Dicas sobre como trabalhar remotamente na quarentena

De acordo com especialistas de Harvard, a pandemia da COVID-19, a doença causada pelo novo Coronavírus, tende a mudar diversos âmbitos da forma como fazemos e gerimos nossos negócios

Pela extrema necessidade de quarentena, as empresas precisam adaptar a forma como operam e a melhor opção é o trabalho remoto.

Como é uma forma diferente de trabalhar, novos desafios (e muitas facilidades também) surgem na gestão de um negócio. Nesse artigo vamos trazer ferramentas e ideias de como manter e possivelmente aumentar a produtividade trabalhando estritamente de casa.

A Cloudia tem sua equipe inteiramente trabalhando de forma remota desde sua fundação, e essa forma de trabalhar está enraizada em nossa cultura. Assim como esses tempos exigem, essa cultura se baseia em dois pilares para dar certo e ser eficiente: comunicação e organização.

Comunicação

Seja presencialmente ou à distância, é difícil manter a produtividade de uma empresa se as ideias, objetivos e tarefas não estiverem bem alinhadas com todos os envolvidos.

Um meio de comunicação em geral muito utilizado é o WhatsApp, porém não o recomendamos para comunicação interna da empresa, pois ele acaba misturando comunicação de cunho pessoal com as de cunho profissional, levando à perda de foco. 

Algumas ferramentas propiciam a criação de “canais” (como se fossem grupos do WhatsApp) para dividir a comunicação da empresa por assunto ou setores. Excelentes opções para isso são os aplicativos Slack, Discord, Microsoft Teams, Rocket.chat, entre outras. Aqui na Cloudia, utilizamos o Slack. Muitas startups que conhecemos também usam e recomendam muito o Discord e o Microsoft Teams.

Além dessa organização da comunicação por texto, algumas delas propiciam a possibilidade de chamada por voz em grupo e muitas outras funcionalidades pensadas para a comunicação interna de empresas.

É importante também manter rituais de reuniões para alinhar os objetivos e tarefas. Para isso, diversas ferramentas de videoconferência são disponíveis gratuitamente. Entre elas:

Aqui na Cloudia utilizamos os 3 primeiros.

Utilizamos o Google Meet para reuniões que envolvem toda a equipe, aproveitando a funcionalidadede gravação das reuniões disponibilizada a todos os clientes do GSuite,  a ferramenta corporativas do Google, que custa aproximadamente U$6,00 por usuário no plano mais barato, até junho de 2020.

Utilizamos o Whereby para reuniões pontuais. O Whereby disponibiliza um plano gratuito para fazer reuniões com até 4 pessoas por sala virtual. Cada sala virtual consiste em um endereço whereby.com/<sua_sala>, onde “<sua_sala>” é simplesmente um nome de usuário escolhido pelo usuário. Cada membro da nossa equipe tem a sua própria sala virtual no Whereby e sempre que precisamos fazer reuniões rápidas, utilizamos esta ferramenta.

Já o Jitsi é uma ferramenta robusta e gratuita de videconferência que facilita a gravação de reuniões e a realização de lives (transmissões ao vivo) diretamente no Youtube. Nós utilizávamos muito o Jitsi para gravar as nossas reuniões diretamente no nosso canal do Youtube. As gravações das reuniões são muito úteis especialmente quando algum membro não pode participar da reunião no horário marcado ou quando alguém esquece uma informação e precisa consultar a reunião para relembrá-la.

É importante ressaltar que, principalmente para funções que exigem mais foco e criatividade, como desenvolvimento de software, design, etc., é muito importante que se consiga desligar temporariamente dos meios de comunicação em intervalos mínimos de 25 minutos, para que não hajam interrupções desnecessárias com mensagens que podem ser lidas depois.

 

Organização

Para a empresa

A centralização de informações relacionadas às operações da empresa são essenciais para diminuir os ruídos na comunicação e aumentar a eficiência.

Para armazenamento na nuvem de documentos em geral, apresentações e planilhas, os pacotes de ferramentas office são as ferramentas mais adequadas. Dentre elas estão Google Docse Office 365, que possuem funcionalidades de colaboração em tempo real, restrição de compartilhamento de arquivos para apenas grupos seletos, entre outros. Para simplesmente armazenamento de arquivos em geral também há o Dropbox, Google Drivee OneDrive.

