Você vai precisar verificar os agendamentos na sua agenda no Google Calendar diariamente.

Caso não queira que ela se integre com a Google Calendar, a Cloudia já se integra com alguns sistemas de gestão de clínicas.

Caso você opte pelo plano que integra com o sistema de sua clínica, acesse o calendário do seu sistema para ter acesso aos agendamentos feitos via Cloudia.

O profissional da saúde pode também optar por receber mensagens diárias pelo Facebook Messenger pessoal com a lista dos compromissos que ele tem no dia seguinte.

Quer saber mais? Acesse o site da nossa assistente virtual Cloudia.

Nos detalhes do compromisso que a Cloudia marcar entre você e o seu paciente na sua Google Agenda, haverá o nome, o e-mail e o telefone do seu paciente.

Há clínicas que gostam de acompanhar o que foi conversado no chat e colocar uma atendente humana para responder aquelas pessoas que tiveram dificuldade em interagir com o robô.

Nesses casos, é necessário bloquear o robô para o paciente antes da atendente humana enviar a mensagem, pois se não for bloqueado, o robô vai continuar interagindo quando o paciente responder.

Para isso foi criado o menu “Central de Mensagens”.

Neste menu você pode visualizar todas as conversas do robô com todos os pacientes que interagiram após a instalação da Cloudia na sua página.

A “Central de mensagens” é omnichannel, ou seja,  lista todas as conversas que os clientes tiveram com a atendente virtual Cloudia pelos diversos canais.

Para desativar o robô apenas para um determinado paciente, clique primeiramente no nome do paciente e depois no botão vermelho “Bloquear”

Feito isso, a equipe de atendimento pode continuar a interação.

Após o término do atendimento humano, é possível fazer com que a atendente virtual volte a funcionar para o mesmo paciente ao clicar no botão verde “Desbloquear” que ficará no lugar do botão Bloquear.

A Central de Mensagens possui 3 abas na sua parte superior: “Facebook”, “Solicitou ajuda humana” e “WebChat”. Explicaremos cada uma delas a seguir.

#1 – Aba “Facebook”

Aqui aparecerão todas as interações do robô Cloudia com pacientes pelo Facebook Messenger.

#2 – Aba “Solicitou ajuda humana”

Aqui serão listados todos os usuários que solicitaram falar com um atendente humano ou expressaram esta intenção (desde que você tenha pedido para a nossa equipe que o robô pare de funcionar quando alguém solicita ajuda humana).

#3 – Aba “WebChat”

Aparecerão apenas as conversas que houveram via Webchat no site, caso você o tenha configurado.

Você pode deixar a Cloudia disponível no seu site assim como deixamos este botão flutuante aqui no nosso site.

Neste artigo vou te ensinar como você pode fazer isso.

Ao clicar no menu “Cloudia no meu site”, deve ser apresentada a seguinte tela.

Observe que na parte superior há 3 abas: “Widget”, “WebChat” e “Facebook”.

Todos tratam do mesmo objetivo de colocar um ícone flutuante no site, porém cada um tem suas particularidades e você deve escolher apenas um para o seu site. Vou explicar um pouco das vantagens e desvantagens de cada um deles e como preencher cada campo dos formulários.

Sempre ao final do preenchimento, é gerado um código, onde você deve inserir no HTML do seu site para que funcione.

#1 – Aba “Widget”

A vantagem de escolher escolher este widget é que ele oferece a opção de editar a imagem e de inserir uma mensagem de apresentação que vai ficar assim no seu site:

A desvantagem é que, ao ser clicado, ele na verdade abre apenas o Facebook Messenger da sua clínica em uma janela Pop Up para o cliente, portanto ele obrigatoriamente precisa ter conta e fazer login no Facebook Messenger para conseguir interagir. Além disso, clientes que configuraram seus navegadores para bloquearem Pop Ups não conseguirão interagir, a menos que desbloqueiem esta função.

Os campos do formulário desta aba são:

Mensagem do botão

Preencha aqui com a mensagem que deseja que apareça ao lado da logomarca do ícone flutuante do seu site, conforme imagem acima.

Largura do popup

Digite a largura do botão flutuante que você deseja deixar no seu site.

Altura do popup

Digite a altura do botãoo flutuante que você deseja deixar no seu site.

Imagem de fundo do botão

Cole o link de uma imagem que você deseja que apareça no seu botão flutuante. No caso que mostrei no início deste artigo, colocarmos como “imagem de fundo do botão” a logomarca da Cloudia.

Tamanho da fonte

Escolhe o tamanho da fonte da “mensagem do botão” explicada mais acima.

Posição do botão

Escolha se você deseja que ele apareça na lateral esquerda ou direita do seu site.

#2 – Aba “WebChat”

A principal vantagem desta escolha é que, Independentemente de possuir Facebook ou não, o visitante consegue conversar com o chatbots se você deixar marcado o “Disponibilizar chat no próprio site(webchat)” que veremos abaixo. Além disso há a possibilidade de personalização da imagem (ícone) flutuante no site e o paciente não necessita ter o Messenger instalado no Smartphone para interagir.

A desvantagem é que os lembretes das consultas teriam de ser enviados via SMS, gerando um custo a mais, já que ele não interagiu com a conta do Facebook e a política do Facebook não permite que enviemos mensagens para quem nunca interagiu com a página.

Os campos dos formulários são:

Imagem de fundo do botão

Cole o link de uma imagem que você deseja que apareça no seu botão flutuante. No caso que mostrei no início deste artigo, colocarmos como “imagem de fundo do botão” a logomarca da Cloudia.

Disponibilizar chat no próprio site (webchat)

Deixe esta funcionalidade marcada se você quiser oferecer o chat pelo site independente de Facebook. Caso não o deseje oferecer, desmarque-o.

Abrir no Facebook Messenger

Deixe esta funcionalidade marcada se você quiser oferecer o chat pelo Facebook Messenger também. Caso não o deseje oferecer, desmarque-o.

#3 – Aba “Facebook”

Este widget é do próprio Facebook Messenger.

Ele apresenta uma aparência interessante, porém ele não pode ser personalizado com sua logomarca e só funciona se o cliente tiver conta no Facebook Messenger.

Você só precisa digitar o domínio do site onde o Widget irá funcionar no campo indicado e clicar em “Adicionar” e depois em “Gerar Código”.

Considerações Finais

Ao terminar de preencher os campos, sempre finalize clicando no botão “Atualizar código” ou “Gerar Código” e o copie para colar no HTML do site.

Caso você não tenha conhecimento para fazer isto, passe este código para seu programador e ele saberá como proceder.

Instalando o widget no WordPress

Para instalar o código no WordPress, acesse o painel de administração do wordpress da sequinte forma:
Menu lateral esquerdo > Aparência > Editor > procure por “footer.php” ou rodapé.

Colar o código do widget apresentado na sua área de membros antes da linha que contém o fechamento da tag body, ou seja, antes da linha com o “</body>”, de preferência, abaixo do fechamento do footer(</footer>) e acima do fechamento do html(</html>).
Exemplo (não use exatamente este código, este é apenas um exemplo):

<script> (function () { window.CLOUDIA_UUID = ‘6b765783-90c9-4a34-9986-a3c3496fc1a6’; window.CLOUDIA_PAGE_ID = 2019796414965079; var script = document.createElement(‘script’); script.src = ‘https://chatbot.cloudia.com.br/bundle.js’; document.body.append(script); })() </script>

</body>

No menu “Contas Integradas” você vai integrar suas contas do Facebook e do Google.

Antes de qualquer integração, se você ainda não tiver uma página profissional, aprenda como criar uma página profissional no Facebook aqui.

É opcional que você otimize a sua página do Facebook conforme explicamos aqui neste outro post.

