estes são os pacientes que interagiram, mas não deixaram o telefone quando foi perguntado.
Lembrando que obrigatoriamente estes pacientes não marcaram consulta, porque ele só consegue finalizar o agendamento da consulta quando deixa o telefone. Caso ele não responda no início da interação, será perguntado o telefone novamente no final do agendamento.
Pacientes que cancelaram
Aqui serão listados apenas os pacientes que agendaram e depois cancelaram a consulta.
Botão “+ Adicionar Filtro”
Ao clicar no botão Azul “+ Adicionar Filtro”, é aberto um leque de opções de filtros que você pode usar para listas apenas os pacientes com determinadas características em comum.
Eles são extremamente poderosos! Veja alguns exemplos práticos de uso destes filtros:
- Visualizar apenas pacientes que agendaram em um determinado dia
- Visualizar apenas pacientes que deixaram o telefone, independentemente se ele agendou ou não
Você pode combinar diversos filtros para listar apenas aqueles pacientes que desejar.
Abrindo a conversa com o paciente pelo Whatsapp
Caso deseje, você pode também abrir rapidamente a conversa com o paciente pelo Whatsapp simplesmente clicando no numero de telefone dele. Não é necessário adiciona-lo na agenda do celular para se comunicar com o mesmo.
Marcação de comparecimento a consulta
Existem formas de você sinalizar quem compareceu e quem não compareceu as consultas.
Basta selecionar aquelas pessoas no box ao lado de seu nome que você deseja sinalizar que compareceu (clicando no botão verde após seleciona-los) ou que faltou (clicando no botão vermelho após seleciona-los).
Marcar como presentes na consulta
Ao marcar que como presente na consulta (botão verde), você perceberá que abrirá uma tela com a opção de você enviar uma mensagem seguida de uma pesquisa de satisfação do paciente com o atendimento da sua clínica. Você pode também alterar essa mensagem.
Marcar que faltaram a consulta
Ao marcar que faltou a consulta (botão vermelho), você perceberá que abrirá uma tela com a opção de você enviar uma mensagem com um convite de reagendamento para todos esses pacientes que foram marcados como faltantes. Você pode também alterar essa mensagem.
Saiba como usar este menu no dia a dia vendo os vídeos deste material: https://www.cloudia.com.br/faq/melhor-forma-de-usar-a-cloudia-no-dia-a-dia-da-clinica/
Lembrete manual pelo Whatsapp
Veja o vídeo para entender como funciona o lembrete manual pelo Whatsapp.
Exportar
Você pode exportar os pacientes listados para CSV e abrir no excel ou similar.
Caso deseje abrir no excel, você perceberá que o arquivo estará com uma formatação de difícil entendimento.
Para corrigir o arquivo, faça o procedimento do vídeo abaixo:
Meus Pacientes > Funil
Este vídeo explica brevemente como funciona o submenu “Funil”:
Detalhes do paciente
Ao clicar no nome de um determinado paciente, abrirão na telas todas as informações a respeito de um determinado paciente como: nome, telefone, email, CPF, Plano de saude, data de cadastro e um campo de Observações que você pode escrever livremente sobre este determinado paciente.
Além disso, também é possível com apenas 1 clique abrir a conversa com este paciente no Facebook Messenger ou pelo Whatsapp nos botões na parte superior direita da tela.
Na seção logo abaixo, aparecerá também todas as consultas que este pacientes já agendou pela Cloudia.
Dicas práticas para o dia a dia
Dica: Estes dados podem ser muito úteis para ações de marketing diversas.
Dica 2: É importante que alguém da clínica olhe pelo menos uma vez por dia os “Pacientes que nunca marcaram consultas” para listar os pacientes que entraram em contato, mas não finalizaram o agendamento. Você pode treinar alguém da equipe para ligar para estas pessoas e tentar agendar suas consultas pelo telefone ou até mesmo bloquear a atendente virtual para elas e continuar a conversa pelo menu “Central de Mensagens”.
Saiba como usar este menu no dia a dia vendo os vídeos deste material: https://www.cloudia.com.br/faq/melhor-forma-de-usar-a-cloudia-no-dia-a-dia-da-clinica/
Ao clicar no menu “Meus profissionais”, será mostrada a seguinte tela:
Nesta seção é onde você vai cadastrar os diferentes profissionais de sua empresa (de todas as unidades).
Se você está contratando o nosso serviço da Cloudia apenas para você, você vai fazer o procedimento do caso #1 a seguir apenas uma vez.
Se você está contratando o nosso serviço da Cloudia para você e para o time de profissionais da sua unidade ou de suas várias unidades, você vai ter que cadastrar todos os profissionais seguindo este procedimento do caso #2 por completo.
Caso #1 – Secretária robô para apenas 1 profissional
Por padrão, já haverá um profissional cadastrado. Clique no ícone do lápis destacado na imagem a seguir para editar.
Ao clicar no ícone do lápis, você terá um formulário solicitando os seguintes dados:
Nome
Digite o Nome completo do profissional.
Como devo chama-lo? *
Digite aqui como a Cloudia deve se referir a este profissional.
Por exemplo: Dr. Marta Nagai.
Marque o item Masculino ou Feminino.
CPF
Digite o CPF do profissional.
Digite o e-mail do profissional, caso ele queira receber as notificações de marcações de consulta. Caso não deseje, deixe este campo em branco.
Telefone
Digite o Telefone do profissional.
Ordem, UF e número
Digite o código da ordem profissional seguido da sigla do estado e o número.
Exemplos:
- Para um médico em Brasília: CRM DF XXXX.
- Para um dentista em São Paulo: CRO SP XXXX.
Profissão
Digite a profissão desta pessoa. Digite o CPF do profissional. Médico, dentista, nutricionista, psicólogo, etc.
Especialidade
Digite a especialidade do profissional. Exemplos: Oftalmologista, Ortodontista, Endocrinologista, etc.
Subespecialidade (caso aplicável)
Caso aplicável, digite a subespecialidade do profissional.
Exemplos: Catarata (para oftalmologistas), diabetes (para endocrinologistas), mama (para cirurgiões plásticos).
Unidades onde atende
Selecione a unidade ou as unidades que o profissional em questão atende.
Planos de Saúde aceitos por este profissional
Selecione todos os planos de saúde que são aceitos por este profissional.
Caso o profissional não aceite nenhum plano de saúde, deixe este campo em branco.
Observação: Os planos de saúde que são aceitos por este profissional devem ser primeiramente adicionados no campo planos de saúde aceito pela sua empresa, no menu “Minha empresa”.
Salvar
Lembre-se sempre de clicar no botão “Atualizar profissional” ou “Salvar” ao terminar de preencher o formulário.
Caso #2 – Secretária robô para mais de 1 profissional
Se você vai utilizar os serviços da secretária robô para mais de 1 profissional, além de precisar fazer todo o procedimento descrito no Caso #1, você precisa cadastrar os demais profissionais.
Clique no botão “Adicionar profissional”.
O procedimento em seguida é exatamente idêntico ao já explicado no caso #1.
Salvar
Lembre-se sempre de clicar no botão “Salvar” ao terminar de preencher o formulário.
Repita o procedimento para todos os profissionais.
Leia o post completo para entender todos os campos deste menu.
Importante: sempre que alterar algum dos campos, lembre-se de salvá-lo no botão “Salvar configurações”.
Ativar a sua Cloudia
Este é o botão onde você deve ativar a Cloudia após fazer as configurações da conta e integrar com a sua página do Facebook e Google.
O botão deve ficar vermelho para que a sua assistente virtual funcione na página do Facebook que você integrou no menu “Contas integradas”.
Esta ativação deve ser feita sempre que você trocar a página onde a Cloudia deve funcionar do menu “Contas integradas”.
Como a Cloudia deve chamar a sua empresa?
Aqui você deve escrever como a sua secretária robô deve se referir ao seu estabelecimento na primeira mensagem que ela envia ao paciente. Por exemplo: Consultório do Dr. Fábio Miranda, Clínica dos Olhos, Hospital da Luz, etc. É justamente este trecho em destaque da mensagem inicial:
Gênero
Infirme o gênero do artigo que precede o seu estabelecimento. Se for uma clínica, então marque feminimo, se for um consultório ou hospital, então marque masculino. Exemplos:
- O Consultório do Dr. Fábio Miranda -> Artigo masculino precede o nome do estabecimento.
