Como divulgar o seu novo canal para tirar dúvidas e marcar consultas dos pacientes

“Ok, achei a assistente virtual Cloudia fantástica, mas como vou fazer com que meus pacientes marquem a consulta por este novo canal?”

Esta é uma dúvida que muitos de nossos potenciais clientes têm e este post foi escrito justamente para darmos o caminho para você ter sucesso ao assinar a Cloudia.

Segue o passo a passo.

Importante: Se precisar da ajuda de um consultor para fazer tudo isso, solicite aqui.

#1 – Envie um email para a sua base de pacientes

Primeiramente, envie um email para todos seus atuais pacientes conforme este modelo de email a seguir.

Obs.: lembre-se de personalizar as passagens em negrito sinalizadas entre <> colocando os seus dados.


Olá, aqui é <seu nome>, tudo bem?

Espero que esteja tudo ótimo. 🙂

Em primeiro lugar, gostaria de agradecer a confiança depositada no nosso consultório.

Envio este email porque gostaria de anunciar que estou com um novo canal onde vocês podem marcar consultas e tirar dúvidas 24 horas por dia, inclusive nos fins de semana.

Para utiliza-lo basta que você envie uma mensagem para a nossa página no Facebook: <facebook.com/suapagina>

Aproveite para já curtir a página agora, daí fica mais fácil para você me achar quando precisar. 😉

É possível também entrar em contato diretamente pelo aplicativo Facebook Messenger do seu smartphone, você só precisa procurar pelo usuário  <@suapagina> no campo de pesquisa.

Ou simplesmente clique no link <https://m.me/suapagina>.

Através da Cloudia, você pode marcar, verificar e cancelar consultas, tirar dúvidas e receberá lembretes das suas consultas 1 dia antes da data marcada.

Gostou da novidade?

Espero que sim!

Tenha um excelente dia.

<Sua assinatura com seu nome, site e página do facebook>


Para saber o link de sua página do Facebook é muito fácil . Siga o passo a passo desse post aqui.

O link para o seu Messenger tem o formato m.me/suapagina.

Por exemplo:

  • Link da fanpage da Cloudia: http://www.facebook.com/cloudiabot
  • Link para o Messenger da Cloudia: http://m.me/cloudiabot

Atenção: divulgue a sua página do Facebook e NÃO o seu perfil pessoal do Facebook.

Você não tem os e-mails dos pacientes?

Recomendo fortemente que você sempre colete este dado de seus pacientes, pois este ainda é um importantíssimo canal de comunicação usado em todo o mundo para atingir várias pessoas ao mesmo tempo e de uma forma muito simples.

Se você acha que ninguém mais usa e-mail, pasme com esse dado divulgado no blog iMedicina que indica que 80% dos pacientes abrem o e-mail enviado pelo seu profissional da saúde.

Se você ainda não é assinante da assistente virtual Cloudia, você terá que ter esse trabalho manual.

Se você já possui a Cloudia, não se preocupe, ela pode coletar automaticamente os e-mails dos seus pacientes, desde que você a configure para tal.

#2 – Saiba usar o poder do Whatsapp

Provavelmente os números de celulares que você cadastra no seu sistema ou na planilha dos seus pacientes são os números de seus respectivos Whatsapps.

Para divulgar para os seus pacientes pelo Whatsapp existem dois casos:

– Os seus pacientes já têm o seu número de WhatsApp cadastrado nas agendas dos smartphones deles

Neste caso, fica muito mais simples pois você só precisa aprender a criar uma lista de transmissão pelo whatsapp e enviar uma única mensagem que vai chegar a todos de uma única vez através da funcionalidade “lista de transmissão”.

Aprenda a usar a funcionalidade “lista de transmissão” do Whatsapp aqui.

O risco que você corre fazendo dessa forma, é que os pacientes que não têm o seu número de telefone salvo nas agendas dos smartphones deles não vão receber essa mensagem e você não tem como saber se ele recebeu ou não, pois você não tem como ter certeza que eles têm o seu número salvo nas agendas deles.

Por esse motivo, sugiro fortemente que você siga para a próxima opção.

– Os seus pacientes NÃO  têm o SEU número de WhatsApp cadastrado nas agendas dos smartphones deles

Nesse caso, cadastre ou peça para alguém cadastrar todos os números de seus pacientes na agenda do seu smartphone com Whatsapp.