As integrações que vamos te explicar a seguir são necessárias para que o sistema entenda por qual página do Facebook a secretária deve responder e em qual conta do Google Agenda ela deve sinalizar as consultas agendadas futuramente.

Integração com a conta do Facebook

Clique em “Conectar ao Facebook”.

Faça o seu login no Facebook pelo navegador e permita que a cloudia tenha acesso a algumas informações que serão pedidas.

Selecione uma das páginas a qual você deseja que a secretária robô responda.

Atenção: se a sua página não aparece na lista é porque esta sua conta do Facebook não é um perfil administrador da página. Caso queira saber como se tornar administrador da página, peça para um dos administradores da página seguir este procedimento.

Recomendamos que você crie uma página inicialmente apenas para fazer testes, antes de ativar a Cloudia para rodar na sua página do Facebook oficial.

Pronto, agora você integrou a sua atendente virtual Cloudia com a sua página, porém ela ainda não estará ativada. A ativação será feita no menu “Minha Cloudia”.

Integração com a conta do Google

Clique em “Conectar ao Google”

Será aberta uma nova janela para ser preenchida com seus dados de login do próprio Google, ou seja, sua conta que você costuma usar para fazer login em algum dos serviços do Google como Gmail, Google Drive, Google Agenda, etc.

Caso você não tenha conta no Google, clique em “mais opções” e depois em “criar conta”, daí basta preencher o formulário com os dados solicitados.

Caso você já tenha um conta no Google, preencha primeiramente o seu email, clique em “próxima” e digite a sua senha e clique em “próxima” novamente.

Se tudo tiver dado certo, aparecerá na seção de integração com o Google da sua área de membros a mensagem que a sua conta está conectada.

MUITA ATENÇÃO: se a sua conta do Google ou Gmail não for gratuita, ou seja, é uma conta corporativa (GSuite), o vídeo mais abaixo explica uma configuração extra que você precisa fazer para conseguir realizar a integração com a Cloudia.

Observação: você tem que ser um administrador da sua conta Google do seu site ou não vai funcionar.

Primeiramente você deve entrar no https://admin.google.com, fazer o login e clicar em apps.

Clique em “G Suite”.

Clique em “Agenda” ou “Calendar”.

Clique em “Configurações de compartilhamento”.

Deixe marcada a opção de “Compartilhar todas as informações e permitir que usuários externos alterem agendas”.

Em seguida, na mesma tela, baixe mais a barra de rolagem, clique em “Condigurações Gerais” e deixe marcada a opção de “Compartilhar todas as informações e permitir que usuários extenos alterem agendas”.

Pronto, agora sua conta Gsuite está pronta para se integrar à Cloudia.

Segue tutorial, caso deseje ver o procedimento em vídeo:

Nesse menu, aparecerá a seguinte tela:

Nesse menu, você pode configurar todos os lembretes de confirmação que a sua secretária robô vai enviar automaticamente para os pacientes que agendarem horários. Você pode configurar vários lembretes com a quantidade de dias de antecedência que devem ser enviados.

Para isso, digite a quantidade de dias antes do compromisso no campo indicado e clique no botão “Adicionar”.

No exemplo da imagem acima, foi adicionado 0 dias (zero dias antes), portanto o lembrete será também enviado no dia do compromisso, sempre aproximadamente as 8 horas da manhã.

Se for colocado 1 dia antes, o lembrete será enviado 1 dia antes do compromisso as 8 horas da manhã.

Ficou fácil entender né?

Se tiver qualquer dúvida, não deixe de entrar em contato conosco.

Ao entra no menu “Meus Pacientes”, aparecerá esta tela:

Ao selecionar o filtro “Tipo de paciente”, perceba que há 5 opções: “Pacientes que já marcaram consultas”, “Pacientes que não marcaram consultas”, “Pacientes que apenas deixaram comentários”, “Pacientes que não deixaram telefone” e “Pacientes que cancelaram”.

Ao selecionar os filtros escolhidos, lembre-se de clicar no botão azul “Aplicar filtros” para atualizar a lista de pacientes.

Vamos explicar cada uma destes “Tipos de pacientes” a seguir.

Dica: Caso queira ordenar os dados por ordem crescente ou decrescente de alguma coluna, clique sobre o título da coluna uma ou duas vezes.

Pacientes que já marcaram consultas

Aqui serão listados todos os pacientes que já marcaram consulta com o seu estabelecimento através da sua secretária robô com seus respectivos dados.

Pacientes que não marcaram consultas

Aqui serão listados os pacientes que enviaram pelo menos uma mensagem para a sua atendente virtual, mas agendou a consulta.

Pacientes que apenas deixaram comentários

Nesta aba aparecem apenas os pacientes que só deixaram algum comentário em suas publicações com Resposta automática e não fez mais nada.

Pacientes que não deixaram deixaram telefone

Estes são os pacientes que interagiram, mas não deixaram o telefone quando foi perguntado.

Lembrando que obrigatoriamente estes pacientes não marcaram consulta, porque ele só consegue finalizar o agendamento da consulta quando deixa o telefone. Caso ele não responda no início da interação, será perguntado o telefone novamente no final do agendamento.

Pacientes que cancelaram

Aqui serão listados apenas os pacientes que agendaram e depois cancelaram a consulta.

Marcação de comparecimento a consulta

Existem formas de você sinalizar quem compareceu e quem não compareceu as consultas.

Basta selecionar aquelas pessoas no box ao lado de seu nome que você deseja sinalizar que compareceu (clicando no botão verde após seleciona-los) ou que faltou (clicando no botão vermelho após seleciona-los).

Marcar como presentes na consulta

Ao marcar que como presente na consulta (botão verde), você perceberá que abrirá uma tela com a opção de você enviar uma mensagem seguida de uma pesquisa de satisfação do paciente com o atendimento da sua clínica. Você pode também alterar essa mensagem.

Marcar que faltaram a consulta

Ao marcar que faltou a consulta (botão vermelho), você perceberá que abrirá uma tela com a opção de você enviar uma mensagem com um convite de reagendamento para todos esses pacientes que foram marcados como faltantes. Você pode também alterar essa mensagem.

Saiba como usar este menu no dia a dia vendo os vídeos deste material: https://www.cloudia.com.br/faq/melhor-forma-de-usar-a-cloudia-no-dia-a-dia-da-clinica/

Exportar

Você pode exportar os pacientes listados para CSV e abrir no excel ou similar.

Caso deseje abrir no excel, você perceberá que o arquivo estará com uma formatação de difícil entendimento.

Para corrigir o arquivo, faça o procedimento do vídeo abaixo:

Dicas práticas para o dia a dia

Dica: Estes dados podem ser muito úteis para ações de marketing diversas.

Dica 3: Esta aba de “Pacientes que não marcaram consultas” é bastante útil. É importante que alguém da clínica olhe pelo menos uma vez por dia para listar os pacientes que entraram em contato, mas não finalizaram o agendamento. Você pode treinar alguém da equipe para ligar para estas pessoas e tentar agendar suas consultas pelo telefone ou até mesmo bloquear a atendente virtual para elas e continuar a conversa pelo menu “Central de Mensagens”.

Saiba como usar este menu no dia a dia vendo os vídeos deste material: https://www.cloudia.com.br/faq/melhor-forma-de-usar-a-cloudia-no-dia-a-dia-da-clinica/

Ao clicar no menu “Meus profissionais”, será mostrada a seguinte tela:

Nesta seção é onde você vai cadastrar os diferentes profissionais de sua empresa (de todas as unidades).

Se você está contratando o nosso serviço da Cloudia apenas para você, você vai fazer o procedimento do caso #1 a seguir apenas uma vez.