- A Clínica dos Olhos de Natal -> Artigo feminino.
- O Hospital da Luz -> Artigo masculino.
Nome do Compromisso (singular)
Digite o nome genérico do compromisso que você deseja que o paciente possa agendar e que vai aparecer no botão do menu inicial para o mesmo. No caso da imagem abaixo o compromisso ficou com o nome de “consulta”:
Algumas sugestões para este campo são: consulta, avaliação, aula, sessão, tratamento, horário, exame, etc.
Nome do Compromisso (plural)
Apenas digite no plural o campo “Nome do Compromisso (singular)” explicado no tópico anterior.
Exemplos: se o “Nome do Compromisso (singular)” foi preenchido com “consulta”, digite no campo “Nome do Compromisso (plural)” a palavra “consultas”.
Nome da Atendente
Digite o nome que você desejar para a sua secretária robô. É com este nome que ela se apresentará na primeira mensagem que ela envia ao paciente conforme destaque da imagem abaixo. Neste exemplo, foi deixado o nome “Cloudia”.
Profissão da atendente
Digite a profissão que você desejar para a sua secretária robô. É com este cargo que ela se apresentará na primeira mensagem que ela envia ao paciente conforme destaque da imagem abaixo. Neste exemplo, foi deixado a profissão “secretária virtual”. Outros exemplos de profissões: “consultora robô”, “assistente robô”, “atendente virtual”.
Mensagem inicial
Esta é a segunda mensagem enviada pela secretária robô ao paciente. Aqui você pode personalizar da forma que você quiser.
Você pode optar por colocar algumas informações relevantes como sua especialidade e telefone da clínica (para o paciente ligar apenas se ele não conseguir resolver o que ele queria pela secretária robô) ou apenas deixe uma breve descrição da clínica como, por exemplo, “Deixe o seu sorriso mais bonito agendando sua avaliação com a clínica X”.
Trata-se da mensagem destacada na imagem do exemplo abaixo.
Esta é a última mensagem que aparece para o paciente ao finalizar a marcação do compromisso.
Seria esta mensagem destacada na imagem abaixo.
Mensagem a ser exibida ao solicitarem falar com atendente humano
Caso deseje ativar a funcionalidade de apresentar uma mensagem personalizada quando alguém solicita atendimento humano, preencha este campo com a mensagem que deseja apresentar nestes casos.
Uma boa prática é colocar o número de sua clínica ou whatsapp, inclusive já deixando o link encurtado que ao ser clicado, vai direto para o whatsapp da sua atendente humana. Por exemplo: “Caso queira falar com um de nossos atendentes, por favor ligue para (XX) XXXX-XXXX ou clique no link a seguir e converse via WhatsApp: bit.ly/xxxxxxxx.”
Existe também a opção de desativar o chatbot apenas para aquele usuário que solicitar falar com atendente humano, daí você pode entrar com a sua secretária humana para atendê-lo. Para ativar esta funcionalidade, por favor entre em contato pelo nosso email suporte@cloudia.com.br.
Mostrar a sugestão de compartilhamento aos pacientes?
Deixe selecionado “Sim” se desejar apresentar um botão após a finalização do agendamento que possibilite que o paciente que agendou compartilhe com amigo(s) ou indique para amigo(s) o Facebook Messenger de sua clínica, ajudando na divulgação da sua clínica.
Quais dados a cloudia deve pedir no início da interação com o seu paciente?
Selecione quais dados você deseja pedir logo no início, na primeira vez que aquele paciente interage com a atendente virtual.
Uma boa prática é a de pedir apenas o telefone no início, para não irritar o paciente com o pedido de muitos dados. Peça também o email se for muito importante para a sua estratégia de email marketing. O motivo de solicitar o telefone logo no início é para que alguém possa ligar, caso o paciente não consiga agendar pela atendente virtual.
Você pode pedir outros dados imediatamente antes da confirmação do agendamento. Explicarei como fazer isso no campo de “Perguntas customizadas” logo abaixo.
Salvar configurações
Ao terminar de preencher ou sempre que alterar qualquer campo, clique em “Salvar configurações”.
Perguntas customizadas
Por padrão, perguntamos apenas o Telefone do paciente no momento anterior à confirmação da consulta. Caso queira pedir mais algum dado do paciente neste momento, adicione em forma de pergunta ou de ordem do tipo: “Digite o seu nome completo do paciente.”.
Uma boa prática é pedir o nome completo do paciente neste momento, principalmente se for comum um parente marcar a consulta para o paciente final, como, por exemplo, em clínicas pediátricas onde os pais marcam para os filhos ou em clínicas geriátricas onde algum parente marca para o paciente idoso.
Você pode ordenar essas perguntas como quiser preenchendo o campo “ordem”.
No menu “Minha empresa” são solicitadas as seguintes informações:
Nome da Empresa*
Digite aqui o nome do seu consultório, clínica ou hospital.
CNPJ
Digite apenas os números do seu CNPJ.
E-mail Principal da Empresa*
Digite o e-mail do seu escritório central se você estiver configurando a secretária para uma rede de clínicas com vários endereços físicos.
Se você tiver apenas uma unidade física, digite o e-mail do seu estabelecimento.
Número de Telefone Principal
Digite o número de telefone do seu escritório central se você estiver configurando a secretária para uma rede de clínicas com vários endereços físicos.
Se você tiver apenas uma unidade física, digite o número de telefone do seu estabelecimento.
Endereço Principal
Digite o endereço do seu escritório central se você estiver configurando a secretária para uma rede de clínicas com vários endereços físicos.
Se você tiver apenas uma unidade física, digite o endereço do seu estabelecimento.
Planos de saúde aceitos pela clínica
Digite todos os planos de saúde aceitos em todas as unidades e por todos os profissionais que atuam nos seus estabelecimentos. Se a empresa só atende consultas particulares, não selecione nenhum plano.
Já estão pré-cadastrados todo os planos de saúde atualmente em vigor no Brasil, mas caso o plano de saúde que você atende não esteja na nossa lista, por favor entre em contato conosco para adicionarmos pelo email suporte@cloudia.com.br.
Salvar
Para salvar, clique no botão “Atualizar dados”.
Ao clicar no menu “Minhas unidades”, você será direcionado para a seguinte tela:
Nesta seção é onde você vai cadastrar as diferentes unidades de seu estabelecimento.
Se você tiver apenas uma unidade, ou seja, apenas um ponto físico, você vai fazer o procedimento do “Caso #1” que explico a seguir apenas uma vez.
Se você possui uma rede de clínicas com vários pontos físicos em diferentes áreas, você vai ter que cadastrar todas as suas unidades seguindo este procedimento por completo.
Neste tópico, há duas alternativas:
- 1 – Exibição de uma lista de unidades para o paciente (ideal para clínicas com poucas unidades).
- 2 – Geolocalização ou fornecimento de estado e cidade do paciente (ideal para clínicas com muitas unidades).
O mais comum é deixar a primeira opção marcada se você tem apenas uma clínica ou mais de uma clínica na mesma cidade.
Recomentamos deixar marcada a opção número 2 apenas se você tem muitas unidade de clínicas espalhadas. Ela dá a opção do paciente poder compartilhar a localização dele pelo aplicativo de troca de mensagens e a atendente virtual vai oferecer a clínica mais próxima do paciente.
Caso #1 – Seu estabelecimento possui apenas uma unidade física
Por padrão, já haverá uma unidade cadastrada. Clique no ícone do lápis destacado na imagem a seguir para editar esta primeira unidade.
Ao clicar no ícone do lápis, você verá um formulário solicitando os seguintes dados:
Nome da unidade ou filial
Digite aqui o nome da unidade ou filial.
Caso você possua apenas uma unidade, digite o nome da sua unidade especificando local ou não.
Por exemplo: Clínica dos olhos, ou Clínica dos olhos de São Paulo.
CEP
Digite o CEP desta unidade.
País
Digite o país onde se encontra esta unidade.
Estado
Digite o estado onde se encontra esta unidade.
Cidade
Digite a cidade onde se encontra esta unidade.
Nome da Rua
Digite o nome da rua onde se encontra esta unidade.
Número
Digite o número onde se encontra esta unidade.
Complemento
Digite o complemento onde se encontra esta unidade.
Fuso Horário
Digite o fuso horário da região onde se encontra esta unidade. Caso não apareça o fuso horário exatamente da sua cidade, procure a cidade que tenha o mesmo fuso horário que a sua.