Você terá que cadastrar os contatos no seu smartphone de um em um manualmente.

Isso será bem trabalhoso, pois o whatsapp não facilita a importação desses contatos.

Atualização: Existe uma forma mais fácil de importar todos os contatos de uma vez só. Porém exige alguma conhecimento em excel. Basta você importar um arquivo csv do excel para o Gmail e depois sincronizar com o seu smartphone. Este post explica como fazer isso.

Dica: ao cadastrar o nome do paciente, sempre escreva a palavra “paciente” após o nome dele para identificar que ele é um paciente e para facilitar a localização das pessoas que são seus pacientes na sua agenda nos próximos passos que faremos. Você também pode usar outra palavra qualquer se preferir.

Por exemplo: você possui um paciente chamado Tiago Miranda, então cadastre o nome dele na sua agenda do Smartphone com Whatsapp com o nome de “Tiago Miranda Paciente”.

Daí, você pode pensar: “Isso vai dar muito trabalho! Vou ter que mandar mensagem para cada um dos meus pacientes individualmente?”

Resposta: não precisa não, poucas pessoas sabem disso e esse é o “pulo do gato” que vou te passar agora que vai te fazer economizar algumas horas. Existem duas formas de fazermos isso. A primeira a seguir é a mais prática e fácil.

1- Envie a mensagem que você deseja divulgar para o primeiro paciente e depois encaminhe para os demais

Primeiramente, elabore uma mensagem genérica legal que divulgue bem o seu novo canal.

Exemplo de mensagem:

“Olá, aqui é <Seu nome>, tudo bem? Estou enviando esta mensagem para te avisar que estou com um novo canal para marcação de consultas e tirar dúvidas: a minha página do Facebook <facebook.com/suapagina>. Basta curtir a página e nos enviar uma mensagem por lá. Você também pode mandar diretamente a mensagem para o meu Facebook Messenger pelo link <m.me/suapagina>. Um grande abraço.”

Obs.: lembre-se de personalizar as passagens em negrito sinalizadas entre <> colocando os seus dados.

Você também pode potencializar o efeito enviando um vídeo explicativo que você mesmo pode fazer gravando uma interação na tela do seu celular, parecido com este que fizemos:

(caso deseje ter acesso a esse vídeo para enviar aos seus paciente, por favor nos solicite pelo nosso Whatsapp).

Agora envie esta mensagem e o vídeo apenas para um de seus pacientes:

Pressione sobre esta mensagem por um tempo e selecione “encaminhar” (lembre-se de encaminhar também o vídeo).

 

Clique no ícone de envio.

 

Em seguida vai aparecer uma tela para que você selecione os seus contatos que você deseja enviar as mensagens selecionadas (mensagem e vídeo).

Nesta etapa, você pode digitar a palavra “paciente”(se você seguiu a instrução que citei anteriormente neste post) no campo de busca para filtrar apenas aquelas pessoas que são seus pacientes.

Após selecionados todos os pacientes que desejas enviar a mensagem, pressione “encaminhar”.

Pronto, você divulgou o seu novo canal de marcação de consultas para várias pessoas com poucos cliques.

Você pode fazer todo esse passo a passo também pelo computador através do Whatsappweb.

Se você já fez estes passos que acabei de citar, não precisa fazer o item 2 a seguir, pois faz a mesma tarefa, sendo por outro caminho.

2- User a API de compartilhamento pelo Whatsapp

Para essa divulgação, preparei um link especial com uma mensagem que você vai clicar no botão que te mostrarei mais adiante e já vai te redirecionar para o seu Whatsapp.

Atenção: isso só vai funcionar se você entrar no link que te passarei logo mais pelo seu smartphone que está com o Whatsapp instalado com os números de todos os seus pacientes cadastrados na agenda. Não vai ser possível personalizar a mensagem se você clicar no link pelo seu computador e enviar pelo WhatsappWeb ou por alguns smartphones com sistema Android. Recomendo que você continue lendo este post pelo pc, mas faça todo o passo a passo descrito pelo smartphone.

Para começar, escreva este link no seu navegador do smartphone:

cloudia.com.br/mensagemwhatsapp

Será solicitado para abrir a página no WhatsApp, clique em “Abrir”.