Se você está contratando o nosso serviço da Cloudia para você e para o time de profissionais da sua unidade ou de suas várias unidades, você vai ter que cadastrar todos os profissionais seguindo este procedimento do caso #2 por completo.

Caso #1 – Secretária robô para apenas 1 profissional

Por padrão, já haverá um profissional cadastrado. Clique no ícone do lápis destacado na imagem a seguir para editar.

Ao clicar no ícone do lápis, você terá um formulário solicitando os seguintes dados:

Nome

Digite o Nome completo do profissional.

Como devo chama-lo? *

Digite aqui como a Cloudia deve se referir a este profissional.

Por exemplo: Dr. Marta Nagai.

Sexo

Marque o item Masculino ou Feminino.

CPF

Digite o CPF do profissional.

E-mail

Digite o e-mail do profissional, caso ele queira receber as notificações de marcações de consulta. Caso não deseje, deixe este campo em branco.

Telefone

Digite o Telefone do profissional.

Ordem, UF e número

Digite o código da ordem profissional seguido da sigla do estado e o número.

Exemplos:

• Para um médico em Brasília: CRM DF XXXX.
• Para um dentista em São Paulo: CRO SP XXXX.

Profissão

Digite a profissão desta pessoa. Digite o CPF do profissional. Médico, dentista, nutricionista, psicólogo, etc.

Especialidade

Digite a especialidade do profissional. Exemplos: Oftalmologista, Ortodontista, Endocrinologista, etc.

Subespecialidade (caso aplicável)

Caso aplicável, digite a subespecialidade do profissional.

Exemplos: Catarata (para oftalmologistas), diabetes (para endocrinologistas), mama (para cirurgiões plásticos).

Unidades onde atende

Selecione a unidade ou as unidades que o profissional em questão atende.

Planos de Saúde aceitos por este profissional

Selecione todos os planos de saúde que são aceitos por este profissional.

Caso o profissional não aceite nenhum plano de saúde, deixe este campo em branco.

Observação: Os planos de saúde que são aceitos por este profissional devem ser primeiramente adicionados no campo planos de saúde aceito pela sua empresa, no menu “Minha empresa”.

Salvar

Lembre-se sempre de clicar no botão “Atualizar profissional” ou  “Salvar” ao terminar de preencher o formulário.

Caso #2 – Secretária robô para mais de 1 profissional

Se você vai utilizar os serviços da secretária robô para mais de 1 profissional, além de precisar fazer todo o procedimento descrito no Caso #1, você precisa cadastrar os demais profissionais.

Clique no botão “Adicionar profissional”.

O procedimento em seguida é exatamente idêntico ao já explicado no caso #1.

Salvar

Lembre-se sempre de clicar no botão “Salvar” ao terminar de preencher o formulário.

Repita o procedimento para todos os profissionais.

Leia o post completo para entender todos os campos deste menu.

Importante: sempre que alterar algum dos campos, lembre-se de salvá-lo no botão “Salvar configurações”.

Ativar a sua Cloudia

Este é o botão onde você deve ativar a Cloudia após fazer as configurações da conta e integrar com a sua página do Facebook e Google.

O botão deve ficar vermelho para que a sua assistente virtual funcione na página do Facebook que você integrou no menu “Contas integradas”.

Esta ativação deve ser feita sempre que você trocar a página onde a Cloudia deve funcionar do menu “Contas integradas”.

Como a Cloudia deve chamar a sua empresa?

Aqui você deve escrever como a sua secretária robô deve se referir ao seu estabelecimento na primeira mensagem que ela envia ao paciente. Por exemplo: Consultório do Dr. Fábio Miranda, Clínica dos Olhos, Hospital da Luz, etc. É justamente este trecho em destaque da mensagem inicial:

Gênero

Infirme o gênero do artigo que precede o seu estabelecimento. Se for uma clínica, então marque feminimo, se for um consultório ou hospital, então marque masculino. Exemplos:

• O Consultório do Dr. Fábio Miranda -> Artigo masculino precede o nome do estabecimento.
• A Clínica dos Olhos de Natal -> Artigo feminino.
• O Hospital da Luz -> Artigo masculino.

Nome do Compromisso (singular)

Digite o nome genérico do compromisso que você deseja que o paciente possa agendar e que vai aparecer no botão do menu inicial para o mesmo. No caso da imagem abaixo o compromisso ficou com o nome de “consulta”:

Algumas sugestões para este campo são: consulta, avaliação, aula, sessão, tratamento, horário, exame, etc.

Nome do Compromisso (plural)

Apenas digite no plural o campo “Nome do Compromisso (singular)” explicado no tópico anterior.

Exemplos: se o “Nome do Compromisso (singular)” foi preenchido com “consulta”, digite no campo “Nome do Compromisso (plural)” a palavra “consultas”.

Nome da Atendente

Digite o nome que você desejar para a sua secretária robô. É com este nome que ela se apresentará na primeira mensagem que ela envia ao paciente conforme destaque da imagem abaixo. Neste exemplo, foi deixado o nome “Cloudia”.

Profissão da atendente

Digite a profissão que você desejar para a sua secretária robô. É com este cargo que ela se apresentará na primeira mensagem que ela envia ao paciente conforme destaque da imagem abaixo. Neste exemplo, foi deixado a profissão “secretária virtual”. Outros exemplos de profissões: “consultora robô”, “assistente robô”, “atendente virtual”.

Mensagem inicial

Esta é a segunda mensagem enviada pela secretária robô ao paciente. Aqui você pode personalizar da forma que você quiser.

Você pode optar por colocar algumas informações relevantes como sua especialidade e telefone da clínica (para o paciente ligar apenas se ele não conseguir resolver o que ele queria pela secretária robô) ou apenas deixe uma breve descrição da clínica como, por exemplo, “Deixe o seu sorriso mais bonito agendando sua avaliação com a clínica X”.

Trata-se da mensagem destacada na imagem do exemplo abaixo.

Mensagem final

Esta é a última mensagem que aparece para o paciente ao finalizar a marcação do compromisso.

Seria esta mensagem destacada na imagem abaixo.

Mensagem a ser exibida ao solicitarem falar com atendente humano

Caso deseje ativar a funcionalidade de apresentar uma mensagem personalizada quando alguém solicita atendimento humano, preencha este campo com a mensagem que deseja apresentar nestes casos.

Uma boa prática é colocar o número de sua clínica ou whatsapp, inclusive já deixando o link encurtado que ao ser clicado, vai direto para o whatsapp da sua atendente humana. Por exemplo: “Caso queira falar com um de nossos atendentes, por favor ligue para (XX) XXXX-XXXX ou clique no link a seguir e converse via WhatsApp: bit.ly/xxxxxxxx.”

Existe também a opção de desativar o chatbot apenas para aquele usuário que solicitar falar com atendente humano, daí você pode entrar com a sua secretária humana para atendê-lo. Para ativar esta funcionalidade, por favor entre em contato pelo nosso email suporte@cloudia.com.br.

Mostrar a sugestão de compartilhamento aos pacientes?

Deixe selecionado “Sim” se desejar apresentar um botão após a finalização do agendamento que possibilite que o paciente que agendou compartilhe com amigo(s) ou indique para amigo(s) o Facebook Messenger de sua clínica, ajudando na divulgação da sua clínica.

Quais dados a cloudia deve pedir no início da interação com o seu paciente?

Selecione quais dados você deseja pedir logo no início, na primeira vez que aquele paciente interage com a atendente virtual.

Uma boa prática é a de pedir apenas o telefone no início, para não irritar o paciente com o pedido de muitos dados. Peça também o email se for muito importante para a sua estratégia de email marketing. O motivo de solicitar o telefone logo no início é para que alguém possa ligar, caso o paciente não consiga agendar pela atendente virtual.