Atenção para o fato de que algumas cidades do país obedecem o horário de verão em um período do ano, outras não. Se a sua cidade obedece o horário de verão e não se encontra na lista, marque o fuso horário de uma cidade que também obedeça o horário de verão.
Telefone da unidade ou filial
Digite o telefone desta unidade ou filial.
Email da unidade
Digite o e-mail desta unidade ou filial.
Planos de Saúde aceitos por esta unidade
Se for o caso, selecione aqui os planos de saúde que esta unidade aceita.
Os planos de saúde que são aceitos pelas unidades devem ser primeiro adicionados no campo de planos de saúde aceitos pela sua empresa, no menu “Minha empresa”.
Salvar
Lembre-se sempre de clicar no botão “Atualizar unidade” ou “Salvar” ao terminar de preencher o formulário.
Observação: apesar de não serem obrigatórias, é muito importante que você preencha todos estes dados corretamente porque no final da consulta é enviado um mapa para o paciente onde mostrará exatamente a sua localização baseado nos dados que você inseriu neste formulário.
Caso #2 – Seu estabelecimento possui vários pontos físicos
Se você possui mais de um ponto físico da sua rede de clínicas, além de precisar fazer todo o procedimento descrito no Caso #1, você precisa inserir as demais unidades.
Clique no botão “Adicionar unidade”.
O procedimento em seguida é exatamente idêntico ao já explicado no caso #1 deste documento, porém segue algumas observações importantes:
Nome da unidade ou filial
No campo “Nome da unidade ou filial”, Você pode diferenciar as suas vários unidades por bairro, região ou cidade onde se encontra a clínica.
Alguns exemplos que você pode usar como base:
1 – No caso de haver várias unidades em uma mesma cidade, você pode nomear suas unidades das seguintes formas:
- Por bairro: Clínica dos olhos Tatuapé, Clínica dos olhos Vila Mariana, etc.
- Por região: Clínica dos olhos da Zona Norte, Clínica de olhos da Zona Sul, etc.
2 – No caso de haver várias unidade em várias cidades do país, você pode segmentar suas unidades por cidade ou por cidade e bairro;
- Por cidade: Clínica dos olhos de Natal, Clínica de olhos de São Paulo, etc.
- Por cidade e bairro: Clínica de olhos de Natal Tirol, Clínica de olhos de Natal Ponta Negra, Clínica de olhos de São Paulo Tatuapé, Clínica de olhos de São Paulo Vila Mariana, etc.
Os demais campos são auto-explicativos, se tiver dúvidas, veja o que foi explicado neste artigo para o caso #1 ou entre em contato conosco.
Salvar
Lembre-se sempre de clicar no botão “Salvar” ao terminar de preencher o formulário.
Repita o procedimento para todas as unidades.
No menu “Pagamentos” você terá acesso a tudo relacionado ao seu pagamento, podendo escolher o seu plano, comprar créditos extras, alterar os dados de pagamentos, acessar a sua fatura do pagamento e acessar os seus históricos.
A seguir vamos explicar cada uma das abas superiores deste menu e seus respectivos campos.
Dados
Esta aba é totalmente auto explicativa. Apenas insira os dados pedidos.
Caso tenha alguma dúvida, passe o mouse sobre interrogação preta para uma descrição mais detalhada de cada um dos campos.
Plano
Na aba “Plano”, escolha o plano que mais se adequa a sua necessidade e clique no botão abaixo para escolhê-lo.
Nesta mesma aba, você consegue acessar sempre a sua fatura (a ser paga via boleto ou cartão), no passo três da imagem abaixo. É uma alternativa caso o email não esteja chegando na sua caixa de entrada.
Comprar créditos
É nesta aba que você pode comprar créditos extras caso o seu robô esteja próximo de atingir o limite do plano contratado e você não queira que ele pare de funcionar.
Histórico de compras e Histórico de uso
Estas abas são tabelas mostrando os históricos de pagamentos e o histórico de créditos em determinadas datas.
Ao clica no menu “Relatórios” ou “Dashboard”, abrirá a seguinte tela:
Aqui você ficará sabendo das principais métricas do seu robô de auto-atendimento e os resultados que ele está te gerando.
Além disso, este menu é fundamental de ser monitorado diariamente (ou pelo menos semanalmente) para que o seu robô de atendimento fique cada vez mais inteligente.
Explicaremos cada uma deste indicadores e métricas a seguir.
Indicadores
Usuários atendidos
Número de indivíduos que entraram em contato com a sua secretária robô.
Caso este usuário interaja mais de uma vez com o robô em um mesmo mês, ele será contabilizado apenas como 1 usuário atendido, apesar de ter contabilizado vários atendimentos.
Usuários Novos atendidos
Número de indivíduos que entraram em contato com a sua secretária robô pela primeira vez neste período.
Leads novos
Número de indivíduos que entraram em contato com a sua secretária robô e deixaram o telefone.
Usuário que solicitaram agendamento
Número de indivíduos que realizaram o agendamento com a sua secretária robô.
Pacientes agendados
Número de indivíduos que estão com agendamento marcado para este período.
Percentual de atendimentos fora do horário comercial
Percentual dos atendimentos que foram no sábado, domingo ou em dias da semana entre os horários de 19:00 as 09:00 e das 12:00 as 13:00.
Nota média de atendimento
Nota média dada pelos usuários para o atendimento feito pela secretária robô na etapa de avaliação do atendimento. Pode variar de 0 a 10.
Nota média do serviço da clínica
Nota média dada pelos usuários para o atendimento da clínica. Pode variar de 0 a 10.
Tempo média do atendimento
A média do tempo que as interações entre clientes e secretaria robô leva.
Número de atendimentos
Número total de atendimentos feitos pela sua secretária robô.
Finalizamos um atendimento e o contabilizamos quando o usuário deixa de falar com o robô por 10 minutos.
Taxa de conversão de usuários
Quantidade de “Usuário que solicitaram agendamento” dividido pela quantidade de “Usuários atendidos” em percentual.
Gráficos
Perceba que é possível selecionar a data de inicio e data final do período que você deseja analisar, sendo o máximo de 30 dias.
Gráfico de dados por dia
Este gráfico define a quantidade de Usuários atendidos, Usuários Novos atendidos, Leads novos e Usuário que solicitaram agendamento distribuídos por dia. Te dando total noção dos números em cada um dos dias.
Você pode ocultar algum destes dados clicando no nome do dado.
Gráfico de Conversões do período
Resume estes mesmos dados (Usuários atendidos, Usuários Novos atendidos, Leads novos e Usuário que solicitaram agendamento) em todo o período entre as datas selecionadas.
Ao passar o mouse em cima, é possivel também visualizar a taxa de conversão da etapa anterior para a etapa em que vc está com o mouse em cima.
Tabelas
Últimas mensagens não entendidas pela secretária robô
Esta tabela lista as mensagens que os clientes enviaram para a sua secretária robô e ela não entendeu.
É muito importante analisá-las para melhorar a experiência dos futuros usuários que interagirem. Com este feedback você pode melhorar as suas “Perguntas frequentes” e sua inteligência artificial.
Por exemplo: Se você vir que muitas pessoas perguntam sobre preço de prótese e o seu robô ainda não entende e não tem uma resposta para isso, você pode configurar uma resposta no menu “Perguntas frequentes”.
Últimos comentários de avaliação de atendimento
Esta tabela lista os feedbacks que os clientes deixaram na etapa de avaliação do atendimento.
É muito importante analisá-las para melhorar a experiência dos futuros usuários que interagirem. Com estes feedbacks você pode melhorar as suas “Perguntas frequentes” e sua inteligência artificial.
Por exemplo: Se você vir que alguns usuários deixam o feedback que o robô não soube responder o preço de um procedimento de canal dental, é recomendável que você configure uma resposta no menu “Perguntas frequentes” sobre preço do canal dental.
Últimos comentários de avaliação do serviço da clínic
Esta tabela lista os feedbacks que os clientes deixaram sobre o serviço da sua clínica.
É muito importante analisá-las para melhorar os serviços de sua clínica e avaliar os profissionais que o atenderam.
Ao clicar no menu “Respostas automáticas” será apresentada a seguinte tela:
Respostas automáticas no Instagram
Caso a opção de “Respostas automáticas no Instagram” não apareça na sua tela, é preciso que você faça este procedimento.