Em seguida vai aparecer uma tela para que você selecione os seus contatos que você deseja enviar a mensagem.

Nesta etapa, você pode digitar a palavra “paciente”(se você seguiu a instrução que citei anteriormente neste post) no campo de busca para filtrar apenas aquelas pessoas que são seus pacientes.

Como primeiro teste, selecione apenas 1 ou 2 pacientes para testar.

Após ganhar segurança confirmando o envio na primeira tentativa, repita o procedimento e agora selecione todos os seus pacientes que você deseja falar do seu novo canal de marcação de consultas e selecione o botão “enviar”.

Observação 1: Agora você vai ter a chance de editar o texto dessa mensagem. Então antes de enviar a mensagem, você tem que mudar os textos que estão entre os sinais <>.  Caso deseje, você pode personalizar a mensagem da forma que você quiser, essa mensagem é apenas uma sugestão.

Observação 2: Foi detectado que em alguns smartphones com android não é possível editar a mensagem. Sugiro me passar um email  para cloudia@cloudia.com.br com o seu nome e o link de sua página para que te enviaremos o link correto que você clicará para divulgar a sua assistente virtual para os seus pacientes.

Observação 3: No passo #1 deste post eu já te expliquei como você deve fazer para descobrir qual é o link da sua página do Facebook. Volte para lá se tiver dúvidas.

 

#3 – Divulgue nas suas redes sociais

Se você ainda não tem página nas principais redes sociais como Facebook e Instagram, procure fazer agora mesmo, pois você criará muitas oportunidades de ter mais pacientes.

Vou te explicar como você divulgará a sua assistente virtual nestas páginas.

Facebook

Escreva um post

Faça um post na página do facebook do seu consultório ou clínica e até na sua página pessoal divulgando a sua assistente virtual.

Poste uma imagem bem trabalhada do seu consultório ou que represente a profissão que você exerce.

Você pode copiar a imagem a seguir e postar no seu Facebook se não tiver uma melhor ou alguém que possa fazer a arte para você, inclusive fica mais interessante que você coloque também a sua logomarca.

Escreva no campo de mensagem junto à imagem algo do tipo:

“Olá pessoal, orgulhosamente anuncio o meu novo canal para marcar consultas e tirar dúvidas: a página do meu consultório no Facebook <facebook.com/suapagina>. Agende o seu horário no conforto da sua casa e até mesmo fora do horário comercial. Basta curtir a página e nos enviar uma mensagem por lá ok?  Você também pode mandar diretamente a mensagem para o meu Facebook Messenger pelo link <m.me/suapagina>. Seja atendido instantaneamente pela minha secretária virtual e marque a sua consulta em menos de 1 minuto. Um grande abraço.”

Outro exemplo que um de nossos clientes enviou é este:

exemplo-de-post-para-divulgar-chatbot

Impulsione seus posts

Para fazer tudo que te expliquei até agora,você não precisa pagar nada.

Porém, para ter resultados muito melhores, crie anúncios e os impulsione, segmentando adequadamente o seu público e automatizando tudo com a nossa funcionalidade de respostas automáticas.

Primeiramente aprenda a fazer uma publicação matadora que atraia novos clientes diariamente!

Depois impulsione esta publicação conforme este guia detalhado de como anunciar no Facebook.

Para impulsionar, você precisará pagar ao Facebook Ads. Com apenas R$100,00 você já pode começar a ter ótimos resultado!

Faça uma arte para a capa de sua página profissional do Facebook

Faça uma arte profissional para a capa da sua Página do Facebook que estimule os seus pacientes a enviarem mensagem e marcaram a consulta por ali mesmo.

Veja o modelo que disponibilizamos a seguir, você pode baixar e editar da forma que você achar conveniente, inclusive inserindo a sua logomarca e tirando a da Cloudia.

Se você não sabe como trocar sua imagem da capa, siga o passo a passo deste post aqui.

Também escrevemos aqui um artigo de ajuda sobre as Configurações iniciais da sua página profissional do Facebook para ficar mais atrativa.

Convide os seus amigos para curtirem a sua página do Facebook

Se você ainda não tem uma página profissional no Facebook, saiba como criar uma aqui.

Faça com que as pessoas que são seus amigos na sua página pessoal também fiquem sabendo da sua página profissional.