Você pode pedir outros dados imediatamente antes da confirmação do agendamento. Explicarei como fazer isso no campo de “Perguntas customizadas” logo abaixo.

Salvar configurações

Ao terminar de preencher ou sempre que alterar qualquer campo, clique em “Salvar configurações”.

Perguntas customizadas

Por padrão, perguntamos apenas o Telefone do paciente no momento anterior à confirmação da consulta. Caso queira pedir mais algum dado do paciente neste momento, adicione em forma de pergunta ou de ordem do tipo: “Digite o seu nome completo do paciente.”.

Uma boa prática é pedir o nome completo do paciente neste momento, principalmente se for comum um parente marcar a consulta para o paciente final, como, por exemplo, em clínicas pediátricas onde os pais marcam para os filhos ou em clínicas geriátricas onde algum parente marca para o paciente idoso.

Você pode ordenar essas perguntas como quiser preenchendo o campo “ordem”.

No menu “Minha empresa” são solicitadas as seguintes informações:

Nome da Empresa*

Digite aqui o nome do seu consultório, clínica ou hospital.

CNPJ

Digite apenas os números do seu CNPJ.

E-mail Principal da Empresa*

Digite o e-mail do seu escritório central se você estiver configurando a secretária para uma rede de clínicas com vários endereços físicos.

Se você tiver apenas uma unidade física, digite o e-mail do seu estabelecimento.

Número de Telefone Principal

Digite o número de telefone do seu escritório central se você estiver configurando a secretária para uma rede de clínicas com vários endereços físicos.

Se você tiver apenas uma unidade física, digite o número de telefone do seu estabelecimento.

Endereço Principal

Digite o endereço do seu escritório central se você estiver configurando a secretária para uma rede de clínicas com vários endereços físicos.

Se você tiver apenas uma unidade física, digite o endereço do seu estabelecimento.

Planos de saúde aceitos pela clínica

Digite todos os planos de saúde aceitos em todas as unidades e por todos os profissionais que atuam nos seus estabelecimentos. Se a empresa só atende consultas particulares, não selecione nenhum plano.

Já estão pré-cadastrados todo os planos de saúde atualmente em vigor no Brasil, mas caso o plano de saúde que você atende não esteja na nossa lista, por favor entre em contato conosco para adicionarmos pelo email suporte@cloudia.com.br.

Salvar

Para salvar, clique no botão “Atualizar dados”.

Ao clicar no menu “Minhas unidades”, você será direcionado para a seguinte tela:

Nesta seção é onde você vai cadastrar as diferentes unidades de seu estabelecimento.

Se você tiver apenas uma unidade, ou seja, apenas um ponto físico, você vai fazer o procedimento do “Caso #1” que explico a seguir apenas uma vez.

Se você possui uma rede de clínicas com vários pontos físicos em diferentes áreas, você vai ter que cadastrar todas as suas unidades seguindo este procedimento por completo.

Forma de seleção da unidade pelo paciente:

Neste tópico, há duas alternativas:

• 1 – Exibição de uma lista de unidades para o paciente (ideal para clínicas com poucas unidades).
• 2 – Geolocalização ou fornecimento de estado e cidade do paciente (ideal para clínicas com muitas unidades).

O mais comum é deixar a primeira opção marcada se você tem apenas uma clínica ou mais de uma clínica na mesma cidade.

Recomentamos deixar marcada a opção número 2 apenas se você tem muitas unidade de clínicas espalhadas. Ela dá a opção do paciente poder compartilhar a localização dele pelo aplicativo de troca de mensagens e a atendente virtual vai oferecer a clínica mais próxima do paciente.

Caso #1 – Seu estabelecimento possui apenas uma unidade física

Por padrão, já haverá uma unidade cadastrada. Clique no ícone do lápis destacado na imagem a seguir para editar esta primeira unidade.

Ao clicar no ícone do lápis, você verá um formulário solicitando os seguintes dados:

Nome da unidade ou filial

Digite aqui o nome da unidade ou filial.

Caso você possua apenas uma unidade, digite o nome da sua unidade especificando local ou não.

Por exemplo: Clínica dos olhos, ou Clínica dos olhos de São Paulo.

CEP

Digite o CEP desta unidade.

País

Digite o país onde se encontra esta unidade.

Estado

Digite o estado onde se encontra esta unidade.

Cidade

Digite a cidade onde se encontra esta unidade.

Nome da Rua

Digite o nome da rua onde se encontra esta unidade.

Número

Digite o número onde se encontra esta unidade.

Complemento

Digite o complemento onde se encontra esta unidade.

Fuso Horário

Digite o fuso horário da região onde se encontra esta unidade. Caso não apareça o fuso horário exatamente da sua cidade, procure a cidade que tenha o mesmo fuso horário que a sua.

Atenção para o fato de que algumas cidades do país obedecem o horário de verão em um período do ano, outras não. Se a sua cidade obedece o horário de verão e não se encontra na lista, marque o fuso horário de uma cidade que também obedeça o horário de verão.

Telefone da unidade ou filial

Digite o telefone desta unidade ou filial.

Email da unidade

Digite o e-mail desta unidade ou filial.

Planos de Saúde aceitos por esta unidade

Se for o caso, selecione aqui os planos de saúde que esta unidade aceita.

Os planos de saúde que são aceitos pelas unidades devem ser primeiro adicionados no campo de planos de saúde aceitos pela sua empresa, no menu “Minha empresa”.

Salvar

Lembre-se sempre de clicar no botão “Atualizar unidade” ou  “Salvar” ao terminar de preencher o formulário.

Observação: apesar de não serem obrigatórias, é muito importante que você preencha todos estes dados corretamente porque no final da consulta é enviado um mapa para o paciente onde mostrará exatamente a sua localização baseado nos dados que você inseriu neste formulário.

Caso #2 – Seu estabelecimento possui vários pontos físicos

Se você possui mais de um ponto físico da sua rede de clínicas, além de precisar fazer todo o procedimento descrito no Caso #1, você precisa inserir as demais unidades.

Clique no botão “Adicionar unidade”.

O procedimento em seguida é exatamente idêntico ao já explicado no caso #1 deste documento, porém segue algumas observações importantes:

Nome da unidade ou filial

No campo “Nome da unidade ou filial”, Você pode diferenciar as suas vários unidades por bairro, região ou cidade onde se encontra a clínica.

Alguns exemplos que você pode usar como base:

1 – No caso de haver várias unidades em uma mesma cidade, você pode nomear suas unidades das seguintes formas:

• Por bairro: Clínica dos olhos Tatuapé, Clínica dos olhos Vila Mariana, etc.
• Por região: Clínica dos olhos da Zona Norte, Clínica de olhos da Zona Sul, etc.

2 – No caso de haver várias unidade em várias cidades do país, você pode segmentar suas unidades por cidade ou por cidade e bairro;

• Por cidade: Clínica dos olhos de Natal, Clínica de olhos de São Paulo, etc.
• Por cidade e bairro: Clínica de olhos de Natal Tirol, Clínica de olhos de Natal Ponta Negra, Clínica de olhos de São Paulo Tatuapé, Clínica de olhos de São Paulo Vila Mariana, etc.

Os demais campos são auto-explicativos, se tiver dúvidas, veja o que foi explicado neste artigo para o caso #1 ou entre em contato conosco.

Salvar

Lembre-se sempre de clicar no botão “Salvar” ao terminar de preencher o formulário.

Repita o procedimento para todas as unidades.

No menu “Pagamentos” você terá acesso a tudo relacionado ao seu pagamento, podendo escolher o seu plano, comprar créditos extras, alterar os dados de pagamentos, acessar a sua fatura do pagamento e acessar os seus históricos.