É importante frisar que esta funcionalidade apenas responde ao comentário, mas não envia mensagens via inbox pelo Direct (mensageiro do Instagram) e nem pelo Messenger (mensageiro do Facebook).
O objetivo principal é que você responda com uma mensagem com o link que o leve a entrar em contato com o seu robô do messenger do Facebook ou a entrar em contato com a sua clínica de alguma forma.
Mostraremos a seguir como você deve configurar e uma sugestão de mensagem.
Clique em adicionar uma resposta no Instagram.
Será aberta a seguinte tela:
Você pode personalizar a mensagem conforme desejar, a sugestão de mensagem padrão no comentário é: Oi! Obrigado pelo seu comentário. Se quiser tirar dúvidas ou marcar um horário, entre em contato via https://m.me/<nome da sua página>
Esta mensagem teria o objetivo de levar a pessoa que comentar a interagir com o seu atendimento automático do Facebook Messenger.
A partir daqui você tem duas escolhas: Ativar as respostas automáticas em todos os posts (deixando marcada a caixa de “Todas as publicações”) ou ativá-la apenas em algumas postagens do instagram, clicando no botão azul “Adicionar publicações” e selecionando os posts desejados.
Lembre-se sempre de clicar no botão “Salvar” ao término de suas configurações.
Resposta automáticas no Facebook
Clique no botão “Adicionar” e aparecerá o seguinte formulário:
Publicações
Vamos dividir esta configuração nos dois casos a seguir:
Caso #1 – Respostas automáticas para publicações que postei direto na minha página
Clique no botão “Adicionar Publicações”.
Selecione as publicações que aparecem na tela que você deseja programar uma resposta automática. Mais de uma publicação poderá ser selecionada, observe que no exemplo a seguir nós selecionamos duas publicações.
Ao terminar de selecionar todas as publicações, role a barra de rolagem até o final e clique em “Adicionar Publicações selecionadas”. Caso queira selecionar outras publicações mais antigas, clique em “Carregar mais posts” até encontrar a publicação e selecione-a.
Caso não apareça nenhuma publicação nesta tela, provavelmente você tem que voltar para integrar a sua página do Facebook no menu “Contas integradas”.
Se você já integrou a Cloudia a sua Página do Facebook e a publicação que você quer configurar não aparece para ser selecionada, provavelmente é porque você criou esta publicação diretamente pelo Gerenciador de anúncios (também conhecido como dark post). Siga para o caso #2.
Existe também a possibilidade de você já configurar uma resposta automática para uma publicação onde você programou (agendou), mas ainda não foi publicada na sua página. Nesse caso, siga para o caso #3 deste post.
Caso deseje que as Respostas automáticas configuradas apenas uma vez funcione automaticamente para todas as suas publicações do Facebook e inclusive para as futuras que forem postadas, basta marcar a opção “Todas as publicações”.
Caso #2 – Respostas automáticas para publicações que criei pelo Gerenciador de anúncios (Dark Post)
Clique no botão “Adicionar Publicações”.
Neste caso, você precisa pegar o endereço da publicação criada. Um dos procedimentos para descobrir este endereço é o seguinte:
Abra outra janela ou guia no seu navegador e abra o Facebook.
No canto superior direto da tela clique na seta para baixo e depois clique em “Gerenciar anúncios”.
Caso você tenha mais do que uma conta de anúncio, selecione a conta de anúncio que você criou o dark post.
Va na aba “Anúncios”, selecione a caixa do anuncio que você deseja colocar a resposta automática e clique em prévia (veja este passo a passo na ordem na imagem a seguir).
Na tela que abrir, clique no ícone de previa e depois em “Publicação do Facebook com comentários” destacados na imagem a seguir.
Copie o endereço da página que abrir no seu navegador.
Voltando para a sua área de membros da Cloudia, na seção de “Adicionar Publicações”, cole o endereço que você copiou no passo anterior no campo “Adicione uma publicação pela URL” e clique no botão “Adicionar”.
Lembre-se agora de selecionar o post que você acabou de adicionar. O post ficará destacado na cor verde conforme imagem a seguir.
Caso queira deixar as mesmas respostas para outros dark posts, faça o mesmo passo a passo. Você pode inclusive adicionar e selecionar mais de um dark post para uma mesma resposta automática.
Ao terminar de selecionar todas as publicações, role a barra de rolagem até o final e clique em “Adicionar Publicações selecionadas”.
Todos os comentários deixados nestas publicações serão respondidos automaticamente pela sua secretária robô (em nome da sua pagina) com as mensagens que te explicarei após o caso #3.
Caso #3 – Respostas automáticas para publicações que programei (agendei), mas ainda não foi publicada
Clique no botão “Adicionar Publicações”.
Neste caso, você precisa pegar o endereço da publicação criada. Um dos procedimentos para descobrir este endereço é o seguinte:
Abra outra janela ou guia no seu navegador e abra o Facebook.
No canto superior direto da tela clique na Página de seu estabelecimento.
Procurei pela publicação programada, normalmente fica logo abaixo do espaço aonde você escreve suas publicações diretas, logo após a sua imagem da capa.
Clique na publicação programada onde você deseja criar uma resposta automática.
Aparecerá uma prévia da sua publicação programada. Clique na seta indicada na figura.
Copie o endereço desta imagem, excluindo os caracteres que aparecem da última barra “/” em diante (exclua inclusive esta última barra também).
Por exemplo, se o endereço que abriu no seu navegador é: https://business.facebook.com/cloudiabot/photos/p.1089538334523064/1089538334523064/?type=3&theater
Copie apenas o trecho: https://business.facebook.com/cloudiabot/photos/p.1089538334523064/1089538334523064
Voltando para a sua área de membros da Cloudia, na seção de “Adicionar Publicações”, cole o endereço que você copiou no passo anterior no campo “Adicione uma publicação pela URL” e clique no botão “Adicionar”.
Lembre-se agora de selecionar o post que você acabou de adicionar. O post ficará destacado na cor verde conforme imagem a seguir.
Caso queira deixar as mesmas respostas para outros dark posts, faça o mesmo passo a passo. Você pode inclusive adicionar e selecionar mais de um dark post para uma mesma resposta automática.
Ao terminar de selecionar todas as publicações, role a barra de rolagem até o final e clique em “Adicionar Publicações selecionadas”.
Todos os comentários deixados nestas publicações serão respondidos automaticamente pela sua secretária robô (em nome da sua pagina) com as mensagens que te explicarei nos próximos tópicos.
Resposta no comentário
Digite aqui a mensagem que você deseja que seja deixada automaticamente pela sua secretária robô (representando a sua página) quando alguém deixar um comentário nas públicações selecionadas.
Esta mensagem aparecerá nas próprias publicações selecionadas, logo abaixo do comentário da pessoa conforme exemplo em destaque da imagem abaixo.
Ativar resposta automática em comentário
Deixe este campo DESMARCADO se você quiser que a “Resposta no comentário” explicado no item anterior NÃO funcione.
Mensagem no chat
Digite aqui a mensagem que você deseja que seja enviada automaticamente via chat (Facebook Messenger) pela sua secretária robô (representando a sua página) quando alguém deixar um comentário nas públicações selecionadas.
Exemplo:
Ativar contato automático por chat
Deixe este campo DESMARCADO se você quiser que a “Mensagem no chat” explicado no item anterior NÃO funcione.
Salvar
Lembre-se sempre de clicar no botão “Salvar” ao término de suas configurações.
Considerações finais e dicas práticas avançadas
Configure para que a secretária virtual peça o telefone inicialmente e prossiga na marcação de consulta. Assim, você fica com o telefone daqueles clientes que não conseguirem marcar a consulta ou tirar suas dúvidas e pode ligar ou contata-los de outra forma.
Ao criar um post, programe para ser publicado em uma data futura para termos tempo de configurar a secretária robô Cloudia para responder automaticamente desde o momento que for veiculado.
Provavelmente a nossa equipe já fez e configurou a sua Google agenda e te passou as informações de como acessá-la, portanto não é necessário que você crie e nem configure do zero a Google agenda. Pule o parágrafo a seguir.
Mas caso você queira criar outra agenda do zero, explicamos aqui como criar a agenda do Google. Depois de criada, é necessário que você configure a agenda do Google conforme explicamos aqui.