Para organização de tarefas e objetivos, pode-se utilizar planilhas no Google Docsou Office 365, mas elas acabam sendo pouco versáteis e há soluções melhores com esses casos de uso específicos em mente, como:

Para informações que envolvem estrutura da empresa, onboarding, guias de ação no suporte a clientes, Wiki da empresa, documentações de software (se for o caso), anotações essenciais e atas de reuniões pode-se utilizar ferramentas com esse propósito, como:

Nesse momento onde toda a economia está mudando, os produtos têm que ser repensados e organização de possíveis reuniões de ideias e brainstorming podem ter como aliadas algumas ferramentas como:

Para as finanças e contabilidade, além das boas e conhecidas planilhas, existem outras ferramentas que auxiliam o trabalho feito de casa:

Também recomendamos ferramentas que sejam práticas no uso do dia a dia para tirar prints da tela ou para gravação de vídeos por exemplo gravando tutoriais ou treinamentos, para seus colegas e para os clientes, compartilhando a tela do seu computador. Algumas excelentes ferramentas para isso são:

  • Loom  –  extensão do Google Chrome para gravar vídeos tutoriais compartilhado a sua tela)
  • ShareX  –  ferramenta para tirar prints, gravar vídeos, criar gifs, etc no windows)
  • Lightshot   –  ferramenta para tirar prints, gravar vídeos, criar gifs, etc no MAC ou windows)

Para a organização de projetos, também é importante que a empresa utilize alguma metodologia para organizar a forma como os projetos irão evoluir semana após semana. Na Cloudia utilizamos o SCRUM, metodologia ágil aplicada a projetos de software. Este vídeo explica de forma muito resumida como funciona o SCRUM: https://youtu.be/XfvQWnRgxG0 .

As reuniões para a organização do trabalho seguindo a metodologia SCRUM ajudam muito as equipes remotas (inclusive a nossa) a ganhar produtividade e criar compromisso.

Compartilhando o nosso caso específoc, todos os dias úteis pela manhã temos uma reunião com a participação de toda a equipe.

Na segunda-feira, essa reunião é mais longa e dura 1 hora, das 09:00 às 10:00. Na primeira metade desta reunião, todos os membros da equipe reportam o que fizeram na semana passada (Sprint Review). Na segunda metade, planejamos como vai ser a nossa semana (Sprint Planning). Compartilhar com toda a equipe as suas atividades cria um senso de responsabilidade que é muito positivo para a produtividade de todos, inclusive você mesmo.

Nos demais dias da semana, fazemos reuniões curtas, conhecidas na metodologia como daily scrums, das 09:00 às 09:20. Nessa reunião, todos do time reportam o que fizeram ontem e o que planejam fazer hoje. Além disso, se eles precisam de ajuda com alguma tarefa que eles são responsáveis, eles reportam isso para a equipe inteira e outros membros podem o ajudar nessa tarefa. O ideal, para manter essa reunião curta, é que todos usem 1 minuto para falar o que fizeram ontem e mais 1 minuto para o plano para hoje. Se precisar entrar em detalhe sobre alguma tarefa em específico, deixa para marcar uma reunião mais detalhada para depois.

Para os colaboradores

Além da estrutura da própria empresa, o trabalho remoto também tem desafios individuais a serem superados. 

Os colaboradores devem se adaptar a uma nova mentalidade, que exige, mais do que nunca, características como responsabilidade, foco e boa gestão de tempo. Afinal, estar em um ambiente confortável como o do próprio lar pode dificultar nossa saída da zona de conforto.

Para ajudar no foco e gestão de tempo, existem técnicas como time blocking  e pomodoro. E para efetivar o uso dessas técnicas, pode-se usar ferramentas como Google Calendar, Pomotodo, Pomodoro One, Focus BoostereToggl.

Além disso, é necessário que a pessoa tenha a distinção psicológica de quando o trabalho começa e de quando termina. 

Alguns fatores no ambiente ajudam nisso, como por exemplo a separação de um cômodo específico para o trabalho, um escritório em casa. Outras dicas são manter uma horário inicial pontual para iniciar o trabalho e se vestir com roupas que você costuma vestir quando você trabalha fora de casa, para que o corpo e mente se adaptem ao “modo trabalho”.

Por fim, na hora de se desligar do trabalho também é importante exercer atividades saudáveis e que gostamos, como praticar exercícios físicos, ler livros e cozinhar.

Trabalhadores Autônomos

Em tempos de possível crise econômica, é possível que muitas pessoas optem ou sejam obrigadas por necessidade financeira, a trabalhar prestando serviços de forma autônoma. Existem diversas ferramentas que facilitam a busca de oportunidades, como:

Conclusão

A forma remota de trabalhar já era uma tendência forte antes mesmo da pandemia do coronavírus (COVID-19), principalmente nas áreas relacionadas a desenvolvimento de software e a produtos digitais. E agora que essa mudança brusca aconteceu, o trabalho remoto se tornou a forma mais viável de trabalhar, sendo essencial que as empresas adotem essa cultura ao menos parcialmente.

Para os colaboradores, é uma forma nova de trabalhar e de ter mais controles sobre suas vidas, tendo mais tempo para sua família, evitando trânsito e os estresses da comutação para um escritório, mas que também possui seus desafios.

Como esse assunto lida com os alicerces da empresa, há muito a se entender e estudar a respeito, portanto deixamos aqui links para artigos e páginas que tratam o assunto com mais abrangência:

 

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