A seguir vamos explicar cada uma das abas superiores deste menu e seus respectivos campos.

Dados

Esta aba é totalmente auto explicativa. Apenas insira os dados pedidos.

Caso tenha alguma dúvida, passe o mouse sobre interrogação preta para uma descrição mais detalhada de cada um dos campos.

Plano

Na aba “Plano”, escolha o plano que mais se adequa a sua necessidade e clique no botão abaixo para escolhê-lo.

Nesta mesma aba, você consegue acessar sempre a sua fatura (a ser paga via boleto ou cartão), no passo três da imagem abaixo. É uma alternativa caso o email não esteja chegando na sua caixa de entrada.

Comprar créditos

É nesta aba que você pode comprar créditos extras caso o seu robô esteja próximo de atingir o limite do plano contratado e você não queira que ele pare de funcionar.

Histórico de compras e Histórico de uso

Estas abas são tabelas mostrando os históricos de pagamentos e o histórico de créditos em determinadas datas.

Ao clica no menu “Relatórios”, abrirá a seguinte tela:

Aqui você ficará sabendo das principais métricas do seu robô de auto-atendimento e os resultados que ele está te gerando.

Além disso, este menu é fundamental de ser monitorado semanalmente (ou pelo menos mensalmente) para que o seu robô de atendimento fique cada vez mais inteligente.

Explicaremos cada uma deste indicadores e tabelas a seguir.

Indicadores

Número de atendimentos

Número total de atendimentos feitos pela sua secretária robô.

Finalizamos um atendimento e o contabilizamos quando o usuário deixa de falar com o robô por 10 minutos.

Usuários únicos atendidos

Número de indivíduos que entraram em contata com a sua secretária robô.

Caso este usuário interaja mais de uma vez com o robô em um mesmo mês, ele será contabilizado apenas como 1 usuário, apesar de ter contabilizado vários atendimentos.

Usuário únicos que agendaram consultas

Número de indivíduos que realizaram o agendamento com a sua secretária robô.

Taxa de conversão de usuários

Quantidade de “Usuários únicos que agendaram consultas” dividido pela quantidade de “Usuários únicos atendidos” em percentual.

Taxa de satisfação com o atendimento

Percentual sobre o total dos clientes que responderam “Sim” para o robô quando perguntado se tiveram seu problema resolvido na etapa de avaliação do atendimento.

Nota média de atendimento

Nota média dada pelos usuários para o atendimento feito pela secretária robô na etapa de avaliação do atendimento. Pode variar de 0 a 10.

Tempo médio de comunicação do cliente com a sua secretária robô 

A média de tempo que as interações entre clientes e a sua secretária robô levam.

Tabelas

Últimas mensagens não entendidas pela secretária robô

Esta tabela lista as mensagens que os clientes enviaram para a sua secretária robô e ela não entendeu.

É muito importante analisá-las para melhorar a experiência dos futuros usuários que interagirem. Com este feedback você pode melhorar as suas “Perguntas frequentes” e sua inteligência artificial.

Por exemplo: Se você vir que muitas pessoas perguntam sobre preço de prótese e o seu robô ainda não entende e não tem uma resposta para isso, você pode configurar uma resposta no menu “Perguntas frequentes”.

Últimos comentários de avaliação de atendimento

Esta tabela lista os feedbacks que os clientes deixaram na etapa de avaliação do atendimento.

É muito importante analisá-las para melhorar a experiência dos futuros usuários que interagirem. Com estes feedbacks você pode melhorar as suas “Perguntas frequentes” e sua inteligência artificial.

Por exemplo: Se você vir que alguns usuários deixam o feedback que o robô não soube responder o preço de um procedimento de canal dental, é recomendável que você configure uma resposta no menu “Perguntas frequentes” sobre preço do canal dental.

Relatórios

Ao rolar a tela mais para baixo, há alguns relatórios que podem ser gerados no espaço destacado na imagem.

Digite a data inicial e a data final do período que você deseja analisar os dados.

Deixe selecionados os relatórios que você deseja analisar.

e clique no botão “Gerar”.

Tipos de relatórios

Marcações no período total, marcadas, confirmadas e canceladas

Tabela e gráfico em formato de pizza que mostram as quantidades e os percentuais de agendamentos no período escolhido. Classifica nas categorias: marcações, confirmações e cancelamentos.

Distribuição das marcações por dia da semana

Tabela e gráfico em formato de pizza separando as quantidades e os percentuais de agendamentos no período escolhido por dias da semana.

Distribuição das marcações por horários

Tabela e gráfico em formato de pizza separando as quantidades e os percentuais de agendamentos no período escolhido por intervalos de horários.

Ao clicar no menu “Respostas automáticas” será apresentada a seguinte tela:

Respostas automáticas no Instagram

Caso a opção de “Respostas automáticas no Instagram” não apareça na sua tela, é preciso que você faça este procedimento.

É importante frisar que esta funcionalidade apenas responde ao comentário, mas não envia mensagens via inbox pelo Direct (mensageiro do Instagram) e nem pelo Messenger (mensageiro do Facebook).

O objetivo principal é que você responda com uma mensagem com o link que o leve a entrar em contato com o seu robô do messenger do Facebook ou a entrar em contato com a sua clínica de alguma forma.

Mostraremos a seguir como você deve configurar e uma sugestão de mensagem.

Clique em adicionar uma resposta no Instagram.

Será aberta a seguinte tela:

Você pode personalizar a mensagem conforme desejar, a sugestão de mensagem padrão no comentário é: Oi! Obrigado pelo seu comentário. Se quiser tirar dúvidas ou marcar um horário, entre em contato via https://m.me/<nome da sua página>

Esta mensagem teria o objetivo de levar a pessoa que comentar a interagir com o seu atendimento automático do Facebook Messenger.

A partir daqui você tem duas escolhas: Ativar as respostas automáticas em todos os posts (deixando marcada a caixa de “Todas as publicações”) ou ativá-la apenas em algumas postagens do instagram, clicando no botão azul “Adicionar publicações” e selecionando os posts desejados.

Lembre-se sempre de clicar no botão “Salvar” ao término de suas configurações.

Resposta automáticas no Facebook

Clique no botão “Adicionar” e aparecerá o seguinte formulário:

Publicações

Vamos dividir esta configuração nos dois casos a seguir:

Caso #1 – Respostas automáticas para publicações que postei direto na minha página

Clique no botão “Adicionar Publicações”.

Selecione as publicações que aparecem na tela que você deseja programar uma resposta automática. Mais de uma publicação poderá ser selecionada, observe que no exemplo a seguir nós selecionamos duas publicações.

Ao terminar de selecionar todas as publicações, role a barra de rolagem até o final e clique em “Adicionar Publicações selecionadas”. Caso queira selecionar outras publicações mais antigas, clique em “Carregar mais posts” até encontrar a publicação e selecione-a.

Caso não apareça nenhuma publicação nesta tela, provavelmente você tem que voltar para integrar a sua página do Facebook no menu “Contas integradas”.

Se você já integrou a Cloudia a sua Página do Facebook e a publicação que você quer configurar não aparece para ser selecionada, provavelmente é porque você criou esta publicação diretamente pelo Gerenciador de anúncios (também conhecido como dark post). Siga para o caso #2.

Existe também a possibilidade de você já configurar uma resposta automática para uma publicação onde você programou (agendou), mas ainda não foi publicada na sua página. Nesse caso, siga para o caso #3 deste post.

Caso deseje que as Respostas automáticas configuradas apenas uma vez funcione automaticamente para todas as suas publicações do Facebook e inclusive para as futuras que forem postadas, basta marcar a opção “Todas as publicações”.