Após feitos os passos citados acima, vá para o menu “Tipos de consultas”, onde será apresentada a seguinte tela:
Selecione o profissional
Primeiramente selecione o profissional que você deseja adicionar o tipo de consulta clicando no campo da imagem abaixo.
Tipos de consultas
Para criar o seu tipo de consulta, clique em “Adicionar tipo de consulta”.
Será aberto o seguinte formulário:
Nome do tipo de consulta (ex. consulta, retorno, ortodontia)
Digite um nome para o tipo de consulta que o paciente pode marcar.
Exemplos: Consulta, retorno, plano, particular, manutenção de aparelho, implante, prótese, etc.
Duração desse tipo de consulta (em minutos)
Digite a duração média desse tipo de consultas em minutos.
Quantidade de pacientes que podem agendar em um mesmo horário
Se você atende os pacientes por hora marcada, mantenha o valor 1 neste campo.
Se você atende várias pessoas em um mesmo horário, você pode deixar este valor maior do que 1, conforme a sua necessidade.
Se você atende por ordem de chegada, coloque o número de pacientes que podem marcar em um mesmo intervalo de tempo.
Exemplos:
- Se você aceita até 10 pacientes das 8:00 às 12:00 por ordem de chegada, configure o tempo de consulta como 240 minutos (4 horas) e a “quantidade máxima de pacientes” como 10.
- Se você atende 4 pacientes por hora e não deseja que a sua secretária virtual apresente intervalos de 15 minutos da consulta para os pacientes, você pode escolher apresentar intervalos de 60 minutos (1 hora) para os pacientes e digitar “4” no campo “Quantidade de pacientes que podem agendar em um mesmo horário”.
Agenda do Google
Após feito o passo acima, você deve selecionar neste campo a agenda do Google deste profissional que você está adicionando o tipo de consulta. Clique sobre a seta na lateral direita do campo e se abrirão todas as agendas criadas
Caso não apareça nenhuma agenda, provavelmente é porque você não integrou a sua secretária robô com o Google ainda. Para isso, volte no menu “Contas integradas” e siga o procedimento que ensinamos aqui.
Marcador de horários na agenda
Já te ensinamos como você deve configurar a sua agenda do Google para se integrar com a Cloudia.
Após feito o passo acima, você deve digitar neste campo o nome do evento(ou marcador de horário) da Agenda do Google que você especificou no passo anterior onde a sua secretária virtual pode oferecer horários para este tipo de consulta.
É importante que você entenda que esta configuração é necessária para que a sua secretária robô identifique em quais horários é possível marcar este tipo de consulta a qual você está configurando.
Para saber como preencher o “Marcador de horários na agenda”, você tem que entrar na agenda que você escolheu para integrar no passo anterior para consultar o nome do evento. Clique em “Editar no Google Agenda” para consultá-la rapidamente.
Selecione apenas a agenda onde você deseja que o “tipo de consulta” seja agendado. Para isso você pode clicar nos 3 pontinhos “…” que aparece ao lado do nome da agenda e depois em “Exibir apenas esta”.
O nome de evento aparece logo na parte superior do evento que você criou. veja o destaque na imagem abaixo.
Clique no evento e copie este nome de evento exatamente como está escrito.
Cole-o no campo “Marcador de horários na agenda” da sua área de membros da Cloudia.
Obs.: Este procedimento só funcionará se você digitar o nome do evento (ou marcador de horários) exatamente igual como você digitou lá na Agenda do Google.
Unidade em que este tipo de consulta deve ficar disponível
Selecione a unidade em que o tipo de consulta deve ficar disponível.
Intervalo em que este tipo de consulta será oferecido
O padrão para este campo “De:” é que fique selecionado o “Agora”. Isso significa que o seu paciente fica livre para agendar qualquer horário a partir do momento agora.
Se você quiser que o seu paciente possa agendar a partir de amanhã, escolha 1 dia. Se você quiser que o seu paciente só possa agendar horários depois das próximas duas horas, escolha 2 horas. Se quiser que ele possa marcar em qualquer horário a partir do momento atual, mantenha selecionado “Agora”.
Já no campo “Até:”, o padrão é que fique selecionado o “7 dias”. Isso significa que o seu paciente fica livre para agendar qualquer horário a partir do momento que você escolheu no campo “De: ” anteriormente mencionado, limitado a agendar apenas até os próximos 7 dias, conforme imagem abaixo.
Arraste os círculos para alterar os limites do intervalo em que este tipo de consulta será oferecido para os pacientes.
Ao arrastar estes círculos, observe que a mensagem abaixo também é alterada.
Se você não quiser limitar a data futura, existe a opção de puxar o máximo o círculo para a direita até o campo intitulado de “Sem limite” conforme imagem abaixo, assim o paciente poderá agendar em qualquer data futura .
Opções Avançadas
Existem alguns campos que ficam ocultos no botão “opções avançadas” e vamos detalha-los a seguir:
Forma de pagamento para este tipo de consulta
Selecione uma das opções apresentadas:
Oferecer horários sempre em botões
Deixe marcado este campo se você quiser que a secretária robô ofereça os horários em forma de botões. Neste caso, por limitações do Facebook Messenger, ela oferecerá no máximo 8 opções de horários aleatórios. Veja como ficaria a apresentação dos horários em forma de botões na imagem abaixo.
Recomendamos que deixe esta opção marcada, pois o fato de deixar os horários em forma de botões ajuda para que o seu cliente final tenha uma melhor experiência no atendimento.
Instruções de preparo
Preencha esse campo se você deseja informar ao paciente alguma instrução de preparo para esse tipo de consulta, ou simplesmente deseja imprimir uma mensagem personalizada quando este cliente fizer o agendamento deste tipo de consulta.
Algumas clinicas usam este campo também para imprimir o valor da consulta para o paciente.
O paciente vai receber essa mensagem no final do agendamento e também no lembrete da consulta.
Adicionar pergunta específica
Neste espaço, é possível adicionar perguntas para o paciente responder no final do agendamento deste determinado tipo de consulta.
Você pode escrever mais de uma pergunta e pode inclusive ordená-las como preferir clicando e arrastando para cima ou para baixo.
Salvar
Clique no botão “Adicionar tipo de consulta” para finalizar.
Repita o procedimento para cada tipo de consulta que você deseja cadastrar para cada profissional.
Pergunta do tipo de consulta (se for o caso)
Este campo, apenas ficará disponível no caso de você ter mais de um tipo de consulta para o profissional selecionado no campo superior da tela.
Essa pegunta é enviada pela Cloudia para o paciente APENAS quando este profissional tem mais de um tipo de consulta cadastrado.
Crie diferentes tipos de consultas especialmente para casos onde as consultas possuem diferentes durações ou diferentes horários disponíveis.
Se necessário, explique melhor neste campo os tipos de consultas que o paciente pode marcar com este profissional.
Segue um exemplo de mensagem que pode ser digitada neste campo destacada com o contorno vermelho. Perceba que esta mensagem aparece logo após o paciente selecionar o profissional que deseja marcar consulta.
Lembre-se de clicar no botão “Salvar Mensagem” sempre que alterá-la.
Caso de um mesmo profissional que atende em mais de uma unidade
Nestes casos, por favor leia este artigo para entender como configurar.
Quando a sua assistente virtual manda a primeira mensagem, fica disponível para o seu paciente o botão “tirar dúvidas”. É justamente aí que entram os botões de dúvidas e suas respectivas respostas da seção de “Perguntas Frequentes”.
Para configurar a sua sessão de “Perguntas Frequentes” na Área de membros da Cloudia, por favor siga o procedimento a seguir.
Veja um exemplo de configuração no vídeo abaixo e depois continue lendo para configurar o seu chatbot.
Procedimento passo a passo
O menu “Perguntas frequentes” contempla a seguinte tela.
Vamos explicar cada um dos campos deste menu a seguir.
Mensagem inicial
Por padrão a cloudia apresenta o texto “A sua dúvida está relacionada com qual dos aspectos abaixo?”
Você pode altera-lo preenchendo o Campo de “Mensagem Inicial” com o texto que você deseja que seja mostrado assim que o paciente clicar no botão “tirar dúvidas” da sua assistente virtual. Neste exemplo em que não editamos a mensagem padrão, a sua secretária robô apresentará a seguinte mensagem:
Palavras-chave e sinônimos
Para tornar o seu atendimento automático mais inteligente e poderoso, você vai ter que cadastrar palavras-chave e seus respectivo sinônimos para que, quando detectadas em alguma afirmação do paciente, a Cloudia o direcione para a resposta correta.