Para isso, convide-os para curtirem a página de sua clínica ou consultório seguindo o passo a passo:

  1. Clique nos 3 pontinhos (…) abaixo da foto de capa da sua Página.
  2. Selecione Convidar amigos.
  3. Deixe selecionado o box de “enviar convite pelo Messenger” e clique em “convidar” para cada amigos da sua lista que você deseja convidar ou pesquise pelos nomes das pessoas que você deseja convidar.

Instagram

Descrição do seu perfil

É fundamental que você configure corretamente o seu perfil do instagram.

Observe como fazemos no nosso perfil (BIO) do Instagram.

Há três configurações indispensáveis que observamos no perfil da Cloudia que você obrigatoriamente deve fazer no seu instagram profissional:

1 – Preencha a descrição do seu negócio de maneira resumida escolhendo cuidadosamente cada palavra que você vai usar e com uma chamada para estimular as pessoas a clicarem no seu link da Bio que fica logo abaixo da descrição. Você terá apenas 150 caracteres para escrever tudo.

2- Coloque o link do seu site, da sua página profissional do Facebook ou até mesmo o link direto para o seu atendimento automático do messenger.

3- Coloque o endereço do seu consultório.

Se quiser saber o passo a passo de como editar o seu perfil, veja aqui.

Faça um Post no Instagram

Faça um post com a mesma imagem usada no post que citei mais acima do Facebook.

Na descrição, escreva o seguinte:

“Olá pessoal, orgulhosamente anuncio o meu novo canal para marcação de consultas e tirar dúvidas dos pacientes: a página do meu consultório no Facebook <facebook.com/suapagina>. Basta curtir a página e nos enviar uma mensagem por lá ok?  Você também pode mandar diretamente a mensagem para o meu Facebook Messenger pelo link <m.me/suapagina>. Saiba mais também no link da nossa Bio. Um grande abraço.”

Lembre-se de sempre que postar no instagram, colocar o seu local e algumas hashtags que tenham ligação com o seu serviço.

Utilize links no Instagram que levem os clientes até o seu atendimento automático do Messenger

“Como fazer isso?”

Você pode utilizar o seu link <m.me/suapagina> na sua BIO, no Stories e até em anúncios patrocinados.

Já escrevemos sobre estas estratégias de divulgação do seu atendimento automático via Instagram anteriormente neste blog.

#4 – Adicione a Cloudia ao seu site profissional

Ao se cadastrar na nossa área de membros da Cloudia, você pode pedir para o seu webdesginer configurar o seu site colando o código que disponibilizamos no menu lateral “Cloudia no meu site” para que apareça o ícone flutuante assim como no nosso site:

Se você não possui um site, sugiro fazer um blog na plataforma WordPress.org.

#5 – Deixe um tablet ou computador na recepção

Esta dica é da nossa cliente Dra. Jalimar que tem dado muito certo para outros profissionais da saúde, veja o depoimento dela aqui.

Este tablet ou computador será usado para que pacientes recorrentes que terminaram a consulta marquem a sua próxima consulta por alí mesmo antes de ir embora.

O paciente vai fazer o login no Facebook dele e realizar todo o procedimento sozinho para marcar a próxima consulta. Ele pode inclusive marcar pelo próprio Smartphone se for o caso.

Com o tempo, acontece algo curioso: os pacientes recorrentes já saberão agendar sozinhos pelo Messenger, sem incomodá-lo.

Tenha o hábito de apresentar a Cloudia a todos os seus pacientes ao terminar a consulta e você terá ótimos resultados.

#6 – Coloque Banners ou displays na clínica

Adicione banners ou displays em locais estratégicos do seu estabelecimento divulgando o seu endereço do Facebook e do Facebook Messenger.

Alguns exemplos de locais com bastante visibilidade são: no bebedouro de água, sobre a bancada da secretária, próximo à televisão, no banheiro, etc.

#7 – Em último caso, ligue

Se realmente você e/ou sua secretária tiverem dificuldade em usar as redes sociais e aplicativos de mensagens instantâneas citados, você pode seguir um dos caminhos a seguir:

  • Peça para algum familiar ou amigo que tenha familiaridade com redes sociais ler este post e fazer o passo a passo para você ou contrate uma agência de publicidade e mostre esse post para eles.
  • Em último caso, sobra apenas ligar para todos os seus pacientes individualmente avisando sobre o novo canal.