Caso #2 – Respostas automáticas para publicações que criei pelo Gerenciador de anúncios (Dark Post)

Clique no botão “Adicionar Publicações”.

Neste caso, você precisa pegar o endereço da publicação criada. Um dos procedimentos para descobrir este endereço é o seguinte:

Abra outra janela ou guia no seu navegador e abra o Facebook.

No canto superior direto da tela clique  na seta para baixo e depois clique em “Gerenciar anúncios”.

Caso você tenha mais do que uma conta de anúncio, selecione a conta de anúncio que você criou o dark post.

Va na aba “Anúncios”, selecione a caixa do anuncio que você deseja colocar a resposta automática e clique em prévia (veja este passo a passo na ordem na imagem a seguir).

Na tela que abrir, clique no ícone de previa e depois em “Publicação do Facebook com comentários” destacados na imagem a seguir.

Copie o endereço da página que abrir no seu navegador.

Voltando para a sua área de membros da Cloudia, na seção de “Adicionar Publicações”, cole o endereço que você copiou no passo anterior no campo “Adicione uma publicação pela URL” e clique no botão “Adicionar”.

Lembre-se agora de selecionar o post que você acabou de adicionar. O post ficará destacado na cor verde conforme imagem a seguir.

Caso queira deixar as mesmas respostas para outros dark posts, faça o mesmo passo a passo. Você pode inclusive adicionar e selecionar mais de um dark post para uma mesma resposta automática.

Ao terminar de selecionar todas as publicações, role a barra de rolagem até o final e clique em “Adicionar Publicações selecionadas”.

Todos os comentários deixados nestas publicações serão respondidos automaticamente pela sua secretária robô (em nome da sua pagina) com as mensagens que te explicarei após o caso #3.

Caso #3 – Respostas automáticas para publicações que programei (agendei), mas ainda não foi publicada

Clique no botão “Adicionar Publicações”.

Neste caso, você precisa pegar o endereço da publicação criada. Um dos procedimentos para descobrir este endereço é o seguinte:

Abra outra janela ou guia no seu navegador e abra o Facebook.

No canto superior direto da tela clique na Página de seu estabelecimento.

Procurei pela publicação programada, normalmente fica logo abaixo do espaço aonde você escreve suas publicações diretas, logo após a sua imagem da capa.

Clique na publicação programada onde você deseja criar uma resposta automática.

Aparecerá uma prévia da sua publicação programada. Clique na seta indicada na figura.

Copie o endereço desta imagem, excluindo os caracteres que aparecem da última barra “/” em diante (exclua inclusive esta última barra também).

Por exemplo, se o endereço que abriu no seu navegador é: https://business.facebook.com/cloudiabot/photos/p.1089538334523064/1089538334523064/?type=3&theater

Copie apenas o trecho: https://business.facebook.com/cloudiabot/photos/p.1089538334523064/1089538334523064

Voltando para a sua área de membros da Cloudia, na seção de “Adicionar Publicações”, cole o endereço que você copiou no passo anterior no campo “Adicione uma publicação pela URL” e clique no botão “Adicionar”.

Lembre-se agora de selecionar o post que você acabou de adicionar. O post ficará destacado na cor verde conforme imagem a seguir.

Caso queira deixar as mesmas respostas para outros dark posts, faça o mesmo passo a passo. Você pode inclusive adicionar e selecionar mais de um dark post para uma mesma resposta automática.

Ao terminar de selecionar todas as publicações, role a barra de rolagem até o final e clique em “Adicionar Publicações selecionadas”.

Todos os comentários deixados nestas publicações serão respondidos automaticamente pela sua secretária robô (em nome da sua pagina) com as mensagens que te explicarei nos próximos tópicos.

Resposta no comentário

Digite aqui a mensagem que você deseja que seja deixada automaticamente pela sua secretária robô (representando a sua página) quando alguém deixar um comentário nas públicações selecionadas.

Esta mensagem aparecerá nas próprias publicações selecionadas, logo abaixo do comentário da pessoa conforme exemplo em destaque da imagem abaixo.

Ativar resposta automática em comentário

Deixe este campo DESMARCADO se você quiser que a “Resposta no comentário” explicado no item anterior NÃO funcione.

Mensagem no chat

Digite aqui a mensagem que você deseja que seja enviada automaticamente via chat (Facebook Messenger) pela sua secretária robô (representando a sua página) quando alguém deixar um comentário nas públicações selecionadas.

Exemplo:

Ativar contato automático por chat

Deixe este campo DESMARCADO se você quiser que a “Mensagem no chat” explicado no item anterior NÃO funcione.

Salvar

Lembre-se sempre de clicar no botão “Salvar” ao término de suas configurações.

Considerações finais e dicas práticas avançadas

Configure para que a secretária virtual peça o telefone inicialmente e prossiga na marcação de consulta. Assim, você fica com o telefone daqueles clientes que não conseguirem marcar a consulta ou tirar suas dúvidas e pode ligar ou contata-los de outra forma.

Ao criar um post, programe para ser publicado em uma data futura para termos tempo de configurar a secretária robô Cloudia para responder automaticamente desde o momento que for veiculado.

Provavelmente a nossa equipe já fez e configurou a sua Google agenda e te passou as informações de como acessá-la, portanto não é necessário  que você crie e nem configure do zero a Google agenda. Pule o parágrafo a seguir.

Mas caso você queira criar outra agenda do zero, explicamos aqui como criar a agenda do Google.Depois de criada, é necessário que você configure a agenda do Google conforme explicamos aqui.

Após feitos os passos citados acima, vá para o menu “Tipos de consultas”, onde será apresentada a seguinte tela:

Selecione o profissional

Primeiramente selecione o profissional que você deseja adicionar o tipo de consulta clicando no campo da imagem abaixo.

Tipos de consultas

Para criar o seu tipo de consulta, clique em “Adicionar tipo de consulta”.

Será aberto o seguinte formulário:

Nome do tipo de consulta (ex. consulta, retorno, ortodontia)

Digite um nome para o tipo de consulta que o paciente pode marcar.

Exemplos: Consulta, retorno, plano, particular, manutenção de aparelho, implante, prótese, etc.

Duração desse tipo de consulta (em minutos)

Digite a duração média desse tipo de consultas em minutos.

Quantidade de pacientes que podem agendar em um mesmo horário

Se você atende os pacientes por hora marcada, mantenha o valor 1 neste campo.

Se você atende várias pessoas em um mesmo horário, você pode deixar este valor maior do que 1, conforme a sua necessidade.

Se você atende por ordem de chegada, coloque o número de pacientes que podem marcar em um mesmo intervalo de tempo.

Exemplos:

• Se você aceita até 10 pacientes das 8:00 às 12:00 por ordem de chegada, configure o tempo de consulta como 240 minutos (4 horas) e a “quantidade máxima de pacientes” como 10.
• Se você atende 4 pacientes por hora e não deseja que a sua secretária virtual apresente intervalos de 15 minutos da consulta para os pacientes, você pode escolher apresentar intervalos de 60 minutos (1 hora) para os pacientes e digitar “4” no campo “Quantidade de pacientes que podem agendar em um mesmo horário”.

Agenda do Google

Após feito o passo acima, você deve selecionar neste campo a agenda do Google deste profissional que você está adicionando o tipo de consulta. Clique sobre a seta na lateral direita do campo e se abrirão todas as agendas criadas

Caso não apareça nenhuma agenda, provavelmente é porque você não integrou a sua secretária robô com o Google ainda. Para isso, volte no menu “Contas integradas” e siga o procedimento que ensinamos aqui.

Marcador de horários na agenda

Já te ensinamos como você deve configurar a sua agenda do Google para se integrar com a Cloudia.