Você irá aprender como ligar cada palavra chave e seus sinônimos a uma resposta nos próximos passos.
Por enquanto apenas cadastre as palavras-chave mais importantes que você deseja que, quando detectada em uma mensagem do paciente, leve a alguma resposta que você vai configurar nos proximos passos.
Para adicioná-las, clique no botão Azul “+Adicionar”.
Esta dica é importante porque no final deste post vamos te passar sugestões das principais palavras-chave já com diversos sinônimos ao lado para facilitar a sua configuração. Você vai observar que os diversos sinônimos estarão separados por “;” para que você apenas copie-os e cole-os no campo de sinônimos apenas uma vez.
Depois de criada a palavra chave com seus sinônimos, chegou a hora de atrela-la à resposta correspondente a quando for detectado um texto com esta palavra chave e seus sinônimos.
Dúvidas, respostas e Palavras-chave
Agora vamos criar os botões do menu “tirar dúvidas”, as respostas que serão apresentadas aos pacientes ao se clicar em cada botão e indicar as palavras-chave que devem levar a cada uma destas respostas.
Clique no botão “Adicionar nova dúvida e resposta e palavras-chave” para adicionar este conjunto no primeiro nível.
Será aberta a seguinte tela:
O campo “Tópico (botão)” corresponde ao texto do botão que será apresentado ao paciente no chat, depois que ele clicar em “Tirar dúvidas”. Este campo é limitado pelos próprio aplicativo de troca de mensagens a ter até 20 caracteres.
O campo “Imagem da resposta” é opcional, corresponde a uma imagem que você deseja apresentar quando alguém clicar no botão da dúvida referente a este tópico em específico. Caso não queira apresentar uma imagem na resposta, não escolha nenhum arquivo neste passo. Veja um exemplo de resposta para o paciente com imagem:
O campo “Mensagem da resposta” corresponde ao texto da resposta que será apresentada ao paciente no chat, quando ele clicar no botão do tópico correspondente. Evite mensagens muitos longas aqui.
O campo “Palavras-chave” corresponde às palavras-chave e seus respectivos sinônimos que você cadastrou no passo anterior, que você deseja que, quando detectada na mensagem do paciente pelo chat, leve o paciente à resposta que você acabou de cadastrar.
Por fim, clique no botão azul “Salvar”.
Adicionando Dúvidas, respostas e Palavras-chave no segundo e terceiro nível
Ao adicionar uma “Dúvidas, respostas e Palavras-chave” da forma que explicamos no passo anterior, você a está adicionando em um primeiro nível, ou seja, são os tópicos que aparecem lado a lado em forma de botões quando o paciente simplesmente clicar em “Tirar dúvidas”.
É possível cadastrarmos outros tópicos(botões) com seus respetivos textos de respostas e palavras-chave dentro destes tópicos de primeiro nível.
Para isso, você tem que passar o mouse sobre a “Dúvidas, respostas e Palavras-chave” cadastrada e visualizar o botão com o simbolo de “+” na cor verde conforme imagem abaixo.
O procedimento de cadastro destas “Dúvidas, respostas e Palavras-chave” é idêntico ao procedimento para cadastro das mesmas no primeiro nível explicado anteriormente.
É possível ainda se cadastrar um terceiro nível, apenas mudando que você vai passar o mouse sobre um item de segundo nível para cadastrar um terceiro nível dentro deste.
Importante: A inteligência artificial apenas funcionará se forem ligadas palavras-chave às perguntas, funcionando inclusive nos demais passos do fluxo, onde a equipe Cloudia já treinou a sua secretária para entender mensagens como “Quero marcar uma consulta”, “Quero cancelar”, “Preciso agendar agora”, entre centenas de outras mensagens.
Muito cuidado: É fundamental que as palavras-chave e seus sinônimos sejam bem configurados para melhorar a experiência do paciente, caso contrário, pode inclusive piorá-la. Se tiver dúvidas, não hesite em pedir ajuda, pois esta configuração é crucial para o sucesso do seu chatbot.
Exemplo 1
Este é um passo a passo do exemplo do vídeo do incío do post.
Imagine uma clínica odontológica, onde os pacientes perguntam muito sobre preços, principalmente sobre os preços do implante e do aparelho.
Neste caso, deve ser cadastrada 3 palavras-chave (preço, aparelho e implante) com seus respectivos sinônimos. Ao cadastrá-las aparecerá o seguinte:
Agora vamos clicar em “Adicionar nova dúvida, resposta e palavras-chave” e criar no primeiro nível o Tópico “Preço/Valores”, da seguinte forma:
No segundo nível deste item, vamos cadastrar agora os tópicos “Implante” e “Aparelho” das seguintes formas:
Neste caso, ficaria a seguinte apresentação nos itens do “Dúvidas, respostas e Palavras-chave”:
Desta forma, se o usuário clicar no “Tirar dúvidas” e depois no botão de “Preço/Valores”, ou se o usuário simplesmente digitar algo como “Quais são os valores?”. Será impressa a resposta cadastrada no campo “texto” do item “Preços/Valores” e serão ainda apresentados os botões de segundo nível cadastrados “Implante” e “Aparelho”:
Se já no início da conversa, o usuário digitar algo como “Quero saber o preço do aparelho”, ele já deve cair na resposta cadastrada no item “Aparelho”. Da mesma forma, se ele digitar algo como “Quanto custa o implante?”, deve cair na resposta cadastrada no item “Implante”. Veja as imagens a seguir:
Dicas extras e sugestões
#1 – Cadastre em “sinônimos” as mesmas palavras escritas da forma errada
Sempre cadastre as mesmas palavras e expressões com acento, sem acento e inclusive sendo digitadas de forma errada também. Já existe uma certa inteligência no nosso sistema que detecta entende algumas palavras digitadas pelos pacientes erroneamente, porém é interessante sempre escrever também as formas erradas que o pessoal pode digitar.
Infelizmente a taxa de erros gramaticais em chats é muito alta.
#2 – Dúvidas mais frequentes em estabelecimentos de saúde
Pela experiência de mais de 2 milhões de mensagens trocadas pelo sistema Cloudia e por sermos específicos para atendimentos em estabelecimentos da saúde, já constatamos que a maioria das dúvidas que os pacientes possuem são relacionadas aos seguintes tópicos:
#3 – Sugestões de palavras chaves com seus respectivos sinônimos
Estas sugestões são baseadas em mais de 10 mil mensagens analisadas manualmente pela nossa equipe.
Acreditamos que podem te ajudar. Use-as caso deseje.
Você pode apenas copiar e colar todos os sinônimos nos campos de “sinônimos” da palavra chave correspondente da forma que está escrito a seguir (separados por ponto e vírgula “;”) e apenas pressionar enter uma vez.