Eu não indico essa solução de ligação por telefone porque é muito cara e acaba incomodando os pacientes, mas é uma alternativa.

#8 – Dicas avançadas para comunicar de maneira ainda mais eficiente

Com as ações que já falei, com certeza você já terá um bom resultado.

Para que esse canal viralise ainda mais entre os seus pacientes, há algumas dicas avançadas que eu gostaria de te passar:

Se os pacientes insistem em querer marcar consultas pelo Whatsapp, saiba elaborar uma primeira mensagem que te ajude

A grande dica aqui é padronizar uma primeira mensagem de uma forma genérica levando o seu paciente para marcar a consulta pelo Facebook Messenger.

É aí que entra o segredo que aprendemos com nossos próprios clientes: quando alguém entra em contato pelo Whatsapp, você vai ter o trabalho de enviar apenas a primeira mensagem com o link do seu Facebook Messenger. Exemplo de primeira mensagem que pode ser enviada pelo Whatsapp:

Olá, que bom receber sua mensagem. Gostaria de te informar que estamos com um novo canal para marcação de consultas e esclarecimento de dúvidas bem fácil e rápido. Basta você entrar neste link aqui: m.me/<nomedasuapagina> e nos mandar uma mensagem. Caso não consiga resolver por aí, por favor ligue no telefone: xxxxxxxxxx

Basta deixar copiado esse texto no seu Smartphone ou Computador (acessando via Whatsappweb) e sempre colar (CTRL + V) essa mensagem quando alguém entrar em contato.

Envie também o vídeo que enviamos mais acima explicando como funciona a secretária virtual.

Faça uma mensagem automática no seu serviço de espera telefônica avisando aos pacientes que ligam

Se você contratou para a sua clínica um serviço de espera telefônica (PABX), você também pode programar uma mensagem automática:

“Olá, aqui é o consultório do(a) Dr(a). <Seu nome ou nome do seu consultório>, caso deseje marcar uma consulta ou tirar dúvidas, faça isso agora enviando uma mesangem para a nossa página do Facebook. Entre em <facebook.com/suapagina>. É muito mais fácil e rápido.”

 

Divulgue esses canais nas mídias onlines e off-lines que você usa para divulgar o seu consultório

Caso você já faça publicidade da sua clínica ou consultório em qualquer mídia online ou off-line, também aproveite para divulgar este Canal.

Isso é importantíssimo.

Se você divulga o seu consultório em um Outdoor, cartões de visita e outros impressos, por exemplo, não se esqueça de divulgar este canal para contato.

De preferência, divulgue apenas esse canal para marcação de consulta para que você realmente consiga automatizar completamente todo o processo de atendimento dos pacientes.

Estude estratégias de marketing digital ou contrate um profissional no assunto

Para que esta divulgação seja sustentável, aprenda a usar o poder do marketing digital.

Já escrevemos vários conteúdos sobre marketing digital no nosso blog.

Conclusão

“Pronto, configurei as redes sociais e fiz o post de divulgação. Adeus redes sociais!”

Se você pensa assim, você está completamente enganado e perdendo muitos pacientes.

Use bastante as redes sociais principalmente para gerar conteúdos que agreguem valor ao seu público alvo.

“Mas eu vou ficar perdendo meu tempo produzindo conteúdo gratuito nas redes sociais?! Eu tenho mais o que fazer!”

Primeiramente é preciso que você entenda que você não estará perdendo tempo, mas sim investindo o seu tempo para te trazer muito retorno no curto e principalmente no médio e longo prazo, caso produza conteúdo com regularidade.

Sugiro que você comece com 1 conteúdo a cada duas semanas.

Há a possibilidade também de se contratar um profissional para produzir conteúdo e administrar as redes sociais para você.

Não recomendo que você tenha mais redes sociais além das aqui citadas para não gerar uma demanda maior e porque essas são as redes que atualmente dão mais resultados positivos.

Esperamos que você tenha muito sucesso, mantenha os seus pacientes engajados e consiga muitos novos pacientes através do uso das redes sociais e da Cloudia.

Para finalizar, recomendo que você se aprofunde mais no assunto de marketing para profissionais da saúde, leia o nosso post do guia completo sobre marketing digital para profissionais da saúde.

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