Após feito o passo acima, você deve digitar neste campo o nome do evento(ou marcador de horário) da Agenda do Google que você especificou no passo anterior onde a sua secretária virtual pode oferecer horários para este tipo de consulta.

É importante que você entenda que esta configuração é necessária para que a sua secretária robô identifique em quais horários é possível marcar este tipo de consulta a qual você está configurando.

Para saber como preencher o “Marcador de horários na agenda”, você tem que entrar na agenda que você escolheu para integrar no passo anterior para consultar o nome do evento. Clique em “Editar no Google Agenda” para consultá-la rapidamente.

Selecione apenas a agenda onde você deseja que o “tipo de consulta” seja agendado. Para isso você pode clicar nos 3 pontinhos “…” que aparece ao lado do nome da agenda e depois em “Exibir apenas esta”.

O nome de evento aparece logo na parte superior do evento que você criou. veja o destaque na imagem abaixo.

Clique no evento e copie este nome de evento exatamente como está escrito.

Cole-o no campo “Marcador de horários na agenda” da sua área de membros da Cloudia.

Obs.: Este procedimento só funcionará se você digitar o nome do evento (ou marcador de horários) exatamente igual como você digitou lá na Agenda do Google.

Unidade em que este tipo de consulta deve ficar disponível

Selecione a unidade em que o tipo de consulta deve ficar disponível.

Intervalo em que este tipo de consulta será oferecido

O padrão para este campo “De:” é que fique selecionado o “Agora”. Isso significa que o seu paciente fica livre para agendar qualquer horário a partir do momento agora.

Se você quiser que o seu paciente possa agendar a partir de amanhã, escolha 1 dia. Se você quiser que o seu paciente só possa agendar horários depois das próximas duas horas, escolha 2 horas. Se quiser que ele possa marcar em qualquer horário a partir do momento atual, mantenha selecionado “Agora”.

Já no campo “Até:”, o padrão é que fique selecionado o “7 dias”. Isso significa que o seu paciente fica livre para agendar qualquer horário a partir do momento que você escolheu no campo “De: ” anteriormente mencionado, limitado a agendar apenas até os próximos 7 dias, conforme imagem abaixo.

Arraste os círculos para alterar os limites do intervalo em que este tipo de consulta será oferecido para os pacientes.
Ao arrastar estes círculos, observe que a mensagem abaixo também é alterada.

Se você não quiser limitar a data futura, existe a opção de puxar o máximo o círculo para a direita até o campo intitulado de “Sem limite” conforme imagem abaixo, assim o paciente poderá agendar em qualquer data futura .

Opções Avançadas

Existem alguns campos que ficam ocultos no botão “opções avançadas” e vamos detalha-los a seguir:

Forma de pagamento para este tipo de consulta

Selecione uma das opções apresentadas:

• Exclusivamente particular
• Exclusivamente convênio
• Particular ou convênio

Oferecer horários sempre em botões

Deixe marcado este campo se você quiser que a secretária robô ofereça os horários em forma de botões. Neste caso, por limitações do Facebook Messenger, ela oferecerá no máximo 8 opções de horários aleatórios. Veja como ficaria a apresentação dos horários em forma de botões na imagem abaixo.

Recomendamos que deixe esta opção marcada, pois o fato de deixar os horários em forma de botões ajuda para que o seu cliente final tenha uma melhor experiência no atendimento.

Instruções de preparo

Preencha esse campo se você deseja informar ao paciente alguma instrução de preparo para esse tipo de consulta, ou simplesmente deseja imprimir uma mensagem personalizada quando este cliente fizer o agendamento deste tipo de consulta.

Algumas clinicas usam este campo também para imprimir o valor da consulta para o paciente.

O paciente vai receber essa mensagem no final do agendamento e também no lembrete da consulta.

Salvar

Clique no botão “Adicionar tipo de consulta” para finalizar.

Repita o procedimento para cada tipo de consulta que você deseja cadastrar para cada profissional.

Pergunta do tipo de consulta (se for o caso)

Este campo, apenas ficará disponível no caso de você ter mais de um tipo de consulta para o profissional selecionado no campo superior da tela.

Essa pegunta é enviada pela Cloudia para o paciente APENAS quando este profissional tem mais de um tipo de consulta cadastrado.

Crie diferentes tipos de consultas especialmente para casos onde as consultas possuem diferentes durações ou diferentes horários disponíveis.

Se necessário, explique melhor neste campo os tipos de consultas que o paciente pode marcar com este profissional.

Segue um exemplo de mensagem que pode ser digitada neste campo destacada com o contorno vermelho. Perceba que esta mensagem aparece logo após o paciente selecionar o profissional que deseja marcar consulta.

Lembre-se de clicar no botão “Salvar Mensagem” sempre que alterá-la.

Caso de um mesmo profissional que atende em mais de uma unidade

Nestes casos, por favor leia este artigo para entender como configurar.

Quando a sua assistente virtual manda a primeira mensagem, fica disponível para o seu paciente o botão “tirar dúvidas”. É justamente aí que entram os botões de dúvidas e suas respectivas respostas da seção de “Perguntas Frequentes”.

Para configurar a sua sessão de “Perguntas Frequentes” na Área de membros da Cloudia, por favor siga o procedimento a seguir.

Veja um exemplo de configuração no vídeo abaixo e depois continue lendo para configurar o seu chatbot.

Procedimento passo a passo

O menu “Perguntas frequentes” contempla a seguinte tela.

Vamos explicar cada um dos campos deste menu a seguir.

Mensagem inicial

Por padrão a cloudia apresenta o texto “A sua dúvida está relacionada com qual dos aspectos abaixo?”

Você pode altera-lo preenchendo o Campo de “Mensagem Inicial” com o texto que você deseja que seja mostrado assim que o paciente clicar no botão “tirar dúvidas” da sua assistente virtual. Neste exemplo em que não editamos a mensagem padrão, a sua secretária robô apresentará a seguinte mensagem:

Palavras-chave e sinônimos

Para tornar o seu atendimento automático mais inteligente e poderoso, você vai ter que cadastrar palavras-chave e seus respectivo sinônimos para que, quando detectadas em alguma afirmação do paciente, a Cloudia o direcione para a resposta correta.

Você irá aprender como ligar cada palavra chave e seus sinônimos a uma resposta nos próximos passos.

Por enquanto apenas cadastre as palavras-chave mais importantes que você deseja que, quando detectada em uma mensagem do paciente, leve a alguma resposta que você vai configurar nos proximos passos.

Para adicioná-las, clique no botão Azul “+Adicionar”.

Esta dica é importante porque no final deste post vamos te passar sugestões das principais palavras-chave já com diversos sinônimos ao lado para facilitar a sua configuração. Você vai observar que os diversos sinônimos estarão separados por “;” para que você apenas copie-os e cole-os no campo de sinônimos apenas uma vez.

Depois de criada a palavra chave com seus sinônimos, chegou a hora de atrela-la à resposta correspondente a quando for detectado um texto com esta palavra chave e seus sinônimos.

Dúvidas, respostas e Palavras-chave

Agora vamos criar os botões do menu “tirar dúvidas”, as respostas que serão apresentadas aos pacientes ao se clicar em cada botão e indicar as palavras-chave que devem levar a cada uma destas respostas.

Clique no botão “Adicionar nova dúvida e resposta e palavras-chave” para adicionar este conjunto no primeiro nível.

Será aberta a seguinte tela:

O campo “Tópico (botão)” corresponde ao texto do botão que será apresentado ao paciente no chat, depois que ele clicar em “Tirar dúvidas”. Este campo é limitado pelos próprio aplicativo de troca de mensagens a ter até 20 caracteres.