Palavra-chave: preço
Sinônimos: preço; valor; quanto custa; quanto fica; custo; preco; presso; pressu; preçu; valores; paga; preços; é quanto; pagamento; quanto seria; pago; cobram; cobrar; cobra; quanto que é; quanto é; quanto custam; de graça; de graca; gratuita; gratis; e quanto; qanto fica; orçamento; orcamento; quanto tá; quanto ta; pagar; quanto sai; quanto está; quanto esta; qaunto esta; qaunto está; é caro; e caro; avaliação paga; valo; Quantos ficar; quanto ficar; tem que pagar; gratuito; cuanto ta; quanto custam; cobrado; cobrada; custa; quanto e; a partir de quanto; apartir de quanto; quanto que fica; qt que fica; qt q fica; é qt; qt fica; qt custa; quanto q é; pagando por mês; pagando por mes; fica caro; muito caro; grátis; ta de quanto; tá quanto; ta quanto; quanto está; está quanto; reais; quantos é; quanto er; ta de quanto; qto tá; qto ta; sai em media qto; sai em média qto; sai em média quanto; sai por quanto; sai quanto; sai qto; qto sai; custar quanto; custos
Palavra-chave: endereço
Sinônimos: endereço; aonde; onde fica; fica onde; qual é a rua; qual a rua; fica situado; endeço; onde ficar; tem aqui em; moro em; moro aqui; aqui tem uma; atende em; atendem em; so tem em; é em; enderço; perto de; qual andar; tem clinica em; sou de; perto de que; onde vc está; onde você está; onde voce está; onde vc esta; onde você esta; onde voce esta; fica aqui em; Ponto de referência; ponto de referencia; tem aqui em; vcs tem clínica em; vocês tem clinica em; voces tem clinica em; Onde vc fica; que cidade; qual o local; qual é o local; localização; tem em; vc tem aqui em; que lugar de; como chegar aí; endereso; sou aqui do; sou aqui de; sou aqui da; endereco;localidade; onde vcs atende; onde vcs atendem; fica perto; perto de onde; nome da rua; qual rua; a onde; endereços; enderecos; perto da onde; onde que fica; tem na; tem no; aqui perto do; aqui perto da; aqui perto de; moro depois; outro lugar; tem clínica em; tem clínica na; tem clínica no; tem clinica em; tem clinica no; tem clinica na; tem unidade em; tem unidade na; tem unidade no; qual bairro; eu só de; localizacao; atende aqui na; tem aqui na; tem aqui no; próximo de; próxima de; nome do bairro; atendem aqui; onde é a; onde é o; onde é que; ponto referência; rua fica; próximo a; longe; eu moro; próximo da; próximo do; fica em; faço para chegar; onde vcs ficam; onde vcs fica; qual cidade; fca onde; onde fca; tem a clínica em; onde e; onde é isso; onde é isto; estão localizados; está localizada; ta localizada; esta localizada; onde vocês se encontram; onde vcs se encontram; onde encontro vcs; moro no; moro na; em que local; em q local; onde está; está localizado; que lugar
Palavra-chave: horário
Sinônimos: horário; hora de trabalho; até que horas; horario; ate que horas; horários; sábado tem; tem no sábado; fecham que horas; sabado pode; sábado pode; que horas; atender no sábado; atender no sabado; tem pra noite; atende dia de sábado; trabalham de sábado; trabalham no sábado; trabalham no sabado; funciona no sabado; abre no sabado; atende no sabado; funciona no sábado; atende no sábado; abre no sábado; abrem no sabado; abrem no sábado; Vcs atendem aos sabados; qual é o horário; atendem no sábado; horarios; atende de noite; atendem a noite; atende a noite; atentem de noite; sábado funciona; funciona sábado; sabado funciona; funciona sabado; sabado disponivel; sábado disponível; dia disponível; dia disponivel; dias disponíveis; dias disponiveis; atendem aos sabados; atendem aos sábados; atende aos sábados; atende ao sábado; atende aos sabados; atende ao sabado; dia de sábado; dia de sabado; sábado vocês atendem; sabado voces atendem; sábado vcs atendem; sábado vc atende; sabado vc atende; sabado vcs atendem; atendem sábado; atendem sabado; atende sabado; atende sábado; atendem sábado; posso de sábado; posso de sabado; faz no sábado; faz no sabado; avaliação no sábado; avaliacao no sabado; consulta no sabado; consulta no sábado; posso aos sábados; posso aos sabados; disponível nos sabados; disponível nos sábados; disponível no sábado; disponivel no sabado; sábado não atende; sabado nao atende; ser de sábado; ser de sabado; trabalha de sábado; quando pode marcar; quando posso marcar; preciso de sábado; fica aberto; em que dia; quais os dias; em quais dias; em que dias; quais são os dias; funciona ao sábado; funciona aos sábados; trabalho o dia todo;
Palavra-chave: forma de pagamento
Sinônimos: forma de pagamento; a vista fica quanto; aceitam cartao; aceitam cartão; aceita cartão; aceita cartao; avista; boleto; boletos; carnê; carne; Como funciona o pagamento; como pagar; Condições de pagamento; Condições pagamento; em 12 x; em 12 vezes; em quantas vezes; em quantos meses; facilitam pagamento; forma de pagamenti; forma di pagamento; forma pagamento; formas de pagamentos; levar dinheiro; opções de pagamento; opções de pagamentos; opcoes de pagamento; opcoes de pagamentos; opçoes de pagamento; opçoes de pagamentos; paga a vista; pagto dinheiro; parcela; pacela; parcelamento; parcelado; quantas vezes; parcelam; a vista; em dinheiro; formas de pagamento; entrada; cartão de crédito; cartao de credito; cartão de credito; cartao de crédito; cartão de débito; cartão de debito; cartao de débito; cartao de debito; cheque; carnês; carnes; como é o pagamento; como faz o pagamento; é o pagamento; desconto; condições de pagamentos; como posso pagar; xeque; condição de pagamento; condição de pgto; cond de pagto; cond de pgto; condição pagamento; condição pgto; condição pagto
Palavra-chave: como funciona
Sinônimos: como funciona; como funcionar; como é que funciona; primeiro passo; primeiros passos
Palavra-chave: telefone
Sinônimos: zap; whatsapp; zapzap; telefone de contato; telefone para contato; telefone pra contato; what; whatt; wat; watt; gostaria de entrar em contato; vou ligar; whats; wats; entro em contato; marcar por telefone; entro em contato; Eu ligo; Depois retorno ligação; Passa teu número; número daí; numero dai; Qual numero; Qual o telefone; Ver telefone; telefone pra ligar; telefone para ligar; vou ligar; depois eu ligo; ligo para vocês; ligo para você; ligo pra você; ligo pra vocês; ligo pra vc; ligo para vc; prefiro ligar; passe o número; número de telefone; números de telefone; numero de telefone; numeros de telefones; por telefone; prefiro telefone; passe o telefone; passa o telefone; passa telefone; passe telefone; um telefone; manda o phone; manda o fone; manda o telefone; vou telefonar; phone para ligar; passe phone; passe o phone; qual é o telefone; qual e o telefone; qual eh o telefone
Palavra-chave: serviços
Sinônimos: serviços; procedimento; serviço; servicos; servico; procedimentos; tratamentos; tipo de tratamento; tipos de tratamentos; tipo de tratamentos; tipos de tratamento; o tratamento; tratamento de; especialista
Palavra-chave: convênio
Sinônimos: convênio; convenio; plano; aceita o plano; convênios; convenios; planos
Palavra-chave: parente
Sinônimos: parente; filho; filha; marido; esposo; esposa; pai; mae; mulher; sogra; sogro; netinho; neto; neta; netinha; não é pra mim; nao é para mim; nao e p mim; não é p mim; mãe; nora; genro; filhos; sobrinho; sobrinha; n é pra mim; n é para mim
Palavra-chave: criança
Sinônimos: criança; menino; menina; kids; crianca; criancas; crianças; 5 anos; 6 anos; 7 anos; 8 anos; 9 anos; 10 anos; 11 anos; 12 anos; cinco anos; seis anos; sete anos; oito anos; nove anos; dez anos; onze anos; doze anos; pediatra; pediatria; odontopediatria; odontopediatra
Palavra-chave: planos aceitos
Sinônimos: planos aceitos; atende o plano; atende o convenio; amil; unimed; sus; bradesco; só particular; so particular; quais planos; Voces trabalham com; aceita o plano; aceita plano; caixa; amex; planserv; união médica; apivida; hapivida; appvida; sulamérica; sul américa; sulamerica; sul america
Palavra-chave: implante
Sinônimos: implante; emplante; emprante; imprante; enprante; inprante; inplante; enplante; implantes; emplantes; emprantes; imprantes; enprantes; inprantes; inplantes; enplantes; enplant; implant; emprati; implantação
Palavra-chave: prótese
Sinônimos: prótese; chapa; dentadura; protece; protese; proteses; próteses; protex; protice; plotis; plotes; protis; protes; prostisi; protesi; protezes; próteze; proteze; prótezes; prosta; protise; prótise; perereca; perereka; dente suposto; bride
Palavra-chave: aparelho
Sinônimos: aparelho; apareio; aparei; aparelho; aparelhos; ortodontia; ortodôntia; ortodôntico; ortodontico
Palavra-chave: invisalign
Sinônimos: invisalight; invisalign; invisaligh; invisível; inivisíveis; invisivel; inivisiveis; invisiveu; invisiveo; invisives
Palavra-chave: clareamento
Sinônimos: branqueamento;clareamento;branqueia;branquiamento;clariamento;clareiamento;clareia;clarear;clarea;claria;clariar;mas brancos; mais brancos; mais branco; mas branco
Palavra-chave: manutenção
Sinônimos: manutenção; manunteçao; manunteção; manuntenção; manuntençao; manuntencao
Palavra-chave: vaga de emprego
Sinônimos: emprego; recepcionista; curriculo; curriculum; precisando de secretaria; precisando de secretária; vaga de emprego; tem oportunidade para; estão precisando de Técnico; precisando de secretaria; currículo; pessoa para trabalhar; pessoas pra trabalhar; cv
Palavra-chave: urgência
Sinônimos: urgência; emergência; urgencia; emergencia; Urgenteee
Palavra-chave: contrato
Sinônimos: contrato; documentação; documentacao; documento
Palavra-chave: lentes de contato dental
Sinônimos: lentes; laminados; lente; laminado; contato dental; faceta; facetas; fasseta; fassetas
Palavra-chave: canal
Sinônimos: canal; canais; microscópio; endodontia; endodôntico; canau
Palavra-chave: clínica geral
Sinônimos: cinica geral; clinico geral; revisão; clínica geral; clinica geral; clínico geral; limpeza; restauração; restauracao; limpesa
Palavra-chave: botox
Sinônimos: botox; toxina botulínica; toxina botulinica; butox; botoz
Palavra-chave: Harmonização facial
Sinônimos: harmonização facial; hamonização; armonização; armonizacao; hamonizacao; harmonizar; harmizacao;
Palavra-chave: Especialidade medica:
nutri;especialidades;especialidade;Clinica Geral;Dermatologia;endocrinologia;Ginecologia;Nutrição;Obstetrícia;Pediatria;Urologia;Cardiologia;Gastroenterologia;Psiquiatria;Psicologia;Oftalmologia;Ortopedia;Medicina do Trabalho;espeacialidades;especialistas;cardiologista;Clínico geral;Endocrinologista;Dermatologista;Fonoaudiólogo;Ginecologista;Gastroenterologista;Neurologista;Ortopedista;Proctologista;Vascular;Psicólogo;Psiquiatra;Reumatologista;Urologista;espeacialidades;especialistas;gastro;oftalmo; oftalmologista;oculista;orto;Pneumologia;hematologia;infectologia;pneumologista;hematologista;infectologia;infectologista;pneumo;pneumopediatria;pneumopediatra;gastropediatria;gastropediatra;cardiopedriatra;cardiopedriatia;mastologista;mastologia;oncologista;oncologia;nutrólogo;reumatologia;geriatria;geriatra
Palavra-chave: Odontologia
odonto;odontologíca;dentista;odontologista;odontóloog;ododontólogo;odontologo
Palavra-chave: Medicina
médico;medicina;medico;medica;médica
Palavra-chave: Corpo clínica
corpo clínico;equipe;profissionais;médicos;medicos
Palavra-chave: Exames
exame; exames; ezame; ezames; exami; izame; ixame; ixami; isame; izame
Considerações finais
É possível cadastrar até 8 botões em cada nível e é possível criar até 3 níveis de botões com tópicos e respectivas respostas.
É possível escrever apenas até 20 caracteres em cada botão de “Tópico” e até 320 caracteres em cada “texto” de resposta.
Um chatbot como a Cloudia pode te ajudar em todo o processo de marcação de consultas do seu cliente, esclarecimento de dúvidas e envio de lembretes antes do horário agendado.
Além disso, é capaz também de entrar em contato automaticamente com pessoas que comentam as suas postagens do Facebook e direciona-lo para que agendem uma consulta e virem pacientes.
O principal benefício é o de gerar menos interrupções e mais tempo para focar no que é realmente importante para os profissionais da saúde e suas secretárias.
A assistente virtual Cloudia não é uma secretária humana remota.
Muitas empresas dizem ter um serviço de assistente virtual, mas na verdade fornecem humanos para atender aos seus clientes, gerando um custo enorme. Na verdade, o que essas empresas fornecem é o serviço de assistente remota ou secretária compartilhada.
No caso da Cloudia, ela é um chatbot (robô) com inteligência artificial que funciona via Facebook Messenger, Instagram Direct, WhatsApp e site, enviando mensagens e respondendo às perguntas dos usuários automaticamente, aumentando o faturamento da clínica pelo fato de 64% dos pacientes que querem agendar interagem pelos aplicativos de mensagens em horários não comerciais e são muito imediatistas.
Ela automatiza o atendimento (agendamento, esclarecimento de dúvidas, envio de lembretes de consulta) da clínica 24h por dia, 7 dias por semana. Além disso, tem diversas outras funcionalidades que vai simplificar muito a sua vida se a sua clínica fizer um trabalho de marketing digital para atração de pacientes. 🙂
Usuários únicos atendidos são créditos que você recebe mensalmente ao assinar um plano. Cada vez que uma pessoa interagir com o seu robô, um crédito é consumido.
Para esclarecer os conceitos, imagine a seguinte situação: um mesmo paciente interagiu antes de ontem tirando uma dúvida, interagiu novamente ontem marcando uma consulta e interagiu novamente hoje confirmando o agendamento dele ao receber o lembrete. Neste caso, houve 3 atendimentos, mas foi contabilizado apenas 1 usuário único (paciente) atendido (se tudo isso acontecer nos seus 30 dias entre pagamentos e pelo mesmo canal de contato).
Existe uma outra situação onde o paciente apenas deixa um comentário na sua publicação do Facebook, dai o robô pode mandar uma mensagem automaticamente no inbox para ele. Se o paciente não responder esta mensagem, a gente não contabiliza como usuário único atendido. Mas a partir do momento que ele começar a interagir lá no inbox enviando uma mensagem, aí sim, ele é contabilizado como mais 1 usuário único atendido.
O nome Cloudia foi criado da fusão cloud + inteligência artificial.
A palavra cloud significa nuvem em inglês e é utilizada para designar a tecnologia de computação distribuída pela internet que torna possível a virtualização de máquinas em redes com alta velocidade de conexão à internet.
A inteligência artificial é o que permite a Cloudia oferecer opções inteligentes nas conversas que os seus pacientes tiverem com ela. Com o passar do tempo, a inteligência da Cloudia vai aumentar ainda mais.
Sim, você pode mudar de plano a qualquer momento, conforme a sua demanda esperada.
Caso seus créditos sejam todos consumidos, você também pode escolher subir para um plano superior imediatamente pagando apenas o valor da diferença entre planos e ganhando os créditos equivalentes.
Também é possível comprar pacotes de créditos pela sua área de login se preferir.
Você não perde os seus créditos caso acabe o período e ainda os tenha sobrando pois eles se acumulam enquanto você se mantiver assinante, porém é necessário pagar mensalmente pelo menos o plano de menor valor para que o seu robô continue funcionando nos 30 dias subsequentes.
Nós não recomendamos que isso seja feito, porque o seu paciente não será avisado sobre esse cancelamento.
A forma ideal de fazer isso é editar esta consulta pela propria Cloudia, conforme video abaixo.
Para deletar, basta clicar no botão vermelho do “lixo” desta consulta, ao invés do botão cinza do “lápis de edição” do vídeo.
Não. A Cloudia funciona na nuvem.
Você não vai precisar de nenhum software ou aplicativos extras.
No entanto, uma vez que a Cloudia marca consultas na sua agenda do Google Calendar, é importante que você instale o app do Google Calendar ou sincronize a agenda do seu celular com o Google Calendar, para receber notificações ao vivo quando os pacientes marcarem consultas.
Também é possível acompanhar a sua agenda no Google Calendar web em qualquer computador com internet, no endereço https://calendar.google.com.
Quanto aos seus pacientes, eles poderão usar aplicativos que provavelmente já estão instalados nos seus respectivos smartphones (Facebook, Facebook Messenger, Telegram) ou acessar o site ou página profissional do Facebook do seu consultório para marcar a consulta.
Não é necessário entender sobre códigos ou linguagens de programação, já simplificamos tudo isso para você!
Ao se cadastrar, você só precisa configurar a Google Agenda e preencher nosso formulários disponíveis na área de login. Cadastre-se agora mesmo e veja como é simples!
Não! Você não precisa ter internet no seu consultório para a Cloudia funcionar.
Porém é importante que você tenha internet, pelo menos no seu dispositivo móvel, para acompanhar do seu aparelho as marcações que estão sendo feitas pelos pacientes na sua Google agenda, tanto daquelas marcadas através da Cloudia, quanto das marcadas pelas suas secretárias.
Não, não há multas e você pode cancelar o seu plano a qualquer momento.