O campo “Imagem da resposta” é opcional, corresponde a uma imagem que você deseja apresentar quando alguém clicar no botão da dúvida referente a este tópico em específico. Caso não queira apresentar uma imagem na resposta, não escolha nenhum arquivo neste passo. Veja um exemplo de resposta para o paciente com imagem:

O campo “Mensagem da resposta” corresponde ao texto da resposta que será apresentada ao paciente no chat, quando ele clicar no botão do tópico correspondente. Evite mensagens muitos longas aqui.

O campo “Palavras-chave” corresponde às palavras-chave e seus respectivos sinônimos que você cadastrou no passo anterior, que você deseja que, quando detectada na mensagem do paciente pelo chat, leve o paciente à resposta que você acabou de cadastrar.

Por fim, clique no botão azul “Salvar”.

Adicionando Dúvidas, respostas e Palavras-chave no segundo e terceiro nível

Ao adicionar uma “Dúvidas, respostas e Palavras-chave” da forma que explicamos no passo anterior, você a está adicionando em um primeiro nível, ou seja, são os tópicos que aparecem lado a lado em forma de botões quando o paciente simplesmente clicar em “Tirar dúvidas”.

É possível cadastrarmos outros tópicos(botões)  com seus respetivos textos de respostas e palavras-chave dentro destes tópicos de primeiro nível.

Para isso, você tem que passar o mouse sobre a “Dúvidas, respostas e Palavras-chave” cadastrada e visualizar o botão com o simbolo de “+” na cor verde conforme imagem abaixo.

O procedimento de cadastro destas “Dúvidas, respostas e Palavras-chave” é idêntico ao procedimento para cadastro das mesmas no primeiro nível explicado anteriormente.

É possível ainda se cadastrar um terceiro nível, apenas mudando que você vai passar o mouse sobre um item de segundo nível para cadastrar um terceiro nível dentro deste.

Importante: A inteligência artificial apenas funcionará se forem ligadas palavras-chave às perguntas, funcionando inclusive nos demais passos do fluxo, onde a equipe Cloudia já treinou a sua secretária para entender mensagens como “Quero marcar uma consulta”, “Quero cancelar”, “Preciso agendar agora”, entre centenas de outras mensagens.

Muito cuidado: É fundamental que as palavras-chave e seus sinônimos sejam bem configurados para melhorar a experiência do paciente, caso contrário, pode inclusive piorá-la. Se tiver dúvidas, não hesite em pedir ajuda, pois esta configuração é crucial para o sucesso do seu chatbot.

Exemplo 1

Este é um passo a passo do exemplo do vídeo do incío do post.

Imagine uma clínica odontológica, onde os pacientes perguntam muito sobre preços, principalmente sobre os preços do implante e do aparelho.

Neste caso, deve ser cadastrada 3 palavras-chave (preço, aparelho e implante) com seus respectivos sinônimos. Ao cadastrá-las aparecerá o seguinte:

Agora vamos clicar em “Adicionar nova dúvida, resposta e palavras-chave” e criar no primeiro nível o Tópico “Preço/Valores”, da seguinte forma:

No segundo nível deste item, vamos cadastrar agora os tópicos “Implante” e “Aparelho” das seguintes formas:

Neste caso, ficaria a seguinte apresentação nos itens do “Dúvidas, respostas e Palavras-chave”:

Desta forma, se o usuário clicar no “Tirar dúvidas” e depois no botão de “Preço/Valores”, ou se o usuário simplesmente digitar algo como “Quais são os valores?”. Será impressa a resposta cadastrada no campo “texto” do item “Preços/Valores” e serão ainda apresentados os botões de segundo nível cadastrados “Implante” e “Aparelho”:

Se já no início da conversa, o usuário digitar algo como “Quero saber o preço do aparelho”, ele já deve cair na resposta cadastrada no item “Aparelho”. Da mesma forma, se ele digitar algo como “Quanto custa o implante?”, deve cair na resposta cadastrada no item “Implante”. Veja  as imagens a seguir:

Dicas extras e sugestões

#1 – Cadastre em “sinônimos” as mesmas palavras escritas da forma errada

Sempre cadastre as mesmas palavras e expressões com acento, sem acento e inclusive sendo digitadas de forma errada também. Já existe uma certa inteligência no nosso sistema que detecta entende algumas palavras digitadas pelos pacientes erroneamente, porém é interessante sempre escrever também as formas erradas que o pessoal pode digitar.

Infelizmente a taxa de erros gramaticais em chats é muito alta.

#2 – Dúvidas mais frequentes em estabelecimentos de saúde

Pela experiência de mais de 2 milhões de mensagens trocadas pelo sistema Cloudia e por sermos específicos para atendimentos em estabelecimentos da saúde, já constatamos que a maioria das dúvidas que os pacientes possuem são relacionadas aos seguintes tópicos:

Palavra-chave: serviços

Sinônimos: serviços; procedimento; serviço; servicos; servico; procedimentos; tratamentos; tipo de tratamento; tipos de tratamentos; tipo de tratamentos; tipos de tratamento; o tratamento; tratamento de; especialista

Palavra-chave: invisalign

Sinônimos: invisalight; invisalign; invisaligh; invisível; inivisíveis; invisivel; inivisiveis; invisiveu; invisiveo; invisives

Palavra-chave: lentes de contato dental

Sinônimos: lentes; laminados; lente; laminado; contato dental; faceta; facetas; fasseta; fassetas

Palavra-chave: canal

Sinônimos: canal; canais; microscópio; endodontia; endodôntico; canau

Palavra-chave: clínica geral

Sinônimos: cinica geral; clinico geral; revisão; clínica geral; clinica geral; clínico geral; limpeza; restauração;  restauracao; limpesa

Palavra-chave: botox

Sinônimos: botox; toxina botulínica; toxina botulinica; butox; botoz

Palavra-chave: Harmonização facial

Sinônimos: harmonização facial; hamonização; armonização; armonizacao; hamonizacao; harmonizar; harmizacao;

Palavra-chave: Especialidade medica:

nutri;especialidades;especialidade;Clinica Geral;Dermatologia;endocrinologia;Ginecologia;Nutrição;Obstetrícia;Pediatria;Urologia;Cardiologia;Gastroenterologia;Psiquiatria;Psicologia;Oftalmologia;Ortopedia;Medicina do Trabalho;espeacialidades;especialistas;cardiologista;Clínico geral;Endocrinologista;Dermatologista;Fonoaudiólogo;Ginecologista;Gastroenterologista;Neurologista;Ortopedista;Proctologista;Vascular;Psicólogo;Psiquiatra;Reumatologista;Urologista;espeacialidades;especialistas;gastro;oftalmo; oftalmologista;oculista;orto;Pneumologia;hematologia;infectologia;pneumologista;hematologista;infectologia;infectologista;pneumo;pneumopediatria;pneumopediatra;gastropediatria;gastropediatra;cardiopedriatra;cardiopedriatia;mastologista;mastologia;oncologista;oncologia;nutrólogo;reumatologia;geriatria;geriatra

Palavra-chave: Odontologia

odonto;odontologíca;dentista;odontologista;odontóloog;ododontólogo;odontologo

Palavra-chave: Medicina

médico;medicina;medico;medica;médica

Palavra-chave: Corpo clínica

corpo clínico;equipe;profissionais;médicos;medicos

Palavra-chave: Exames

exame;exames;ezame;ezames;exami;izame;ixame;ixami;isame;izame

Considerações finais

É possível cadastrar até 8 botões em cada nível e é possível criar até 3 níveis de botões com tópicos e respectivas respostas.

É possível escrever apenas até 20 caracteres em cada botão de “Tópico” e até 320 caracteres em cada “texto” de resposta.